Publicatie:Zilvermuseum: Aanbesteding van een nieuwe collectiebeheersysteem
Begin 2013 vernam het Zilvermuseum Sterckshof Provincie Antwerpen (sinds 1/1/2016 Museum voor Edelsmeedkunst, Juwelen en Diamant) dat het 20 jaar oude museale collectiebeheersysteem MUSAE niet langer ondersteund zou worden door dienstverlener CIPAL. Het museum bevond zich toen op een scharniermoment als organisatie.
Het museum besloot de markt te verkennen en een overheidsopdracht uit te schrijven voor een nieuw systeem. Er was hiervoor weinig technische expertise aanwezig in het team en er was geen collectieregistrator meer in dienst. In deze gevalstudie wordt het volledige aanbestedingstraject beschreven vanaf die beslissing tot de toewijzing van de opdracht aan het bedrijf Keepthinking.
Deze gevalstudie beschrijft het proces waarbij de hoofdlijnen van digitale strategie voor het nieuwe museum in een lastenboek en een aanbestedingstraject voor een collectiebeheersysteem vertaald werden.
| Titel | Zilvermuseum: Aanbesteding van een nieuwe collectiebeheersysteem (Voorkeurstitel) |
| Locatie | [ ] |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2015 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
Begin 2013 vernam het Zilvermuseum Sterckshof Provincie Antwerpen (sinds 1/1/2016 Museum voor Edelsmeedkunst, Juwelen en Diamant) dat het 20 jaar oude museale collectiebeheersysteem MUSAE niet langer ondersteund zou worden door dienstverlener CIPAL. Het museum bevond zich toen op een scharniermoment als organisatie.
Met het oog op de transformatie van het Zilvermuseum naar het nieuwe Museum voor Edelsmeedkunst, Juwelen en Diamant, dat binnen enkele jaren opent aan de Suikerrui in Antwerpen, ontwikkelt het museum een ambitieuze digitale strategie die het museum tijdens de sluiting zichtbaar en aanwezig houdt. De hoeksteen van die strategie vormt een nieuw collectiebeheersysteem dat het beheer en de presentatie van de collectie op lange termijn faciliteert, zowel fysiek als online.
Het museum besloot de markt te verkennen en een overheidsopdracht uit te schrijven voor een nieuw systeem. Er was hiervoor weinig technische expertise aanwezig in het team en er was geen collectieregistrator meer in dienst. In deze gevalstudie wordt het volledige aanbestedingstraject beschreven vanaf die beslissing tot de toewijzing van de opdracht aan het bedrijf Keepthinking.
Deze gevalstudie beschrijft het proces waarbij de hoofdlijnen van digitale strategie voor het nieuwe museum in een lastenboek en een aanbestedingstraject voor een collectiebeheersysteem vertaald werden.
Auteur(s)
- An Labis (projectverantwoordelijke Zilvermuseum)
- Bert Lemmens (PACKED)
Status
Op 1 september 2014 werd het collectiebeheersysteem opgeleverd en vatte het eerste jaar van het onderhoudscontract voor Qi aan. Om een efficiënt collectie- en registratiebeleid te voeren, werkt een interne werkgroep momenteel de museale processen verder uit. Zowel de registratieprocedure van content (objecten, tentoonstellingen, personen, enz.) als de museale processen (SPECTRUM) worden overlopen en geoptimaliseerd. Het doel is om enerzijds interne richtlijnen inzake het gebruik van QI op te stellen voor het team en anderzijds om QI in de volledige museumwerking te implementeren, en in het bijzonder de Spectrum-procedures.
QI wordt inmiddels door de museummedewerkers actief geraadpleegd. Geleidelijk aan wordt de gemigreerde data door de collectieregistrator opgeschoond en verrijkt. Het testplatform van QI wordt ingezet om de procedures en wijzigingen uit te testen en nieuwe medewerkers op te leiden.
