Publicatie:Registratie van open reel videotapes voor digitalisering

Samenvatting

In deze gevalstudie vindt u een bondig overzicht van de registratie die vooraf ging aan digitalisering van open reel videotapes door het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Ze is gebaseerd op de resultaten van de registratie door de Content Providers (CP's) in het AMS-registratiesysteem van VIAA.

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde geschatte cijfers en voorspellingen wat betreft omvang, timing en budget. Absolute cijfers ontbraken bij de CP's. Zowel voor VIAA als CP's zelf was de registratie dus een manier om de te digitaliseren collecties beter te leren kennen.

Referentie

Titel	Registratie van open reel videotapes voor digitalisering (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	VIAA
Jaar van uitgave	2016
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

gevalstudie | audiovisuele collecties | digitaal archiveren | bewegende beelden |

Auteur(s)

Loes Nijsmans (VIAA)

Status

De registratie (en de daaropvolgende digitalisering) zijn afgerond.

De vooropgestelde timing voor de registratie was van 1 november 2014 tot 11 maart 2015. De effectieve registratie liep echter van 10 december 2014 tot 4 mei 2015. De eerste videotape werd geregistreerd door ADVN, de laatste werd geregistreerd door AMSAB. Dit is enkele maanden langer dan in de originele planning voorzien.

Deze gevalstudie heeft enkel betrekking op de registratie. Voor de gevalstudie over de digitalisering, klik hier.

Probleemstelling

Het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) werd opgericht in december 2012. De eerste stap was het in kaart brengen van het aandeel audiovisueel materiaal in de collecties van een afgebakende kring partners. Dit waren de cultureel-erfgoedinstellingen die gesubsidieerd worden binnen het Vlaams Cultureel-erfgoeddecreet, de regionale omroepen en de openbare omroep. VIAA heeft daarop samen met FARO en PACKED vzw een globale inventaris opgemaakt van audiovisueel materiaal dat aanwezig was door de inventarislijsten, ingevuld door de instellingen zelf, te verzamelen. Op basis van die cijfers is beslist om te starten met een eerste digitaliseringeringsgolf van twee videoformaten (Betacam SP en U-matic) en twee audioformaten (kwartduims audiotape en compact audiocassette).

In 2014 hebben VIAA en PACKED vzw een tweede kring partners bevraagd: de stadsarchieven van de centrumsteden en de cultureel-erfgoedinstellingen die erkend zijn binnen het Vlaams Cultureel-erfgoeddecreet. Tegelijkertijd bereidde VIAA haar tweede digitaliseringsgolf voor met zes dragerformaten:

• Betamax;
• VCR;
• open reel video;
• audio CD-r;
• wasrol;
• draadspoel.

Het eerste project dat afgerond werd binnen deze tweede digitaliseringsgolf, is dat van de open reel video.

Afbeelding 1: een 1-duims (links) en 1⁄2-duims open reel videoband, afbeelding afkomstig uit de handleiding voor VIAA-content partners.

Het is belangrijk om hier te vermelden dat er drie formaatversies werden meegenomen in dit project: 2”, 1” en 1⁄2” open reel video. Wat in dit digitaliseringsproject niet werd meegenomen zijn de 1⁄4” open reel videotapes, waarvan er zich geen in de collecties van de CP’s bevonden bij de voorbereiding van het project. Tijdens de registratie, maar na de gunning van de opdracht, zijn er toch een achttal 1⁄4” open reel videotapes opgedoken, die echter niet werden meegenomen in dit project.

Bij de aanbestedingsprocedure kwam het Franse Vectracom (Saint-Denis) als beste uit de bus voor de digitalisering van dit type videodragers. Bij de digitalisering van open reel video waren enkel CP’s uit de cultureel-erfgoedsector betrokken.

De scope van de registratie die voorafging aan de digitalisering van de open reel videotapes werd in augustus 2014 als volgt vastgelegd:

• de CP’s registreren 1.236 open reel videotapes;
• aangezien de duurtijd van de videotapes door de CP’s in de inventarisatietabellen meestal niet opgegeven werd, werd er bij de aanbesteding uitgegaan van een gemiddelde van een half uur per video, dus in totaal ongeveer 600 uur;
• de acht CP's uit de cultureel-erfgoedsector zijn:
  • ADVN;
  • AMSAB;
  • Argos;
  • Liberaal Archief;
  • M HKA;
  • MIAT;
  • Provinciale Bibliotheek Limburg (PBL);
  • S.M.A.K.

