Publicatie:Hoe ga ik om met digitale dragers in mijn archief?

Samenvatting

In vele archieven komen hoe langer hoe meer digitale media (dragers) voor: cd-roms, floppy disks, dvd’s, enzovoort. De bestanden die op deze media staan, zijn om verschillende redenen bedreigd. De technologie raakt verouderd, zodat na verloop van tijd de nodige hardware niet meer beschikbaar is om de drager te gebruiken. Ook de software waar de bestanden mee werden gecreëerd, is vaak niet meer beschikbaar. De meest acute bedreiging is echter bitrot: de degradatie van de drager zelf.

Ook organisaties die (nog) niet over een edepot beschikken, kunnen al enkele eenvoudige maatregelen nemen om de onmiddellijke bedreigingen af te wenden. In essentie komt het er op neer dat de bestanden gekopieerd worden naar een recenter en meer betrouwbaar opslagsysteem.De volgende stappen helpen je te ontsnappen uit het digitale limbo.

Referentie

Titel	Hoe ga ik om met digitale dragers in mijn archief? (Voorkeurstitel)
Locatie	META nummer 2013/1
Uitgever	PACKED vzw
Jaar van uitgave	2013
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

introductie | archiefcollecties | digitaal archiveren | geluid | bewegende beelden | rasterbeelden | vectorbeelden | toepassingen | 3D-beelden |

Auteur

Henk Vanstappen (PACKED vzw)

Hoe ga ik om met digitale dragers in mijn archief?

In vele archieven komen hoe langer hoe meer digitale media (dragers) voor: cd-roms, floppy disks, dvd’s, enzovoort. De bestanden die op deze media staan, zijn om verschillende redenen bedreigd. De technologie raakt verouderd, zodat na verloop van tijd de nodige hardware niet meer beschikbaar is om de drager te gebruiken. Ook de software waar de bestanden mee werden gecreëerd, is vaak niet meer beschikbaar. Om die redenen moeten de bestanden die op dergelijke dragers staan, worden ondergebracht in een beveiligde omgeving – een e-depot of trusted digital repository.

De meest acute bedreiging is echter bitrot: de degradatie van de drager zelf. Ook organisaties die (nog) niet over een edepot beschikken, kunnen al enkele eenvoudige maatregelen nemen om de onmiddellijke bedreigingen af te wenden. In essentie komt het er op neer dat de bestanden gekopieerd worden naar een recenter en meer betrouwbaar opslagsysteem.

Breng tijdig bestanden van kwetsbare dragers over naar een betrouwbaar opslagsysteem. Foto: HSBC UK Press Office.

Vaak hebben archieven een grote achterstand in het overbrengen van deze bestanden. De volgende stappen helpen je te ontsnappen uit het digitale limbo.

Breng de fysieke media in kaart

1. Geef dragers als floppy’s, cd-roms, dvd’s, tapes en usb-sticks een uniek nummer. Verzamel alle informatie over hardware, besturingssysteem en software die gebruikt werden om de bestanden te creëren of bewerken. Breng deze gegevens samen in een tabel. Vergeet ook eventuele opschriften op de dragers niet.
2. Voeg een samenvatting van de verzamelde informatie toe aan de bestaande inventarissen en andere toegangen tot de collectie.
3. Berg de dragers op in een daartoe geschikte plaats. Is dit niet bij de fysieke collectie, fotografeer dan de dragers zoals ze worden bewaard en voeg de foto’s toe aan de fysieke collectie. Zorg in dit geval ook voor de nodige doorverwijzingen.
4. Voeg een samenvatting van de verzamelde informatie toe aan de bestaande inventarissen en andere toegangen tot de collectie.