Momenteel lopen een aantal projecten (o.a. beeldbeheer in DAM, nieuwe museumwebsite) om de collectie online te kunnen ontsluiten met QI als achterliggende databank. Daarnaast worden een aantal pistes uitgewerkt om (een deel van) de collectiedata als open data aan te bieden aan ontwikkelaars of andere partners.
Het Zilvermuseum Sterckshof is in december 2014 verhuisd naar het centrum van Antwerpen, waar het samen met het voormalige Diamantmuseum Provincie Antwerpen de basis vormt voor een nieuw Museum voor Edelsmeedkunst, Juwelen en Diamant (voorlopige naam), dat binnen enkele jaren de deuren opent op de Suikerrui in Antwerpen.
Probleemstelling
De museale collectieregistratie van het Zilvermuseum Sterckshof gebeurde sinds 1994 in MUSAE, een client-serverpakket met een Windowsinterface. MUSAE was opgebouwd uit twee modules: een module om gegevens in te voeren en objecten op te zoeken en een module met een kioskapplicatie, die aan de museumbezoeker de mogelijkheid gaf om de ingevoerde informatie te raadplegen. Het softwarepakket werd ontwikkeld door CIPAL in samenwerking met het Zilvermuseum.
De levenscyclus van MUSAE was na twee decennia aan zijn eind gekomen. Het softwarepakket was na al die jaren technologisch sterk verouderd. Er was geen webfront voor de online publicatie van de geregistreerde objecten. Vanaf 2010 werden de MUSAE-metadata periodiek geëxporteerd en geïmporteerd in Brocade Library Services, een webtoepassing van CIPAL. Via deze tijdrovende en inefficiënte methode was een deel van de collectie via een beperkt aantal zoekingangen toegankelijk op het internet. Om als museum aansluiting te vinden bij de actuele technologische en digitale realiteit, was er nood aan een nieuw webgebaseerd systeem, dat werkt op basis van standaarden uit de museumwereld en toelaat om op eenvoudige wijze aan te sluiten op andere services.
Na de kennisgeving van CIPAL dat men niet langer op MUSAE zou inzetten en de ondersteuning en verdere ontwikkeling van het pakket zou worden stopgezet, besliste het museum begin 2013 om de markt te verkennen en over te stappen naar een nieuw systeem. Het Zilvermuseum bevond zich als organisatie op een scharniermoment. Er was pas een nieuwe directeur aangesteld. Het kasteel Sterckshof als locatie voor het Zilvermuseum stond ter discussie en daarmee ook de toekomst van het museum. Bovendien werd in september 2013 duidelijk dat de aanvraag tot erkenning en subsidiëring als culturele erfgoedorganisatie niet met een verdere werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap gehonoreerd werd. Vlak daarna kregen we bevestiging van een toekomst op een nieuwe museumlocatie in het centrum van Antwerpen.
In het team was er op dat moment slechts één medewerker die verantwoordelijk was voor collectie én onderzoek. Er was sinds enige tijd geen collectieregistrator meer en er was ook niet de vereiste technische expertise in huis om de overstap naar een nieuw systeem zelf voor te bereiden en uit te voeren.
Methode
De overheidsopdracht werd toegewezen via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor aanneming van diensten. De opdracht omvatte de aankoop en ontwikkeling van een collectiebeheersysteem, bestaande uit een collectiedatabank en een webapplicatie voor collectiebeheer, inclusief dienstverlening voor een periode van vier jaar vanaf de oplevering.
De coördinatie en planning van de overheidsopdracht en van de uitvoering werd intern toegewezen aan de bibliothecaris, met de inhoudelijke ondersteuning van de verantwoordelijke voor collectie en onderzoek. Voor de technische expertise deed het museum een beroep op PACKED als consultant voor een gedetailleerde en onafhankelijke functionele analyse, de opmaak van het lastenboek (bijlage CEST-case) en de begeleiding bij de aanbesteding en uitvoering van het project.
De overheidsopdracht liep in drie grote fases. Voor elke fase was er voldoende tijd voorzien en waren verschillende personen betrokken.
