Publicatie:In de diepte: MuseumPlus als collectiebeheersysteem achter de nieuwe erfgoeddatabank

Samenvatting

Sinds 2018 zoeken we samen met het Departement Cultuur, Jeugd en Media, FARO en de voormalige VKC (lees hier over de integratie met meemoo) verwoed naar een systeem dat de voormalige provinciale erfgoeddatabanken Erfgoedplus en Erfgoedinzicht kan vervangen. Deze zoektocht kwam onlangs tot een einde, want we kozen samen met de jury unaniem voor het Zwitserse zetcom met hun webgebaseerde softwareoplossing voor collectiebeheer MuseumPlus.

We delen graag onze aanpak en de redenering achter onze keuze.

Referentie

Titel	In de diepte: het collectiebeheersysteem achter de nieuwe erfgoeddatabank (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	meemoo - Vlaams instituut voor het archief
Jaar van uitgave	2024
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

verslag | digitale strategie |

Een stapje terug, want waarom deze integratie?

Collectieregistratie is een cruciaal onderdeel voor iedere organisatie met een erfgoedcollectie. Aan de hand van een collectieregistratie- of collectiebeheersysteem breng je je collectie in kaart, draag je er optimaal zorg voor, en kan je het delen met de buitenwereld.

Erfgoedplus en Erfgoedinzicht zijn dergelijke systemen, maar hebben inmiddels al een behoorlijke leeftijd. Bovendien hebben de van oorsprong provinciale databanken ieder een eigen focus. Daarom wordt er sinds 2018 onderzocht door de Vlaamse overheid - Erfgoedplus en Erfgoedinzicht kwamen toen in hun beheer - hoe ze geïntegreerd kunnen worden. De Vlaamse overheid ziet in de nieuwe erfgoeddatabank een middel om de digitale transformatie van de cultuursector mee te realiseren. Het draagt bij aan het optimaal bruikbaar, vindbaar en zichtbaar maken van digitale culturele content, zowel voor de cultuursector als daarbuiten.

De nieuwe erfgoeddatabank zal zorgen voor een betere afstemming van de huidige systemen Erfgoedplus en Erfgoedinzicht, en dat op een toekomstklare erfgoeddatabank. Zowel professionele musea en erfgoedorganisaties als lokale besturen, kerkfabrieken en heem- en geschiedkundige kringen zullen in de nabije toekomst beroep kunnen doen op de nieuwe erfgoeddatabank.

>> Over dit integratietraject

Van acht naar drie kandidaten

Na een vooronderzoek in 2018 dat resulteerde in een projectvoorstel, doorliepen we in 2022 een uitvoerige analysefase: hoe realistisch is dit voorstel en beantwoordt het voldoende aan de noden van gebruikers? Verschillende focusgroepen met huidige en potentiële gebruikers, experts en sectororganisaties, gevolgd door een marktverkenning, lijnden de projectscope definitief af.

Hierna volgde een Europese aanbesteding in verschillende fases. Van acht kandidaten dienden er vijf een initiële offerte in. Na een pitchmoment en een eerste evaluatie bleven er drie interessante voorstellen over. Onderhandelingen tussen het projectteam en de leveranciers leverden bijgestuurde offertes op, waarna de hele jury en het projectteam tot een consensus kwamen. De software van zetcom - een internationale speler gespecialiseerd in innovatieve software-oplossingen voor musea en culturele instellingen - is de beste keuze voor de geformuleerde noden.

In iedere stap van de aanbesteding werkten we nauw samen met huidige en potentiële gebruikers. Ze schreven mee aan het bestek, proefden in demo-omgevingen van ieder kandidaatsysteem, beoordeelden de offertes, en kozen mee. Daarnaast waren ook enkele medewerkers van meemoo, een afgevaardigde van de stuurgroep en het Departement Cultuur, Jeugd en Media, en een extern expert aan boord.

De kwaliteiten van zetcom en het software op een rij:

• Gebruiksvriendelijkheid
• Uitgebreide functionaliteiten
• Toegankelijke en bruikbare data

Lees hieronder meer over elk element.

Een gebruiksvriendelijk, laagdrempelig en intuïtief systeem

Van vrijwillige tot professionele medewerker, van onervaren tot ervaren registrator of beheerder: de gebruikers van de erfgoeddatabank zijn erg divers. Bovendien hebben ze verschillende noden en een uiteenlopende kennis van collectieregistratie. Gebruiksgemak was daarom een belangrijke factor om in overweging te nemen.

Hoe uit gebruiksgemak zich?

• De invoerschermen zijn erg intuïtief: je bent er snel mee weg. In slechts enkele klikken kom je al tot een resultaat en ook wijzigingen in bulk zijn mogelijk. Een serieuze tijdswinst.
• De uitgebreide zoekfunctionaliteit laat je toe om heel snel te zoeken op specifieke woorden of zinsdelen. Je kan zoekresultaten filteren, sorteren of verder verfijnen. Zoekopdrachten kunnen bovendien opgeslagen worden voor later hergebruik.
• Het systeem is configureerbaar. Niet alleen het aantal invoerschermen is aanpasbaar, maar ook hun complexiteit. Zo wordt het invoeren van een object overzichtelijk voor iedereen.
• De ondersteuning en handleidingen zijn uitgebreid en helder.
• MuseumPlus is beschikbaar in het Nederlands en wordt al gebruikt in België en Nederland.
• Je kan vanaf iedere locatie werken met de erfgoeddatabank, aangezien MuseumPlus een Software as a Service (SaaS) is. Dit houdt in dat de software als een online dienst wordt aangeboden.

