Publicatie:Digitalisering van audiocassettes

Samenvatting

In deze gevalstudie vindt u een overzicht van de digitalisering van compact audiocassettes door het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Ze is gebaseerd op de resultaten van de registratie door de Content Providers (CP's) en van de digitalisering door de Service Provider (SP) uit het AMS-registratiesysteem.

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde geschatte cijfers en voorspellingen wat betreft omvang, timing en budget. Absolute cijfers ontbraken bij de CP's.

Referentie

Titel	Digitalisering van audiocassettes (Voorkeurstitel)
Locatie	[ ]
Uitgever	VIAA
Jaar van uitgave	2015
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

gevalstudie | audiovisuele collecties | digitaliseren | geluid |

Auteur(s)

Loes Nijsmans (VIAA) en Rony Vissers (PACKED vzw)

Status

De digitalisering (en de registratie vooraf) is afgerond.

De vooropgestelde timing voor de digitalisering was van 14 januari 2014 tot 1 september 2014. De effectieve digitalisering van deze audiocassettes liep van 17 januari 2014 tot 25 februari 2015. Dit is enkele maanden langer dan in de originele planning voorzien, maar dit is gemakkelijk te verantwoorden in het licht van de grotere aantallen.

Deze gevalstudie heeft enkel betrekking op de digitalisering. Voor de gevalstudie over de registratie vooraf, klik hier.

Probleemstelling

VIAA werd opgericht in december 2012. De eerste stap was het in kaart brengen van het aandeel audiovisueel materiaal in de collecties van een afgebakende groep partners. Dit waren de cultureel-erfgoedinstellingen die gesubsidieerd worden binnen Cultureel-erfgoeddecreet, de regionale omroepen en de openbare omroep VRT. VIAA heeft daarom samen met FARO en PACKED vzw een globale inventaris opgemaakt van audiovisueel materiaal dat aanwezig was, door inventarislijsten te verzamelen die werden ingevuld door de instellingen zelf. Op basis van deze cijfers is beslist om te starten met een eerste digitaliseringsgolf van twee videoformaten (Betacam SP en U-matic) en twee audioformaten (kwartduims audiotape en compact audiocassette).

Bij de aanbestedingsprocedure kwam het Brusselse digitaliseringslabo SONIM Production als beste uit de bus voor de digitalisering van de compact audiocassettes. In dit digitaliseringsproject waren enkel partners uit de cultureel-erfgoedsector betrokken, VIAA’s partners uit de omroepsector hadden geen niet-gedigitaliseerde audiocassettes in hun bezit.

De omvang van de digitalisering van de compact audiocassettes werd begin juni 2013 als volgt vastgelegd:

• we digitaliseren (en registreren vooraf) 7.500 compact audiocassettes naar LPCM, .wav, 16bit, 48 kHz;
• aangezien de duurtijd van de cassettes door de CP's in de inventarisatietabellen meestal niet opgegeven werd, werd er uitgegaan van een gemiddelde van 60 minuten per audiocassette, dus in totaal 7.500 uur;
• de twintig CP's uit de cultureel-erfgoedsector zijn:
  • ADVN
  • AMSAB-ISG
  • Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel (AMVB)
  • In Flanders Fields
  • KADOC
  • Kasteel van Gaasbeek
  • Koninklijk Conservatorium Antwerpen
  • Letterenhuis
  • Liberaal Archief
  • M HKA
  • MAS
  • Museum over Industrie, Arbeid en Textiel (MIAT)
  • Middelheim museum
  • Museum voor Schone Kunsten (Gent)
  • Mu.ZEE
  • Museum Dr. Guislain
  • Provinciale Bibliotheek Limburg
  • SMAK
  • Sportimonium
  • UGent (verschillende subCP’s).

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde cijfers en voorspellingen, niet alleen betreffende de omvang, maar ook betreffende timing en budget. Die cijfers waren vaak gebaseerd op schattingen omwille van het ontbreken van absolute cijfers bij de CP's. Tijdens het verloop van het project werd duidelijk dat het vooropgestelde aantal dragers overschreden zouden worden. Dat kwam niet alleen doordat VIAA's partners nog steeds nieuw materiaal verwierven, maar ook doordat er vaak geen exacte inventariscijfers bestonden.