- Functionele analyse en opmaak bestek: april t.e.m. juni 2013
- Opvragen offertes: juli t.e.m. september 2013
- Gunning en toewijzing: oktober 2013
Analyse en bestek
Het administratief-juridische luik van het bestek werd door de projectverantwoordelijke uitgewerkt. Het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking als gunningswijze is zonder bijkomende voorwaarden toepasbaar voor opdrachten tot het wettelijke drempelbedrag van 85.000 euro excl. BTW. Het gebruik van deze procedure gold als prijsindicatie voor de bedrijven. Bovendien stelde het ons in staat om zelf een voorselectie te maken van bedrijven die in aanmerking kwamen voor deze opdracht en deze rechtstreeks aan te schrijven. Bovendien was het op elk moment tijdens de procedure mogelijk om een en ander in onderling overleg bij te sturen en met een of meerdere bedrijven tot een ‘best and final offer’ (BAFO) te komen. Voor dit luik kon waar nodig een beroep worden gedaan op de Dienst Overheidsopdrachten en Juridische Ondersteuning van de Provincie Antwerpen.
De bijlagen bij het bestek bevatten drie delen:
- Offerteformulier
- Inventaris
- Vragenlijst
Naast de totale offerteprijs in het standaard offerteformulier werd eveneens een gedetailleerde prijsopgave gevraagd, opgedeeld in eenmalige kosten en jaarlijks terugkerende kosten (gedurende 4 jaar). Inzicht in de kostenstructuur van de verschillende offertes helpt om een beter inzicht te krijgen in de offertes, wat belangrijk is voor het verdere verloop van de onderhandelingsprocedure. Door middel van de bijgevoegde vragenlijst dienen de inschrijvers te verduidelijken hoe de eisen in elk onderdeel in het technische luik van dit bestek gerealiseerd worden in hun voorstel. De antwoorden van de inschrijvers zijn de basis voor de gunning op basis van de kwalitatieve criteria.
Om de functionele en technische eisen in kaart te brengen, werd gebruikt gemaakt van een methode beschreven in de Dublin Core Application Profile Guidelines. Deze richtlijnen werden gemaakt voor gebruik in de bibliotheeksector, maar ze konden, mits enkele aanpassingen, makkelijk gebruikt worden om op een systematisch manier de eisen voor een nieuwe collectiebeheersysteem in kaart te brengen. De methode helpt je om duidelijk af te baken welke zaken wel of niet ondersteund of opgelost moeten worden door het nieuwe systeem, maar ze helpen je ook om je beschrijvingspraktijk op verschillende niveaus te normaliseren.
De antwoorden uit de DCAP-methode werden besproken en uitgewerkt in een aantal werksessies met PACKED en leidden tot een basisversie van het eisenpakket voor het bestek. Dit eisenpakket werd verder getoetst aan de praktijk door werkbezoeken aan de afdelingen collectiebeheer van het Rijksmuseum (Nederland) en het Victoria & Albert Museum (Londen).
Het technisch luik werd door PACKED uitgewerkt in vijf hoofdstukken:
| Algemeen concept | Het eerste hoofdstuk bevat de bondige samenvatting van het voorgaande analysetraject: het beschrijft het concept voor het nieuw systeem:
|
| Collectiedatabank | Het tweede hoofdstuk bevat de functionele en technische eisen voor de Collectiedatabank. De eigenschappen van de Collectiedatabank werden bewust apart uitgeschreven van de eigenschappen van de Toegang Collectiebeheer, omdat de gewenste levensduur van de Collectiedatabank langer is dan die van de Toegang Collectiebeheer.