Uitgebreide functionaliteiten

MuseumPlus voldoet dankzij uitgebreide functionaliteiten ook aan de hoge eisen die collectiebeherende instellingen aan collectiebeheersystemen stellen. In de toekomst zullen er trouwens nog extra functionaliteiten ontwikkeld worden, want zetcom is een internationale speler die blijft inspelen op de laatste trends. Als grote groep gebruikers van de tool hebben wij bovendien invloed op hun verdere ontwikkelingen.

Andere voordelen?

• Naast erfgoedobjecten kan je ook archieven, documentatie en collecties registreren, net als processen zoals waardering of afstoting.
• Je kan eenvoudig imports uitvoeren, en dat zonder tussenkomst van meemoo.
• Onze contentpartners kunnen data laten instromen in het meemoo-archiefsysteem.
• Het aantal accounts per organisatie is ongelimiteerd. Ook handig: als alle gebruikers een eigen account hebben en gebruiken, kan je steeds nagaan wie welke wijziging heeft aangebracht.
• Dankzij kant-en-klare rapporten krijg je zicht op je data en welke verbeteringen aan de data je kan uitvoeren.
• MuseumPlus is voorzien op meertaligheid. Ook integraties met de automatische webvertaaldienst DeepL behoren tot de mogelijkheden.
• Zetcom rolt binnenkort een nieuwe app voor standplaatsbeheer uit.
• MuseumPlus laat toe tentoonstellingen efficiënt te organiseren.

Data toegankelijk en bruikbaar maken

Je data verzamelen in een databank is één ding. Deze data ook toegankelijk en bruikbaar maken voor de buitenwereld, dat is een andere zaak. Daarom hielden we in onze beslissing rekening met hoe Museumplus kan helpen om de collectiedata beter vindbaar, toegankelijk, uitwisselbaar en bruikbaar te maken.

MuseumPlus voorziet o.a. volgende mogelijkheden op het vlak van ontsluiting en kwalitatieve open data. Hoe MuseumPlus kan helpen om je data ook FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) te maken?

• De aanwezigheid van een overkoepelende doorzoekbare website.
• Met aanvullende API’s en IIIF kan je een koppeling leggen met de eigen website.
• Het systeem maakt gebruik van Persistente Identificatie (PID). Dankzij een duurzaam webadres wordt het probleem van ‘linkrot’ opgelost en blijft het delen en uitwisselen van informatie over je collectie op het web altijd mogelijk.
• Dankzij de aanwezigheid van de nodige rechtenvelden voer je de auteursrechtelijke status van een object in.
• Vanuit MuseumPlus kan je data mappen en ontsluiten naar veelgebruikte uitwisselingsstandaarden in Vlaanderen en daarbuiten. Zo wissel je je data op een uniforme manier uit met de culturele sector.
• Zetcom is een Spectrum-partner. Dat maakt het gebruik van gangbare beschrijvingsstandaarden in de museum-, bibliotheek- en archiefsector eenvoudig. Zo krijgt iedereen de kans om te professionaliseren, niet alleen de grote instellingen.

Niet alles zal er vanaf dag één zijn. We bekijken de vereiste aanpassingen met zetcom en plannen samen met hen de ontwikkeling en uitrol. Uiteraard zorgen we voor de nodige ondersteuning van gebruikers bij het in gebruik nemen van het nieuwe collectiebeheersysteem. Welke actiepunten we voorzien, brengen we hieronder in kaart.

Een eerste blik op de dienstverlening

Nu het nieuwe collectiebeheersysteem gekozen is, kunnen we met meer zekerheid vooruitblikken naar de komende jaren. Eerste actiepunten op de agenda: MuseumPlus aanpassen aan onze noden én Erfgoedinzicht en Erfgoedplus migreren naar de nieuwe oplossing. Van zodra dit rond is, zal de dienstverlening voor gebruikers van start gaan. Die zijn we momenteel volop aan het vormgeven. Eén ding is zeker: de dienstverlening zal in het teken van de ontzorging van gebruikers staan, voornamelijk op het vlak van technische infrastructuur.

Concreet zal meemoo instaan voor de standaardconfiguratie van de software - denk aan het klaarzetten van invoerschermen of het voorzien van templates - en zorgen voor de nodige documentatie. Daarnaast zullen er op termijn vormingen zijn voor het nieuwe systeem én houden we de vinger aan de pols met een gebruikersgroep: van het signaleren van noden, over het prioriteren van nieuwe ontwikkelingen, tot het uitwisselen van kennis en ervaringen met andere gebruikers.

Dankzij schaalvoordelen kunnen we het systeem bovendien betaalbaar aanbieden voor alle gebruikers. Heel wat gebruikers krijgen met deze toegankelijke kosten toegang tot nieuwe mogelijkheden.