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde cijfers en voorspellingen wat betreft scope, timing en budget. Die cijfers waren vaak gebaseerd op schattingen omwille van het ontbreken van absolute cijfers bij de CP’s. Tijdens het verloop van het project werd duidelijk dat de vooropgestelde cijfers qua aantal te digitaliseren dragers zouden wijzigen. Dat kwam vooral door de verkeerde inschatting van één CP.

Methode

Tijdens de voorbereiding en de registratie werden metadata verzameld in het registratiesysteem AMS. Dat registratiesysteem werd op maat ontwikkeld voor VIAA door het Amerikaanse AVPreserve.

De metadata die nodig waren voor de digitalisering en transport werden ingegeven door de CP's zelf. Er werd door alle CP’s samen gedurende veertig werkdagen geregistreerd, en er waren tien registratoren aan het werk.

Om de registratie zo vlot mogelijk te laten verlopen, voorzag VIAA een gedetailleerde (interne) handleiding voor de CP's. Hierin stonden onder andere de verschillende kenmerken van een open reel videotape beschreven, alsook een toelichting bij alle velden die in te vullen waren in AMS. Er werd ook aan de registratoren ter plaatse een opleiding gegeven door een VIAA-medewerker.

De registratie was zowel voor VIAA als de CP's zelf een manier om de te digitaliseren collectie beter te leren kennen.

Afbeelding 2: het invulformulier voor de registratie van open reel videotapes in AMS.

Resultaten

Content Providers

Er werden open reel videotapes van negen verschillende CP’s geregistreerd in dit digitaliseringsproject.

Afbeelding 3: de aantallen van de verschillende content partners in aflopende volgorde.

AMSAB heeft met 515 het grootste aantal videotapes. S.M.A.K. en KCA, beiden met twee stuks, bezitten het kleinste aantal. Als we kijken naar de verschillende formaten, komen we, met een totaal van 854 geregistreerde open reel videotapes, bij de volgende cijfers uit:

• 2” open reel video: 2;
• 1” open reel video: 605;
• 1⁄2” open reel video: 247.

Formaatversie

Voor open reel video werd een extra veld toegevoegd in AMS, nl. formaatversie.

Er zijn verschillende types binnen de verschillende formaten. Volgende formaatversies stonden in de dropdown list:

• 2” open reel video: Quadruplex, IVC, onbekend;
• 1” open reel video: Type A, Type B, Type C, IVC, onbekend;
• 1⁄2” open reel video: EIAJ, CV, onbekend.

Afbeelding 4: de verschillende formaatversies bij de drie formaten.

Type C van 1” open reel video is duidelijk een uitschieter: 558 keer aangeduid door de CP’s. 1” Type B werd het minst aangeduid: twee keer. ‘Onbekend’ werd in 233 gevallen aangeduid, bij alle drie de formaten; dat is 27% of bijna een derde van het totaal.

Merk

Tijdens de registratie werden negen verschillende merken opgegeven. Van drie merken (Agfa, Fuji en Philips) waren er minder dan tien videotapes. De zes meest voorkomende merken representeren 98% van het totale aantal. De opties ‘andere’ en ‘onbekend’ werden opvallend weinig aangeduid, respectievelijk twee en één keer.

Afbeelding 5: de zes meest voorkomende merken van open reel videotapes (>10 stuks)

Datum

Om de ouderdom van de videotapes in te schatten, werd naar de ‘productiedatum’ van de inhoud gevraagd. Doordat de productiedatum van de videotapes bijna onmogelijk te achterhalen is, vroeg VIAA om de dichtstbijliggende datum in te geven, hetgeen meestal de datum van opname was. In totaal werden er 27 verschillende jaartallen genoteerd. 242 videotapes of 28% kregen een onbekende waarde voor het jaartal (xxxx).

Van de 612 resterende videotapes dateert de jongste uit 1999. Er zijn ook enkele videotapes aangemeld met een datum die voor het op de markt komen van de open reel video zelf ligt (1933 en 1922). Het datumveld is hier vermoedelijk foutief ingevuld, aangezien in de titel respectievelijk het jaar 1993 en 1992 wordt vermeld.

