Duurzaam digitaal bewaren: Opslagbeheer
Akkoord? Of niet? Voeg je opmerking toe onderaan de pagina of stuur CEST een e-mail.
Een betrouwbaar opslagsysteem is niet het enige, maar wel een essentieel onderdeel van een betrouwbaar digitaal archief.
Minimum richtlijnen
1. Controleprocedures zijn voorzien voor hard- en software
Opslagsystemen verouderen, vertonen slijtage of kunnen fabricagefouten bevatten. Het is dus belangrijk er niet blind op te vertrouwen en regelmatig na te kijken of de apparatuur en de dragers in orde zijn.
- Er wordt regelmatig gecontroleerd of de hardware nog goed functioneert.
- Dragers worden gecontroleerd op bitrot.
2. Controleprocedures zijn voorzien voor de digitale objecten
Door menselijk ingrijpen of door fouten in de hard- of software kunnen bits van een bestand een foute waarde krijgen, waardoor de integriteit van het digitale object aangetast is.
- Er wordt regelmatig gecontroleerd of alle objecten nog aanwezig zijn.
- De integriteit van de digitale objecten wordt regelmatig gecontroleerd.
3. Een reservekopie is beschikbaar
- De digitale objecten zijn opgeslagen in een opslagsysteem dat regelmatig wordt geback-upt.
- Backups worden met voldoende frequentie genomen.
- Er worden meerdere back-ups die op verschillende tijdstippen werden genomen ('generaties') bewaard.
- De back-up strategie word schriftelijk vastgelegd.
Aanbevolen richtlijnen
4. De digitale collectie wordt bewaard in een systeem dat deel uitmaakt van een computernetwerk.
Opslag in een netwerk maakt het beheer en controle ervan aanzienlijk eenvoudiger. Wanneer offline opslagsystemen worden gebruikt, is een goede controleprocedure voorzien.
- Opslag gebeurt in een NAS of ander netwerkgebaseerd systeem.
- Er wordt gebruik, gemaakt van kwaliteitsvolle, genormeerde apparatuur.
5. Er worden verschillende technologieën gecombineerd
Er worden verschillende technologieën gecombineerd om daarmee een te grote afhankelijkheid van één opslagsysteem te voorkomen.
- Het opslagsysteem voor de digitale collectie is verschillend van het systeem voor back-ups.
6. Het opslagsysteem is gescheiden van de beheerstoepassing
Een afzonderlijk beheerssysteem voor de duurzame bewaring van de digitale objecten heeft de voorkeur: dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om van registratiesysteem te veranderen zonder dat dit invloed heeft op je opslagsysteem. Door zo'n 'modulaire opbouw' is het ook eenvoudiger om nieuwe softwarecomponenten toe te voegen of te vervangen.
- De toepassing waarmee de digitale collectie wordt beheerd, is gescheiden van het opslagsysteem.
- Aan het opslagsysteem kunnen meerdere beheerstoepassingen gekoppeld worden.
7. Toegang tot de digitale collectie is afgeschermd
Niet iedereen mag toegang krijgen tot het opslag- en beheersysteem - en niet iedereen die toegang heeft, kan doen wat hij wil.
- Enkel gemachtigden hebben toegang tot het opslagsysteem en de beheerstoepassing.
- Rechten zijn afgestemd op de taak van de gemachtigde.
- Toegang kan geregeld worden op niveau van bepaalde collectie-onderdelen of individuele digitale objecten.
8. Opslag gebeurt op meerdere, gescheiden locaties
Het is belangrijk een extra back-up buitenshuis te bewaren om gegevensverlies door bijvoorbeeld brand of inbraak te vermijden.
- Er wordt een noodkopie bewaard op een fysiek andere locatie.
9. Er is een procedure voorzien voor dataherstel.
Een procedure voor dataherstel beschrijft welke stappen moeten worden ondernomen wanneer er verlies van data is opgetreden: waar staan de back-ups? Hoe moeten deze worden teruggezet? Hoe snel moet dat gebeuren? Hoe wordt gecontroleerd of alles hersteld is? Hoe wordt het incident gerapporteerd? Welke maatregel worden genomen om het incident in de toekomst te vermijden?
- Een geschreven procedure voor dataherstel is beschikbaar.
- Deze procedure wordt regelmatig getest en geëvalueerd.
Deze richtlijn is van toepassing op het duurzaam bewaren van digitale objecten. Meer informatie over deze eisen kunnen gevonden worden in het Scoremodel voor digitale duurzaamheid, waarop dit onderdeel van de richtlijn gebaseerd is.