Duurzaam digitaal bewaren: Kennis en organisatie
Akkoord? Of niet? Voeg je opmerking toe onderaan de pagina of stuur CEST een e-mail.
Duurzaam bewaren van digitale objecten vereist een zekere organisatorische en technische expertise. In deze sectie wordt nagegaan of deze expertise binnen of buiten de organisatie beschikbaar is.
Minimum richtlijnen
1. Taken zijn in kaart gebracht en toegewezen
Alle taken die betrekking hebben op het beheer van het digitaal archief moeten worden in kaart gebracht. Dit betreft niet alleen de technische taken, maar ook organisatorische en administratieve. Alleen door taken te koppelen aan personen kan worden gegarandeerd dat de taken daadwerkelijk worden uitgevoerd.
- Stel een lijst op met alle uit te voeren taken en de nodige competenties.
- Wijs alle taken toe aan een verantwoordelijke.
- Beleg niet ingevulde taken eventueel bij een externe partner.
- Leg vast aan wie verslag moet worden uitgebracht over de uitgevoerde taken.
2. Vereiste expertise is beschikbaar
De personen aan wie een taak is toegewezen, moeten hiervoor de nodige competenties hebben.
- Werf personen aan met de juiste competenties of voorzie opleiding.
- Beleg taken waarvoor geen competenties beschikbaar zijn, eventueel bij een externe partner.
- Voorzie voldoende expertise om nieuwe noden met betrekking tot het opslag- en beheersysteem in kaart te brengen.
Aanbevolen richtlijnen
3. Monitoring van het digitaal archief is voorzien
In ieder systeem loopt wel iets mis en het heeft weinig zin een geavanceerd opslagsysteem te gebruiken dat niet regelmatig wordt gecontroleerd. Daarbij hoeft je organisatie niet van alle details op de hoogte te zijn. Het is vooral belangrijk tijdig foutmeldingen te herkennen en fouten te kunnen opsporen.
- Voorzie binnen de organisatie voldoende expertise om op hoofdlijnen de goede werking van de duurzame opslag te kunnen monitoren.
4. Self-assesment of audit wordt regelmatig uitgevoerd
Er bestaan talrijke instrumenten om de werking en veiligheid van het opslagsysteem te evalueren. Eén ervan is het Scoremodel voor digitale duurzaamheid. Door het systeem geregeld aan een dergelijke evaluatie te onderwerpen, kunnen lacunes worden ontdekt en evoluties - naar een steeds veiliger opslag- en beheerssysteem - worden vastgesteld. Nog veiliger is de evaluatie door een andere organisatie te laten uitvoeren, die mogelijk blinde vlekken opspoort.
- Plan op geregelde tijdstippen een self-assesment of audit.
- Verzeker dat de conclusies van het self-assesment of audit resulteren in remedierende acties.
Deze richtlijn is van toepassing op het duurzaam bewaren van digitale objecten. Meer informatie over deze eisen kunnen gevonden worden in het Scoremodel voor digitale duurzaamheid, waarop dit onderdeel van de richtlijn gebaseerd is.