De meeste van de gedateerde videotapes dateren uit het jaar 1988: 97 stuks of 11% van het totaal. Dit jaartal lijkt opmerkelijk laat, gezien de introductie van de open reel video als opnameformaat in de jaren zestig, en het feit dat er in de jaren tachtig zowel op de professionele als op de amateurmarkt al voldoende goedkopere en meer kwalitatieve alternatieven (U-Matic, Betamax, VHS) ter beschikking waren. De verklaring zit in de aanwezigheid van een groot aantal banden van de SOM (Socialistische Omroep) uit dat jaar in de collectie van AMSAB, tevens de grootste CP in dit project.

Afbeelding 6: de geregistreerde productiedatum van de inhoud van de open reel videotapes per jaar

Deze statistiek heeft ook een inhoudelijke waarde en geeft dus een eerste indicatie in verband met de annotatie, als basis voor de toekomstige ontsluiting. Van iets minder dan een derde van de opnames afkomstig van de videotapes is er zelfs geen jaar bekend. Archivarissen en collectiebeheerders zullen ze dus volledig moeten trachten te dateren op basis van de inhoud en/of hun archiefcontext.

• jaar, maand en dag onbekend: 242 stuks of 28% van het totaal;
• enkel jaar bekend: 87 stuks of 10% van het totaal.

Dit betekent dat 525 open reel videotapes (61%) tot op de dag gedateerd zijn. Gezien de ouderdom van de drager is dat een groot percentage.

Duur

De content partners gaven in de registratie ook aan wat de duurtijd is van de videotapes. De kortst aangegeven duurtijd was 10 seconden; de langste 2 uren 10 minuten. De duurtijd die het meest werd aangeduid 34 minuten (217 keer).

• De gemiddelde duurtijd van de open reel videotapes zoals die uit de registratie naar voren kwam, is 41 minuten 55 seconden.
• De totale duurtijd van alle geregistreerde videotapes zoals die uit de registratie naar voren kwam, is 596 uren 30 minuten 9 seconden.

Deterioratiefenomenen

Er werd aan de CP’s gevraagd om in AMS aan te geven indien er bepaalde deterioratiefenomenen voorkwamen bij de open reel videotapes. Ze konden kiezen uit een vaste lijst:

• gebroken tape;
• schimmelvorming;
• sticky shed syndrome(SSS);
• vreemde geur;
• andere;
• geen.

Er werden in totaal 94 videotapes met deterioratiefenomenen aangeduid tijdens de registratie: 89 met schimmelvorming, twee met sticky shed syndrome, twee met een vreemde geur en één met een gebroken tape. De overige 760 videotapes hadden volgens de content partners geen zichtbare deterioratiefenomenen.

Gerelateerde documenten in de dragerdoos

Slechts in 42 gevallen (5%) werd deze checkbox aangevinkt. Dat lijkt weinig, maar voor de content providers is het wel interessant snel te kunnen zien bij welke videotapes er papieren documenten zaten, zodat ze indien gewenst snel weer bij elkaar gebracht kunnen worden na de digitalisering. Bewaard door een andere CP van VIAA Er werd aan de content partners ook gevraagd of zij weet hadden van kopieën of originelen die bij andere partners van VIAA bewaard zouden kunnen worden. In tien gevallen of 1% werd die vraag positief beantwoord. Die partner was in één geval VRT; voor de overige negen werd geen organisatie aangeduid.

Deze checkbox werd toegevoegd, zodat men hierop in het archiefsysteem kan filteren om eventuele dubbels eruit te halen. Het moet nog blijken of deze filter effectief zal gebruikt worden. Toch is dit gegeven ook op een andere manier interessant:

• het biedt de aangeduide content partner de kans om in deze collecties op zoek te gaan naar eventuele archiefstukken die zij zelf niet meer hebben;
• het biedt de oorspronkelijke partner de kans om deze stukken eventueel over te dragen aan de aangeduide partner, of indien het om dubbels gaat, te schrappen uit hun eigen collectie;
• het biedt VIAA de kans om dubbels in kaart te brengen en hierrond een procedure te ontwikkelen.

