SODA:Opslag

Wat?

In deze stap verhuist het containerbestand (SIP) van het werkstation naar een duurzame opslagplaats:

Een digitaal depot
Een duurzame serverlocatie

Wanneer?

Het opslaan van het containerbestand is de laatste fase van dit stappenplan. Door deze procedure te volgen heb je de archiefbestanden en hun metadata in een duurzame container samengebracht. Het containerbestand moet nu in een kwalitatief opslagsysteem terecht komen.

Waarom?

Door het volgen van deze handleiding heb je de nodige metadata vastgelegd om bewaring op lange termijn en bewerkingen met het oog op ontsluiting zo vlot mogelijk te laten verlopen. Concrete procedures met het oog op migratie en het toepassen van andere bewaarstrategieën mogen dan wel buiten de scope van dit stappenplan vallen, zonder opslag kan er evenwel geen sprake zijn van archivering.

Hoe?

In zekere zin wordt de cirkel van dit stappenplan hier rond gemaakt. Hoe je vanaf hier verder gaat, wordt immers bepaald door het beleid dat je in de eerste stap van de procedure hebt uitgestippeld (zie Stap 1: Beleid). In dit onderdeel worden verschillende mogelijkheden voor opslag aangereikt.

Deze handleiding gaat zo veel mogelijk uit van het gebruik van open source tools. Voor de opslag van digitale archieven is het toepassen van dit principe echter niet evident. Enerzijds wordt dataopslag in eigen huis steeds moeilijker te organiseren, naargelang de hoeveelheid aan data toeneemt. Anderzijds zijn aan het uitbesteden van kwalitatieve dataopslag altijd kosten verbonden.

Algemene principes

Organiseer je opslag met het oog op duurzame bewaring en duurzame, beveiligde toegang.
- Formuleer hiertoe procedures voor de omzetting van bestanden naar nieuwe formaten.
Voorzie mechanismen om de integriteit en authenticiteit van de bestanden onder alle omstandigheden te bewaren, te controleren en te herstellen.
Beperk en spreid de risico's door het maken van veiligheidskopieën en door deze op verschillende fysieke locaties te bewaren.
Vermijd volledige afhankelijkheid van één provider.

Alles begint met het uitbouwen van infrastructuur. Hou er rekening mee dat 'server' en 'digitaal depot' geen synoniemen zijn (zie Glossarium)! Een server is een computer die via een netwerk diensten verleent aan andere computers. Een digitaal depot is een opslagsysteem dat speciaal gericht is op langdurige opslag en toegankelijkheid van bestanden. Niet elke server kan dus dienen als digitaal depot.

Ten slotte kan het steeds de moeite lonen om samenwerkingsverbanden aan te gaan met andere archiefinstellingen. Zo wissel je niet alleen expertise uit, maar kan je ook kosten delen.

Digitaal depot

Idealiter wordt de SIP-container opgeslagen in een digitaal depot. Zo een e-depot is het geheel van beleid, systemen en procedures die als doel hebben bestanden toegankelijk en leesbaar te houden op lange termijn. Het is dus méér dan een server.

Het uitbouwen van een eigen digitaal depot binnen de organisatie is mogelijk, zelfs met een minimum aan middelen. Zo is de aankoop/het gebruik van een Glossarium:NAS en werkstation - met daarop archiveringstools - vaak al een goed begin. In de case-study van het AMVB wordt het opzetten van een eigen e-depot uitgebreid besproken.
Soms is het mogelijk e-depotruimte van overheden of overkoepelende organisaties te gebruiken. Dit hangt uiteraard af van het werkingsgebied van je instelling.
Het huren van e-depot service is ook een optie. In de toekomst zullen zich wellicht steeds meer providers voor deze service aanbieden.

Wanneer er geen middelen voorhanden zijn om het archief in een digitaal depot op te slaan, kan je de SIP-container voorlopig op een duurzame serverlocatie zetten.

Duurzame serverlocatie

Een open sourcetoepassing voor het bouwen van een eigen server is FreeNAS Storage

Dit is een softwarepakket waarmee je een computer van de organisatie kan omvormen tot een Network Attached Server.
Dit vereist evenwel een intensieve opvolging:
- zaken als vervanging, stroomvoorziening en beveiliging moeten volledig zelf georganiseerd worden.
- Kosten die je uitspaart door de dataopslag zelf te organiseren, moeten worden gecompenseerd met werkuren.
- Bovendien is de verantwoordelijkheid voor het beheer van de servers niet te onderschatten.
Om lange termijnbewaring te garanderen moeten onderhoudskosten structureel begroot worden.

Een veel aangeboden alternatief is de opslag op een virtuele server of cloud.

Hierbij is de fysieke locatie van de bestanden niet bekend.
Voor deze piste is terughoudendheid geboden wanneer het om archieven gaat.
- In de praktijk worden bestanden fragmentarisch op verschillende plaatsen opgeslagen en telkens opnieuw samengesteld.
- Het is niet duidelijk welke invloed deze reconstructieprocessen hebben op de lange termijnbewaring.
- Bovendien zijn Amerikaanse providers onderworpen aan de zgn. Patriot Act, die niet conform is aan - en zelfs indruist tegen - Belgische en Europese privacyrichtlijnen.

Je kan ook een server huren bij een datacenter.

Hierbij staat de provider in voor klimaatregeling, beveiliging, stroomvoorziening, technische expertise, enz.
Het spreekt voor zich dat hier kosten aan verbonden zijn.
Verdere instructies zijn afhankelijk van de beheerder van dit digitale depot.

Meer lezen?