Publicatie:Wat is een DAMS?
DAMS staat voor Digital Asset Management System. Meestal kennen we het als een ‘beeldbank’. Maar wat zijn dan eigenlijk die ‘digital assets’? En wat mag je precies wel en niet van een DAMS verwachten?
| Titel | Wat is een DAMS? (Voorkeurstitel) |
| Locatie | META nummer 2016/2 |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2016 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
Auteur
Bert Lemmens (PACKED vzw)
Wat is een DAMS?
DAMS staat voor Digital Asset Management System. Meestal kennen we het als een ‘beeldbank’. Maar wat zijn dan eigenlijk die ‘digital assets’? En wat mag je precies wel en niet van een DAMS verwachten?
De term ‘digital asset’ verwijst naar een digitaal bestand dat voor jou ‘waarde’ heeft. Dat kan een financiële waarde zijn, maar ook een artistieke, historische of emotionele. Als eigenaar bezit en beheer je ook de gebruiksrechten op zo een digitaal bestand; jij bepaalt hoe het wel of niet gebruikt mag worden. Digitale bestanden hebben de typische eigenschap dat ze zich snel vermenigvuldigen. Digitale bestanden toegankelijk maken via een netwerk betekent dat andere systemen eenvoudig kopieën kunnen maken van bestanden op jouw systeem. Een DAMS is een instrument waarmee je erover waakt dat kopiëren op een gecontroleerde manier gebeurt en in overeenstemming met jouw gebruiksrechten.
Een DAMS kan in principe verschillende types digitale bestanden beheren. Soms beschikt het over functies op maat van een bepaald bestandstype, zoals tekstherkenning of videostreaming, en wordt het een Document Management Systems of Media Asset Management System genoemd. In erfgoedcollecties gaat het doorgaans om digitale representaties van analoge foto’s, kranten en tijdschriften.
Wat houdt het beheer door een DAMS precies in?
Eerst en vooral zorgt een DAMS ervoor dat al je ‘digital assets’ op één plaats verzameld en doorzoekbaar zijn. Het maakt komaf met rondzwervende afbeeldingen die je enkel opslagruimte kosten en voorkomt eindeloze zoektochten doorheen mappen op je harde schijf. Een goed DAMS neemt ook de back-up van die bestanden voor zijn rekening en minimaliseert de kans dat je een bestand per ongeluk verwijdert. Een essentiële functie is digitale bestanden voorzien van metadata, waardoor ze beter vindbaar worden en de gebruiksvoorwaarden vastgelegd worden in het bestand. Hierdoor vinden gebruikers het bestand snel terug op het web en weten ze meteen wat ze wel of niet met het bestand mogen doen. Tot slot zorgt een DAMS ervoor dat andere computersystemen op een geautomatiseerde wijze beelden kunnen ophalen uit jouw systeem - dus geen handmatige exports of aanmaak van kopieën meer. Je website of online catalogus vraagt via een API een beeldbestand aan het DAMS en meestal levert je DAMS dan vervolgens een specifiek raadplegingsbestand op maat van je applicatie.
Zorgt een DAMS ook voor de duurzame bewaring van digitale bestanden? Nee, een DAMS is geen digitaal depot. Het controleert niet systematisch of een bestand nog aanwezig of beschadigd is. Het zet verouderde bestanden ook niet om naar een nieuwer formaat om ze leesbaar te houden. In het ideale geval vormt een DAMS slechts de ontsluitingslaag van je digitaal depot en is het gekoppeld aan een beveiligd opslagsysteem waar je digitale bestanden gepreserveerd worden.
DAMS in de erfgoedsector
Nog een laatste bedenking bij het gebruik van DAMS in de erfgoedsector: vaak besteden collecties bovenmatig aandacht aan het voorzien van velden voor de beschrijving van de inhoud van een digitaal bestand. Dat is terecht, voor zover je daarmee digitale bestanden beter doorzoekbaar maakt op inhoud. Maar het creëert ook de valse verwachting dat je een DAMS kan gebruiken als collectiebeheersysteem. De ondersteuning van collectieprocessen gaat de kracht van veel DAMS te boven. Het vraagt ook zoveel maatwerk dat het de prijs van je DAMS de hoogte instuwt – iets wat eenvoudig te vermijden valt. Een modern DAMS beschikt over een publieke API waarmee je eenvoudig de koppeling maakt met een echt collectiebeheersysteem, en waardoor je het beheer van de fysieke collectie en de digital assets gescheiden houdt.