Duurzaam digitaal bewaren: Beleid

Een collectie kan enkel duurzaam worden bewaard wanneer de beherende organisatie zelf een duurzaam karakter heeft en binnen een gepast juridisch kader werkt.

Minimum richtlijnen

1. Duurzaam bewaren is een basisdoelstelling

Het beheer van een digitale collectie moet - direct of indirect - onderdeel vormen van de doelstellingen van een organisatie. Het is belangrijk dat de organisatie het bewaren van erfgoed als een centrale opdracht ziet. Bij voorkeur wordt het bewaren van een digitale collectie vermeld in de statuten, in de missie of in de doelstellingen van de organisatie.

• Het bewaren van (digitaal) erfgoed is een centrale opdracht van de organisatie.
• Het bewaren van een digitale collectie wordt vermeld in de statuten, in de missie of in de doelstellingen van de organisatie.

2. De structurele, continue werking van de organisatie is verzekerd

Het is belangrijk dat de organisatie die de digitale objecten beheert, zelf 'duurzaam' is. Dit houdt onder meer in:

• De organisatie is in principe voor onbepaalde duur opgericht.
• De organisatie heeft voldoende eigen financiering.
• De organisaties heeft rechtspersoonlijkheid.
• Wanneer een digitale collectie wordt gecreëerd als onderdeel van een projectmatig samenwerkingsverband, wordt vooraf vastgelegd waar de digitale objecten na afloop van het project zullen worden ondergebracht.

Aanbevolen richtlijnen

3. Er zijn voldoende middelen voorzien

Om de bewaring van de digitale collectie te verzekeren, zijn de nodige middelen beschikbaar. Aanbevolen wordt een deel van het jaarlijkse budget structureel toe te kennen aan het beheer van de digitale collecties.

• In de begroting zijn afzonderlijke, voldoende budgetten voor het duurzaam bewaren van digitale objecten voorzien.

4. Het beleid m.b.t. duurzaam archiveren is schriftelijk vastgelegd

Door doelstellingen, verantwoordelijkheden en middelen schriftelijk vast te leggen, zijn deze voor iedereen vastgesteld en duidelijk gedefinieerd. Ad hoc afspraken worden vermeden.
Een collectiebeleidsplan legt vast welke objecten worden verzameld en bewaard en wie de beoogde doelgroep (afnemers) is. Op basis hiervan kan ook vastgelegd worden welke digitale objecten blijvend bewaard moeten worden.

• Leg schriftelijk vast welke doelstellingen de organisatie nastreeft, welke verantwoordelijkheden ze opneemt en welke budgetten ze reserveert voor het beheer van de digitale collectie.
• Er is een actueel collectiebeleidsplan, waarin bepaald is welke digitale objecten worden verzameld, beheerd en ontsloten.

5. Rechten en plichten van gebruikers en beheerders zijn vastgelegd

Door doelstellingen, verantwoordelijkheden en middelen schriftelijk vast te leggen, zijn deze voor iedereen vastgesteld en duidelijk gedefinieerd. Ad hoc afspraken worden vermeden. Ook bij personeelsverloop blijft de opdracht tot het beheer van de digitale collectie bewaard.

• Bepaal wat in het digitaal archief mag worden ondergebracht.
• Bepaal wanneer en in welke vorm dit moet worden aangeleverd en welke gegevens daarbij moeten worden bezorgd.
• Bepaal in welke vorm en op welke manier gebruikers digitale objecten weer kunnen opvragen.
• Bepaal hoe de aansprakelijkheid geregeld is wanneer een digitaal object verloren gaat.
• Leg deze afspraken vast in een document dat door de betrokken partijen wordt ondertekend.

6. Intellectuele rechten worden gerespecteerd

Op digitale objecten kunnen auteursrechten van derden rusten. Het is belangrijk vooraf vast te leggen wie de verantwoordelijkheid heeft over het klaren van de rechten, of dat gebeurd is en wanneer. Daarbij moet ook aandacht worden besteed aan de problematiek van verweesde werken. Hiervoor kan je de handleiding over klaren van rechten raadplegen.

• Zorg ervoor dat de intellectuele rechten die rusten op de digitale objecten worden gecontroleerd en nageleefd.
• De auteursrechtelijke status van elk object wordt in de juridische metadata vastgelegd.

7. Er is een overdrachtsregeling bij opheffing van de organisatie

Het is altijd mogelijk dat een organisatie ophoudt te bestaan. Soms bestaat een organisatie enkel als project en is dan per definitie tijdelijk. Het is daarom belangrijk vooraf vast te leggen aan wie de digitale objecten in die gevallen zullen worden overgedragen.

• Leg de overdracht van de digitale collectie bij eventuele opheffing van de organisatie vast in de statuten.

Deze richtlijn is van toepassing op het duurzaam bewaren van digitale objecten. Meer informatie over deze eisen kunnen gevonden worden in het Scoremodel voor digitale duurzaamheid, waarop dit onderdeel van de richtlijn gebaseerd is.