In de gedetailleerde specificaties was er bijzondere aandacht voor het gebruik van:
|
| Toegang collectiebeheer | Het derde hoofdstuk bevat de functionele en technische eisen voor de Toegang Collectiebeheer. Dit is de grafische interface die museummedewerkers gebruiken om de collectiedata te raadplegen en te actualiseren. In de gedetailleerde specifcaties was er bijzondere aandacht voor het gebruik van:
|
| Dienstverlening | In het hoofdstuk over dienstverlening staan de vereisten voor de service level agreement (SLA) met betrekking tot:
Daarnaast werden ook de mogelijk scenario’s en eisen voor de hosting van het systeem beschreven. Voor specifieke technische vragen of vragen in verband met de beschikbare ICT-infrastructuur van de Provincie werd een senior expert van het Departement ICT ingeschakeld. |
| Projectmanagement | In het vijfde hoofdstuk werden de eisen vastgelegd voor de uitvoer van het project, met name de tijdstippen waarbinnen het systeem opgeleverd moet worden en de organisatiestructuur van het team dat het project opvolgt. |
Opvragen offertes
Na de goedkeuring van het bestek door de deputatie van de Provincie Antwerpen, werd de vraag tot indiening van een offerte en voorstel begin juli 2013 aan negen bedrijven in binnen- en buitenland toegestuurd. De keuze van de bedrijven werd goed doordacht genomen. Naast de bekende grote leveranciers van standaardpakketten, werden ook een aantal kleinere webontwikkelaars aangeschreven. Dit liet de evaluatoren toe om de afweging te maken tussen enerzijds oplossingen die een grote mate van bedrijfszekerheid en ondersteuning bieden en anderzijds oplossingen met een uitgesproken innovatief en webbased karakter.
Naast het bestek met de bijlagen, werd eveneens een export van de MUSAE Oracle database en documentatie over MUSAE (datamodel) aan de bedrijven bezorgd, om hen toe te laten een realistische inschatting te maken van de benodigde tijd en middelen voor de implementatie van het datamodel en van de kost voor de migratie van de collectiedata naar het nieuwe systeem.
De inschrijvers krijgen ruim de tijd (ca. 3 maanden) om een voorstel te bezorgen. Eind september ontving het museum vijf offertes.
Gunning en toewijzing
Beoordelingsmethodiek
Na het regelmatigheidsonderzoek en de kwalitatieve selectie werden de vijf offertes beoordeeld aan de hand van de twee voorziene gunningscriteria: prijs (50%) en kwaliteit (50%). De beoordeling gebeurde in twee fases in oktober 2013. De prijs werd beoordeeld aan de hand van de globale prijs voor forfaitaire posten (voor een periode van vier jaar), rekening houdend met eventuele prijsopgave bij optionele posten. Toepassing van een formule gaf een rangschikking op basis van een quotering op 50 punten.
De kwaliteit werd in de eerste fase beoordeeld door een stuurgroep die als volgt was samengesteld:
- 3 vertegenwoordigers van het Zilvermuseum: directeur, projectverantwoordelijke, verantwoordelijke collectie
- 1 vertegenwoordiger van het Fotomuseum Provincie Antwerpen: documentalist
- 1 vertegenwoordiger van het Departement ICT van de Provincie Antwerpen: senior expert ICT
- 2 vertegenwoordigers van PACKED vzw, het expertisecentrum voor Digitaal Erfgoed: medewerkers
De antwoorden uit de vragenlijst werden door de 7 evaluatoren beoordeeld aan de hand van 237 ja/nee vragen die gekoppeld werden aan de 19 criteria uit het technische luik en de vragenlijst. Een berekeningstabel (excel) registreerde alle antwoorden per inschrijver, met als resultaat een rangschikking op basis van een quotering op 50 punten. Wanneer het antwoordformulier onvoldoende informatie bevatten om een criterium te beoordelen werd hiervan een notitie gemaakt.
In de tweede fase werd van de inschrijver verwacht dat zij hun voorstel aan de stuurgroep toelichten en een demonstratie van hun systeem geven op basis van een concrete case. Daarna volgenden een vraag en antwoord ronde waar gepolst werd naar de ontbrekende informatie in het antwoordformulier.