Methode

Digitalisering

De digitalisering van de compact audiocassettes werd door VIAA op basis van een openbare aanbesteding uitbesteed aan de SP, SONIM Production (Brussel).

Op vraag van VIAA werd het geluid op de compact audiocassettes gedigitaliseerd naar WAV-bestanden, met een lineaire PCM-codering, een bemonsteringsfrequentie van 48 Khz en een bitdiepte van 16 bits. Ook leverde de SP secundaire Standaard:CSV-bestanden die zowel metadata als een MD5-controlegetal bevatten. Zij zijn noodzakelijk voor de kwaliteitscontrole en de langetermijnbewaring. VIAA wou verder dat de inhoud van de twee zijden van elke cassette werd gedigitaliseerd, van begin tot einde.

De SP kreeg toegang tot de gegevens die door de CP’s over de dragers zijn genoteerd in het AMS-registratiesysteem. Voor VIAA's digitaliseringsgolf 1 (Betacam SP, U-Matic, kwartduims audiotapes en compact audiocassettes) is de export uit het AMS-registratiesysteem in een Standaard:CSV-bestand gebeurd. Al snel werd echter duidelijk dat dit niet de beste beslissing was; voor VIAA's digitaliseringsgolf 2 (audio-CDR’s, Betamax, VCR, draadspoel, cilinderfonograaf en open reel video) is daarom de export uit het AMS-registratiesysteem in een XML-bestand gebeurd. Voor de identificatie van de compact audiocassettes werden barcodes gebruikt.

Fig. 1: overzicht van hoe de metadata terechtkomt in het AMS-registratiesysteem en het MAM-systeem

Overzicht van de workflow van de SP:

1. De compact audiocassettes werden visueel geïnspecteerd. De informatie in de database werd vergeleken met de fysieke informatie aanwezig op de audiocassette.
2. Elke audiocassette werd vooruit- en teruggespoeld in een aangepast TEAC-toestel dat voorzien is van droge reinigingstampons.
3. Op basis van de bevindingen bij het visueel inspecteren en spoelen van de cassette werd een expertiseverslag opgesteld. Hierbij werd een systeem van vijf graden gehanteerd:
   • graad 1: correcte tape, klaar voor verwerking;
   • graad 2: tape die preventief moet worden behandeld a.d.h.v. een verlengde quarantaine, gevolgd door een tweede controle met tweede droge reiniging en verschillende mechanische herstellingen van de eerste graad;
   • graad 3: tape die voorafgaande aan de digitalisering bakdrogen moet ondergaan, gevolgd door een semiautomatische reinigingsbehandeling met isopropanol of door een manuele herstellingsinterventie van de tweede graad;
   • graad 4: tape met aanzienlijke problemen en risico’s die een grondige, individuele en soms volledig handmatige reparatie moet ondergaan om de bescherming van de drager te kunnen waarborgen;
   • graad 5: te vernietigen tape omdat er verzuring is opgetreden (het zgn. azijnzuursyndroom) en de tape blijkt na haalbaarheidstests voorgoed verloren.

   In geval van mechanische problemen werden de audiocassettes hersteld. Bij audiocassettes is het soms nodig om de originele behuizing / schelp te vervangen door een nieuwe, schroefbare behuizing (JVC Pro). In dergelijk geval moet ook de cassette opnieuw geïdentificeerd worden met een barcode. Wanneer graad 3 of 4 werd vastgesteld, werd VIAA gecontacteerd voor advies en instructies. Voor graad 5 waren ook instructies van de CP nodig.