Stel een prioriteitenlijst op van de digitale media

Baseer je op de volgende criteria om de prioriteiten vast te stellen:

1. Het belang en de gebruiksfrequentie van de collectie;
   
2. De kwetsbaarheid van de dragers;
   
3. De mate waarin de gegevens ook beschikbaar zijn in analoge vorm;
   
4. De mate waarin de digitale versie toegevoegde waarde biedt tegenover de analoge versie.

Breng de bestanden over naar een betrouwbaar opslagsysteem

1. Stel op basis van de prioriteitenlijst een planning op aan de hand waarvan je de opname van de digitale objecten kan uitvoeren.
2. Gebruik een ‘cleane’ computer die je uitsluitend voor dit soort werk gebruikt en regelmatig op virussen wordt gecontroleerd en niet gebruikt wordt voor taken waarbij virusinfectie zou kunnen optreden.
3. Vermijd dat gegevens worden weggeschreven naar de digitale dragers, bijvoorbeeld door het write-protect-lipje van een floppy disk in te schakelen. Gebruik indien mogelijk gespecialiseerde software of hardware (write blockers).
4. Steek de drager (cd, floppy, …) in het geschikte apparaat. In sommige gevalle zal je op zoek moeten gaan naar de geschikte hardware om verouderde media in te lezen. Tracht niet de bestanden te openen.
5. Creëer op de cleane computer een map voor de collectie die je gaat overbrengen, met een submap voor de bestanden zelf.
6. Kopieer de gegevens van de drager naar de submap. Tracht indien mogelijk de gegevens te kopiëren als een disk image: één bestand dat bit-voor-bit een exacte kopie bevat van de drager. Als dit niet mogelijk is, kopieer dan mappen of bestanden afzonderlijk naar de submap.
7. Wanneer je al te maken hebt met bitrot, weigert het besturingssysteem soms bestanden te kopiëren. Je kan dan gebruik maken van gespecialiseerde programma’s (zoals ddrescue) of commando’s van je besturingssysteem.
8. Maak een kopie van de mappenstructuur met de essentiële bestandsinformatie (bestandsnaam, grootte, extensie, wijzigingsdatum). Bewaar hiervan een digitale kopie en bewaar eventueel een afdruk bij de fysieke collectie. Voor het verzamelen van deze gegevens kan gebruik worden gemaakt van Software:DROID.
9. Creëer en bewaar een checksum: een unieke waarde die berekend wordt op basis van de inhoud van het bestand. Als je een disk image maakte, volstaat een checksum hiervan. Heb je alle bestanden afzonderlijk gekopieerd, moet je ook van elk bestand een checksum maken. Ook hiervoor kan je gebruik maken van DROID.
10. Maak een ‘leesmij.txt’ bestand, waarin alle bovenstaande stappen worden gedocumenteerd. Bewaar dit bestand in de map die bij het project hoort en bewaar eventueel een afdruk bij de fysieke collectie.
11. Kopieer de volledige map naar een opslagsysteem. Gebruik bij voorkeur een systeem dat onderdeel is van het netwerk, dat regelmatig wordt gecontroleerd en waarvan geregelde back-ups worden gemaakt. Bewaar ook een back-up op een externe locatie.
12. Als je de originele media bewaart, geef daar dan duidelijk op aan dat de inhoud ervan reeds is overgebracht naar het opslagsysteem. Zoniet riskeer je dat de actie enkele jaren later wordt overgedaan.
13. Voeg een samenvatting van de uitgevoerde acties en resultaten toe aan de bestaande inventarissen en andere toegangen tot de collectie.

En verder...

Nu al deze stappen zijn uitgevoerd, zijn de bestanden voorlopig (!) veilig. Dat betekent nog niet dat de digitale documenten ook blijvend toegankelijk zijn. Daartoe is het noodzakelijk te onderzoeken of de bestanden nog daadwerkelijk kunnen worden geopend en moet er een preserveringsbeleid worden vastgesteld.

Dit artikel is gedeeltelijk gebaseerd op: Erway, Ricky. 2012. You’ve Got to Walk Before You Can Run: First Steps for Managing Born-Digital Content Received on Physical Media. Dublin, Ohio: OCLC Research., gepubliceerd onder de CreativeCommons licentie Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported (CC BY-NC-SA 3.0)