Onderhandelingsprocedure
Alle offertes lagen qua prijs boven het wettelijk voorziene drempelbedrag. Over de beoordeling op basis van kwaliteit was er een consensus dat twee offertes essentiële tekortkomingen vertoonden ten opzichte van de technische eisen van het bestek. Deze offertes werden niet meegenomen naar de tweede beoordelingsfase. De drie overige offertes kwamen wel voldoende tegemoet aan de eisen in het bestek. Wel werden er enkele inhoudelijke verduidelijkingen gevraagd en voor wat betreft de prijs werd een aangepast voorstel gevraagd binnen de wettelijke drempel.
Tijdens de tweede beoordelingsronde lichtten drie bedrijven hun voorstel toe en gaven ze een demonstratie van hun systeem op basis van een concrete case, die hen was bezorgd. De demonstratie had als belangrijkste doelstellingen om (1) de navigatie door het systeem te bekijken, (2) om te beoordelen in hoeverre de user interface SPECTRUM compliant is en (3) om de functionaliteiten voor gecontroleerde invoer te zien. De case bestond uit een aantal gegevens, documenten en beelden van een concreet object, dat door het museum verworven was.
Toewijzing opdracht
De drie voorstellen werden door de 7 evaluatoren een tweede keer aan de gunningscriteria onderworpen op basis van de aangepaste offertes, de bijkomende informatie en verduidelijkingen, de presentaties en de demonstraties van het systeem. Er kwam een duidelijke rangschikking naar voren, zowel voor prijs als voor kwaliteit, en de opdracht werd definitief aan de Londense firma Keepthinking toegewezen.
Na de administratieve afhandeling van de overheidsopdracht en de goedkeuring van de deputatie van de Provincie Antwerpen in oktober 2013, werd de overeenkomst met Keepthinking ondertekend. Ook het projectplan voor de uitvoering en de Service Level Agreement werd in onderling overleg vastgelegd zodat de uitvoering van de opdracht kon opgestart worden vanaf begin november 2013.
Resultaten
Uitvoering opdracht
Het project werd uitgevoerd vanaf november 2013 tot en met augustus 2014. Het projectplan dat deel uitmaakt van de offerte van Keepthinking werd tijdens de kick-off vergadering begin november 2013 in onderling overleg geactualiseerd en vastgelegd. Daarbij werden eveneens de milestones bepaald voor de gedeeltelijke opleveringen en facturatie.
In het initiële projectplan voorzag een oplevering binnen een periode van 21 weken (eerste helft van april 2014). De oplevering vond uiteindelijk plaats eind augustus 2014. De vertraging was voornamelijk te wijten aan een te krappe inschatting van de tijd die nodig was voor het testen en het controleren van het systeem. In het bijzonder het testen van de datamigratie en de configuratie van de databank werd door het museum onderschat. Het Musae datamodel was behoorlijk gedetailleerd en een van de belangrijke eisen in het lastenboek was dat de granulariteit van de bestaande metadata bewaard bleef in QI.
Impact
De beslissing om een overheidsopdracht voor een collectiebeheerssysteem uit te schrijven gaf het museum de kans om een enorme sprong voorwaarts te nemen in de digitale ambities, met het oog op de digitale ontsluiting van de collectie en het delen van de collectiedata met andere partijen (linked open data).
Zonder voorafnames of de balast van bestaande systemen of contracten was het mogelijk om het gewenste systeem vanaf de basis uit te denken en een bestek te schrijven vanuit objectieve functionele eisen, op basis van standaarden en de hedendaagse digitale mogelijkheden.
Door de ingebruikname van QI worden de interne werkprocessen (op basis van SPECTRUM) op punt gesteld en daarbij worden de mogelijkheden van QI optimaal benut. In augustus 2014 werd een voltijdse consulent collectieregistratie aangeworven, die onder meer verantwoordelijk is voor de verdere uitrol van het systeem en de begeleiding van alle gebruikers bij data-invoer, datacorrecties en het registreren van de museale procedures.
Momenteel lopen een aantal projecten om de collectie in de toekomst online te kunnen ontsluiten, met QI als achterliggende databank:
- beeldbeheer met behulp van DAM / Digitaal Depot (project Provincie Antwerpen i.s.m. VIAA);
- nieuwe website, inclusief ‘virtueel museum’ (overheidsopdracht);
- uitwerken pistes voor het aanbieden van (een deel van) de collectiedata als open data.