4. In afwachting van het digitaliseringsproces werden de compact audiocassettes gedurende enkele dagen en overeenkomstig hun kenmerken in quarantaine met klimaatcontrole geplaatst. Deze quarantaine is nodig om de staat van de dragers te stabiliseren.
5. De maximale speelduur van de audiocassette werd gecontroleerd op een referentie-afspeeltoestel. Tijdens deze controle werd de analoge audio van het eerste spoor van de audiocassette verzonden via de uitgang van het afspeeltoestel van de controle PC naar een monitoringketen. Hierdoor kon de leesbaarheid / kwaliteit van het audiosignaal worden gecontroleerd met behulp van een Audio Behringer processor.
6. De barcode werd gescand en vervolgens werd de informatie (titel) in de database nagekeken en vergeleken met de fysische informatie aanwezig op de audiocassette. De gegevens in de database werden aangevuld.
7. De nodige gegevens voor de controlesoftware werden ingevoerd zodat de namen van de verzamelde bestanden overeenstemt met de gegevens in de database die werd aangereikt door VIAA.
8. De parameters die werden vastgelegd tijdens de voorbereiding van de audiocassette werden toegepast op de audioprocessor.
9. De audiocassette werd in het afspeeltoestel geplaatst en de opname van het digitale audiobestand (met de vereiste technische eigenschappen) gestart. De beide zijden van de cassettes werden gedigitaliseerd van vanaf het eerste tot het laatste geluid. Wanneer het geluid stopte, werd de digitalisering afgebroken om de omvang van de bestanden te beperken. De beide zijden van de audiocassette werden samengevoegd in één enkel bestand, met een blanco tussenruimte van vijf seconden tussen de twee zijden van de cassette,
10. Na de digitalisering werd de compact audiocassette teruggespoeld.
11. De geldigheid van de overgedragen bestanden van de cassette op de NAS van SONIM werden gecontroleerd met correcties door Cooledit-software (vandaag gekend als Adobe Audition).
12. De databank werd aangevuld met informatie over de diverse fases van het werk en met opmerkingen.
13. Zowel WAV-bestanden als CSV-bestanden werden door de SP aan VIAA geleverd met behulp van LTO-5 cartridges. (Vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2 worden niet langer CSV-bestanden maar XML-bestanden door de SP aan VIAA geleverd.)

Kwaliteitscontrole

Kwaliteitscontrole bestaat normaliter uit een keten van verschillende opeenvolgende controles:

• een controle op aanwezigheid van virussen;
• een controle op volledigheid;
• een controle op de integriteit van de bestanden;
• een controle van de bestandsformaten;
• een controle op conformiteit aan de digitaliseringsparameters;
• een controle van de metadata.

De controle op de aanwezigheid van virussen dient te beletten dat zowel de opgeleverde als reeds in het digitaal archief bewaarde bestanden worden gecorrumpeerd. Bij de ingest van audiovisueel materiaal heeft VIAA voorlopig geen viruscontroles gedaan. Er zijn een aantal andere dingen die wel gebeuren en de noodzaak van viruscontrole verminderen: tijdens ingest worden vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2 de XML-bestanden gecontroleerd a.d.h.v. een XSD (XML Schema Definition). De kans dat er dan nog een virus in zit is klein. Voor VIAA's digitaliseringsgolf 1 werden nog geen XML-bestanden maar CSV-bestanden gebruikt. De essence wordt niet expliciet gecontroleerd. VIAA vertrouwt erop dat de digitaliseringslabo's hun zaak op orde hebben en virusvrij zijn. De bestanden worden geleverd op LTO-5 tape en ingelezen op Linux-machines, op zich een gecontroleerde omgeving. De hele backend is Linux-gebaseerd; de kans op viruspropagatie is zo goed als onbestaande. Bovendien is viruscontrole een bijkomende en zeer tijdrovende stap is (die qua inspanning vergelijkbaar is met de processsing die nodig is bij transcodering van bestanden).

De controle op volledigheid dient te verzekeren dat alle audiocassettes zijn gedigitaliseerd en dat alle resulterende digitale bestanden door de SP zijn opgeleverd aan VIAA. VIAA voert deze controle uit m.b.v. van persistente identifiers (PIDs). Alle compact audiocassette werden voorafgaand aan het transport naar de SP door de CP’s geregistreerd in het AMS-registratiesysteem (zie VIAA: registratie van audiocassettes voor digitalisering). Ze kregen daarbij elk een persistente identifier toegekend. Ook de digitale bestanden die het resultaat zijn van de digitalisering krijgen een dergelijke PID. VIAA controleert op volledigheid door de PID’s van de audiocassettes en de PID’s van de digitale bestanden met elkaar te koppelen.