Oorspronkelijk dragernummer

Dit vrije veld werd voorzien zodat de CP hier het inventarisnummer van de drager kon invullen, zoals gekend binnen de organisatie. Op die manier is er altijd een link tussen de VIAA-nummering (PID, dit is een uniek nummer automatisch toegekend aan het record in AMS, en de barcode) en het inventarisnmmer van de CP. VIAA heeft steeds aangemoedigd om in het geval er nog geen oorspronkelijk dragernummer bestond bij de CP, deze gelegenheid aan te grijpen om dit te doen.

Dit veld werd in 801 gevallen ingevuld (96%), en werd dus nuttig bevonden door de CP en door VIAA.

Standplaats drager

Dit vrije veld werd toegevoegd in de registratie zodat de CP na de digitalisering de dragers makkelijk en snel terug kan plaatsen in het archief. Dit veld werd in 172 gevallen (20%) ingevuld. Aangezien het geen verplicht veld was en slechts een minimale inspanning vraagt van de CP om het in te vullen, evalueert VIAA aanwezigheid van dit veld als positief.

Lessons learned

Voor het bepalen van de velden die moesten worden ingevuld door de content partner in het registratieformulier, werd uitgegaan van de volgende drie criteria:

1. Het veld is nuttig voor de logistieke opvolging (doorheen het volledige traject van de drager) of het is nuttig voor de SP in het uitvoeren van de digitalisering.
2. De inhoud van het veld is met enige zekerheid aan te leveren. Het heeft geen zin een veld aan te leveren waarvan de inhoud zo onbetrouwbaar is dat het de SP niet helpt.
3. De inhoud van het veld invullen is technisch en qua timing haalbaar voor de CP. Anders kost dit hem te veel tijd, zeker als men de deadline van de registratie wil halen.

Het niet correct weergeven van bepaalde gegevens tijdens de registratie (door de CP) kunnen we op twee manieren verklaren.

Enerzijds kan VIAA er niet van uitgaan dat elke registrator dezelfde technische kennis heeft wat betreft het identificeren en het inspecteren van audiovisueel materiaal. Om de registrator bij te staan, heeft VIAA echter wel een zeer gedetailleerde handleiding bijgeleverd (zowel op papier als digitaal), waarin de meeste kenmerken van de open reel videotape staan uitgelegd, alsook hoe ze herkend kunnen worden. VIAA kan niet achterhalen of die handleiding effectief gebruikt werd.

Hoewel de digitaliseringsprojecten van VIAA een grote hulp zijn voor de CP’s om de digitaliseringsachterstanden in te halen, mag anderzijds ook niet vergeten worden dat de CP’s de registratie, barcodering en verpakking van de dragers moeten realiseren naast hun dagelijkse werk. Voor CP’s met grote hoeveelheden is dat een groot deel extra werk dat erbij komt. Beide zaken kunnen dus worden aangehaald als reden waarom de registratie niet altijd even grondig gebeurde.

Van de kant van VIAA waren er enkele veranderingen in de scope, de timing en het budget. Hoewel ze uiteraard niet voorzien waren, waren ze ook niet echt verrassend te noemen. Wat betreft de scope had VIAA geen enkel zicht op de correctheid van de tijdens de inventarisatie opgegeven aantallen.

Het feit dat het aantal open reel videotapes een derde lager lag dan oorspronkelijk ingeschat, lag zoals gezegd vooral aan de verkeerde inschatting van één CP. VIAA vertrouwt hier op de kennis van de collectiebeheerders bij het invullen van de inventaris en heeft niet de middelen noch het personeel om dit te controleren.

Bronnen

Verwante gevalstudies:

• Registratie van audiocassettes voor digitalisering;
• Digitalisering van audiocassettes;
• Digitalisering van open reel videotapes voor digitalisering;
• Registratie van Betamax-videocassettes voor digitalisering;
• Digitalisering van Betamax-videocassettes;
• Registratie van audio cd-r discs voor migratie;
• Migratie van audio cd-r discs;
• Publicatie:Audiovisuele dragers traceren met barcodes;
• Publicatie:Kwaliteitscontrole van gedigitaliseerde audio-opnames.

Contactgegevens

Loes Nijsmans, project manager digitalisering VIAA

tel: +32 9 298 0501

e-mail: loes.nijsmans@viaa.be