Hindernissen
Expertise
Intern was er onvoldoende technische expertise aanwezig om dit project zelf in goede banen te leiden. Daarom werd van bij aanvang externe expertise aangetrokken. Voor de analyse en ontwikkeling van het bestek werd een beroep gedaan op PACKED en werden waar nodig andere externen bevraagd. Ook voor de evaluatie van de offertes werd een beroep gedaan op externen: een senior ICT-expert van de Provincie Antwerpen en een collega van een ander museum, dat enkele jaren daarvoor eveneens een aanbesteding voor een collectiebeheersysteem doorliep.
Bovengrens offerteprijs
De opdracht werd aanbesteed door middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Deze procedure kan enkel ingezet worden voor opdrachten onder het wettelijk bepaalde drempelbedrag. Alle offertes lagen echter boven dat bedrag. Tijdens de gunningsfase werden de inschrijvers hierop opmerkzaam gemaakt, zodat zij desgewenst een aangepaste prijsofferte konden bezorgen. Hoewel de drempelbedragen wettelijk vastliggen en bekend horen te zijn, is het raadzaam om de inschrijver van bij het begin extra opmerkzaam te maken op de bovengrens van het offertebedrag.
Detail lastenboek
Op basis van de analyse bij aanvang werd een gedetailleerd lastenboek opgesteld. Een aantal leveranciers reageerde verbaasd over het niveaudetail. Met name de gangbare leveranciers merkten op dat de mate van detail weinig ruimte bood om een voorstel te maken rond een van hun bestaande producten. Het oorspronkelijke doel van het lastenboek was echter om tot een innovatieve oplossing te komen die beantwoordde aan de noden van het museum en inspeelde op de actuele digitale tendensen en mogelijkheden (bv. open data). In de evaluatie kon eenvoudig een onderscheid gemaakt worden tussen leveranciers die open stonden voor de specifieke eisen van het museum en leveranciers die enkel bereid waren hun standaardproduct te leveren. Een webbedrijf gaf aan dat het lastenboek te specifieke en complexe eisen bevatte om binnen een commercieel realistisch tijdsbestek te realiseren. Het project vormde een te groot financieel risico, zelfs al werd gebruik gemaakt van open source componenten.
Niettemin houdt een gedetailleerd lastenboek het risico in dat bepaalde specificaties hun doel voorbij schieten. Een concreet voorbeeld was de eis voor de garantie dat een extern gehost systeem 99,9% van de tijd online zou zijn. Dit bleek voor leveranciers niet mogelijk binnen het gesteld maximumbudget. Ook deze eis werd in de onderhandelingsfase voor alle leveranciers aangepast.
Met name deze feedback en de bijsturing in de onderhandelingsfase toonde aan dat een gedetailleerd lastenboek een nuttig instrument is om op een transparante manier het evenwicht te zoeken tussen wat het museum wil en wat het aanbod op de markt is.
Tijdsinvestering
Ondanks de inbreng van externe hulp, is de vereiste tijdsinvestering - zowel tijdens de aanbesteding als in de uitvoeringsperiode - niet min. In dit geval werd het project intern uitgevoerd door de bibliothecaris en de verantwoordelijke voor collectie en onderzoek, die beiden een steile leercurve moesten overwinnen.
Het traject heeft uitgewezen dat een dergelijk aanbestedingsproject enkel binnen een voorzien tijdsbestek gerealiseerd kan worden, als een medewerker het project voltijds opvolgt. Als die opvolging gebeurt bovenop het eigen takenpakket, vormt dit bovendien een risico voor de continuïteit van de normale museumwerking.
Contactgegevens
- An Labis, bibliothecaris
- an.labis@provincieantwerpen.be
- Wim Nys, hoofd collectie en onderzoek
- wim.nys@provincieantwerpen.be
- Astrid Vergauwe, collectieregistrator
- Astrid.vergauwe@provincieantwerpen.be