De controle op de integriteit dient te verzekeren dat de bestanden die VIAA ontvangt van de SP volledig en ongewijzigd zijn, en dus niet gecorrumpeerd (bv. doordat er iets is misgelopen tijdens het datatransport of bij het kopiëren van de bestanden). VIAA voert deze controle uit m.b.v. MD5-controlegetallen. Wanneer de SP de digitale bestanden creëert, dient hij voor ieder bestand ook een MD5-controlegetal te creëren. Dit controlegetal dient samen met allerlei metadata te worden opgeslagen in een CSV-bestand. (Vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2 wordt hiervoor niet langer een CSV-bestand maar een METS XML-bestand gebruikt). Bij de ingest in de digitale archief creëert VIAA opnieuw voor ieder bestand een MD5-controlegetal. Als het MD5-controlegetal in het CSV-bestand (of vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2 METS XML-bestand) identiek is aan de MD5-controlegetal die tijdens de ingest wordt gecreëerd, is de integriteit van het bestand verzekerd.

De controle van de bestandsformaten doet VIAA door tijdens de ingest in het digitale archief de informatie die hierover is opgenomen in de metadata te verifiëren. De bestandsformaten worden enkel geïdentificeerd. De goede praktijk is echter om de bestandsformaten ook te valideren. Het doel hiervan is te controleren of bepaalde eigenschappen van het bestand conform de standaardspecificaties van het bestandsformaat zijn. Dit vergroot de duurzaamheid van de bestanden. VIAA doet (voorlopig) geen bestandsvalidatie, enkel bestandsidentificatie.

De controle van de metadata dient te verzekeren dat de gewenste metadata door de SP wordt opgeleverd als ingebedde metadata in het bestand of als CSV-bestand (of METS XML-bestand vanaf VIAA's digitaliseringsgolf 2). Ook deze metadata is belangrijk om de duurzaamheid van de digitale bestanden te vergroten. VIAA doet geen controle van de ingebedde metadata, enkel van de metadata die wordt aangeleverd in de Standaard:CSV-bestanden (of de METS XML-bestanden vanaf digitaliseringsgolf 2; VIAA controleert de metadata in de METS XML-bestanden aan de hand van een XSD). Dit geeft zekerheid dat alle velden correct zijn ingevuld.

De controle op de conformiteit aan de digitaliseringsparameters laat VIAA in grote mate over aan de CP’s zelf. VIAA vraagt de CP’s om zelf te controleren of de digitale bestanden een goede kopie zijn van de opnamen op de compact audiocassettes en of ze dus beantwoorden aan de kwaliteitsverwachtingen. Wanneer er een probleem is met een bepaald digitaal bestand, kunnen de CP’s dit via het MAM-systeem melden aan VIAA.

Met de SP bestaat er een overeenkomst dat indien er tijdens de kwaliteitscontrole door VIAA en de CP’s fouten worden opgemerkt die het gevolg zijn van het digitaliseringsproces, de drager gedurende een bepaalde periode kan worden teruggestuurd naar de SP om het digitaliseringsproces te herhalen en een nieuw bestand te creëren. Dit is voorlopig echter nog niet gebeurd.

Testfase

Na de kick-off meeting met de SP en de ondertekening van een contract voor de digitaliseringsopdracht volgt er een testfase. Het doel van de testfase is doorlopen van de opgestelde workflow, zowel aan de kant van de SP als VIAA, met behulp van enkele te digitaliseren dragers. Op die manier kunnen mogelijke problemen worden gedetecteerd. De testfase kan onmiddellijk na de ondertekening van het contract starten, en duurt meestal twee tot vier weken.

