SODA:Interview overdrager

open

Benodigdheden?

• SODA invulformulier (Checklist Prospectie)
• Eventueel een dictafoon

Wat?

Een eerste fase van de eigenlijke prospectie is het interviewen van de overdrager met betrekking tot het aangeboden digitaal archief. Hier worden vragen gesteld die peilen naar de technische kenmerken van het digitale archief. De antwoorden worden geregistreerd in het SODA:Invulformulier.

Waarom?

Het interview heeft als doel de inhoud, het bereik en de oude orde van het archief te achterhalen. Tijdens het interview probeer je zoveel mogelijk achtergrondinformatie over de organisatie en haar archief te verzamelen.

Sommige gegevens, zoals paswoorden, kunnen enkel door middel van het interview achterhaald worden. Daarom is het interview een noodzakelijke stap.

Bovendien komen er tijdens een gesprek met de overdrager vaak nog allerlei zaken naar boven waaraan de overdrager niet meteen dacht. Het interview is daarnaast een ideale gelegenheid voor de archiefdienst om prospectie uit te voeren naar nieuw archief of naar aanvullingen op het aangeboden archief.

Wanneer?

De overdrager wordt geïnterviewd wanneer de voorbereiding op de prospectie is afgerond.

Hoe?

Stel tijdens het interview ten minste de volgende vragen, en documenteer de antwoorden in het SODA invulformulier (checklist prospectie):

Inhoud en bereik (2.2)

• Welke documenten worden analoog opgemaakt?
  • Welke documenttypes worden gebruikt?
• Welke documenten worden digitaal opgemaakt?
  • Welke bestandstypes worden gebruikt?
• Wat zijn de inhoudelijke relaties tussen het analoge en het digitale archief?
• Zijn er overlappingen tussen het analoge en het digitale archief?
  • Zijn er digitale documenten die systematisch worden geprint?
  • Zijn er analoge documenten die systematisch worden gedigitaliseerd?
• Welke talen worden gebruikt in het archief?
• Vergeet niet na te gaan of bij het archief ook de volgende zaken behoren:
  • E-mails (webmail, outlook, ...)
  • Digitale agenda's
  • Webpagina's of Blogs
  • Informatie op sociale netwerksites
  • Informatie op foto/document sharing sites

Organisatie ICT (2.3)

• In welk jaar werd de overstap gemaakt van analoog naar digitaal?
• Wie was/is verantwoordelijk voor systeembeheer en -ondersteuning?
• Wie was/is verantwoordelijk voor softwarebeheer en -updates?
• Wie was/is verantwoordelijk voor back-ups?
  • Wanneer werden digitale bestanden gearchiveerd?

Architectuur ICT (2.4)

• Welke toepassingen worden gebruikt voor het maken en beheren van documenten?
• Welke gebruikersnamen of -profielen worden op de systemen of op bepaalde software gebruikt?
• Welke paswoorden zijn noodzakelijk om toegang te krijgen tot bepaalde gebruikersprofielen, bestanden of systemen?
  • Werden bepaalde bestanden versleuteld d.m.v. encryptie?

Software (2.6)

• Welke documentatie over de software is er beschikbaar?
• Welke software updates hebben plaatsgevonden?

Registreer de antwoorden van de overdrager in het SODA invulformulier onder het tabblad 'Prospectie'.

Om het interview vlot te laten voorlopen, kan je het ook opnemen. Op die manier kunnen de antwoorden achteraf rustig geanalyseerd en gedocumenteerd worden.

Meer lezen?

AIMS Work Group. 2012. AIMS Born-Digital Collections: An Inter-Institutional Model for Stewardship, Collection Development
THOMAS, S., Guidelines for library staff assisting donors to prepare their personal digital archives for transfer to NSLA libraries, National Library of Australia, november 2011