Fig. 2: overzicht van de verschillende fases in het digitaliseringsproces

De verschillende stappen van de testfase:

1. ophaling van de testbatch:
   • de SP haalt de testbatch op die bestaat uit dragers die representatief zijn voor het hele digitaliseringsproject;
   • de SP haalt de LTO-5 tapes op in het data center van VIAA;
   • VIAA bezorgt CSV (of vanaf digitaliseringsgolf 2 XML en XSD) voor de testbatch;
   • de SP start de voorbereiding van de digitalisering van de testbatch;
   • terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.
2. controle van de codec en het containerformaat:
   • de SP digitaliseert één drager en plaatst een fragment en het MD5-controlegetal op VIAA’s FTP-server;
   • VIAA controleert de codec en het containerformaat van het ontvangen fragment met behulp van ffprobe en mediainfo;
   • VIAA creëert opnieuw een MD5-controlegetal en vergelijkt dat met het controlegetal dat hen door de SP werd bezorgd;
   • terugkoppeling tussen VIAA en de SP; de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.
3. controle van het CSV-bestand (of vanaf digitaliseringsgolf 2 XML-bestand):
   • de SP stuurt VIAA een CSV-bestand dat gevuld is met data die is gebaseerd op de gedigitaliseerde proefdrager (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
   • VIAA controleert dit CSV-bestand (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand dat met behulp van een XSD wordt gecontroleerd);
   • terugkoppeling tussen VIAA en de SP; de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.
4. kwaliteitscontrole:
   • de SP digitaliseert de volledige proefbatch en plaatst de resultaten samen met de MD5-controlegetallen op VIAA’s FTP-server;
   • VIAA creëert opnieuw MD5-controlegetallen en vergelijkt die met de controlegetallen die hen door de SP werden bezorgd;
   • VIAA controleert de codec en het containerformaat van de ontvangen bestanden met behulp van ffprobe en mediainfo;
   • VIAA gebruikt QCTools om de bestanden te analyseren en stuurt de bevindingen naar de SP; dit proces wordt herhaald tot de resultaten voldoen aan de vooropgestelde verwachtingen;
   • VIAA karakteriseert de bestanden in Mediahaven (VIAA's MAM);
   • VIAA transcodeert de bestanden in Mediahaven (VIAA's MAM);
   • terugkoppeling tussen VIAA en de SP; dit proces wordt herhaald tot de resultaten voldoen aan de vooropgestelde verwachtingen en de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de volgende stap.

De aspecten die tijdens de testfase worden gecontroleerd tijdens de testfase, zijn:

• de codec en het containerformaat;
• de compatibiliteit van de barcode;
• de workflow van de logistiek en de digitalisering;
• de formaten en het proces van de uitwisseling van de metadata;
• de metadata (in het CSV-bestand (of vanaf digitaliseringsgolf 2 het XML-bestand);
• de digitaliseringsresultaten.

Het einde van de testfase:

• de bestanden die door VIAA tijdens de testfase zijn goedgekeurd worden voor de rest van het digitaliseringsproject beschouwd als referentiebestanden;
• het leveren van de referentiebestanden gebeurt in twee stappen: eerst tijdens de testfase op VIAA’s FTP-server om het formaat snel te controleren en de start van de pilootfase mogelijk te maken, en daarna tijdens de pilootfase wordt een LTO-5 tape geleverd om de volledige workflow te controleren.
• afwerking van het de projectovereenkomst tussen VIAA en SP.

Pilootfase

Na de testfase volgt een pilootfase waarbij het proces wordt herhaald met een grotere hoeveelheid audiovisuele dragers. De pilootfase kan starten na de goedkeuring van de testfase en duurt meestal een tweetal weken.

De verschillende stappen van de pilootfase:

1. ophaling van de pilootbatch:
   • de SP haalt de pilootbatch, die bestaat uit willekeurig gekozen bestanden, op op de locatie die wordt aangegeven door VIAA;
   • de SP haalt de LTO-5 tapes op in het data center van VIAA:
   • VIAA bezorgt de SP CSV-bestand voor de pilootbatch (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
   • de SP kan starten met de voorbereiding van de digitalisering van de pilootbatch;
   • terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.
2. doorloop van het proces:
   • de SP digitaliseert de pilootbatch;
   • de SP schrijft de bestanden op een LTO-5 tape samen met het MD5-controlegatel en het CSV-bestand (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
   • de SP verwittigt VIAA per e-mail over de verzending van de LTO-5 tape;
   • VIAA stuurt een bevestiging van ontvangst van deze e-mail naar de SP;
   • de SP verstuurt de LTO-5 tape naar het data center van VIAA;
   • de SP stuurt het CSV-bestand per e-mail naar VIAA (vanaf digitaliseringsgolf 2 is dit een XML-bestand);
   • (in geval de dragers afkomstig zijn van de VRT, stuurt de SP de LTO-5 tape en de CSV - of vanaf digitaliseringsgolf 2 XML - rechtstreeks naar de VRT);
   • terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap.
3. kwaliteitscontrole:
   • VIAA ingest de content van de LTO-5 tape;
   • terugkoppeling tussen VIAA en de SP over deze stap;
   • de goedkeuring van VIAA is vereist om over te gaan tot de productiefase.

De aspecten die worden gecontroleerd tijdens de pilootfase, zijn:

• de codec en het containerformaat;
• de formaten en het proces van de uitwisseling van de metadata;
• de metadata (in het CSV-bestand, of vanaf digitaliseringsfase 2 het XML-bestand);
• de digitaliseringsresultaten.

Het einde van van de pilootfase:

• alle bestanden doorstonden zonder problemen de ingest;
• alle aspecten zijn voldoende afgestemd om over te gaan naar de productiefase:
• de terugkoppeling over het wissen van de back-up wordt besproken met de SP.

Resultaten

Er werden door de SP in totaal 11.054 cassettes gedigitaliseerd. Dat is bijna een derde meer dan oorspronkelijk werd ingeschat. Deze audiocassettes vertegenwoordigen in het totaal 15.666 uur, dat is meer dan het dubbele van wat er oorspronkelijk werd ingeschat.

Doordat de SP alle informatie die verzameld werd tijdens de digitalisering op vraag van VIAA bijhield, weten we nu dat de gemiddelde duurtijd van een cassette 85 minuten en 6 seconden is. Dat is ongeveer 40% meer dan de ingeschatte 60 minuten. De gedigitaliseerde audiocassettes waren afkomstig van twintig CP's uit de cultureel-erfgoedsector. Dit gegeven is onveranderd gebleven tegenover de oorspronkelijke omvang.

Er werd van de SP gevraagd om bepaalde informatie over de cassettes te verzamelen voor, tijdens en na de digitalisering. Deze gegevens worden hieronder geanalyseerd.

Batches

De audiocassettes werden door VIAA verzameld in verschillende batches om telkens dezelfde hoeveelheden te kunnen aanbieden aan de SP. De audiocassettes van één CP in een batch noemt VIAA een shipment of verzending. In één batch kunnen dus verschillende shipments of verzendingen zitten.

De eerste batch vertrok op 14 januari 2014, de laatste batch op 3 oktober 2014. De gemiddelde grootte van een batch was 1.105,4 cassettes. De kleinste batch was de eerste (test)batch met 317 cassettes, de grootste batch was de laatste met 2.373 cassettes. De transporten zijn als volgt in cijfers samen te vatten:

Fig. 3: Aantallen batches, shipments, verpakkingsdozen en transportbakken in het project (>1000 stuks)

Materiaal

Voor de verpakking en het transport van de audiocassettes werden dozen op maat gemaakt en werden barcodes voorgedrukt.

Bij het kiezen van de maat van de dozen werd rekening gehouden met:

• de grootte en het gewicht van de cassettes zelf;
• de maat van de transportbakken waarin de dozen werden geplaatst tijdens transporten;

De dozen kregen volgende afmetingen: 75(h) x 335(b) x 485(l) mm. Hierin kunnen, naargelang het merk van de audiocassettes, gemiddeld 72 cassettes worden verzameld (sommige merken gebruikten dunnere of dikkere cassettedoosjes).

Fig. 4: de doos voor het transport van de audiocassettes

De doos lijkt op een grote pizzadoos, en als de doos helemaal gevuld is, maakt het gewicht van de cassettes dat de doos een beetje doorbuigt. In feite is de oppervlakte van de doos iets te groot voor het aantal audiocassettes dat erin verpakt dient te worden naar gewicht toe. We kunnen concluderen dat er in de toekomst of een steviger soort karton moet gebruikt worden zodat er geen risico bestaat op scheuren, of het oppervlak van de doos dient kleiner gemaakt te worden.

Deze barcodes werden telkens in tweevoud gemaakt, eentje voor op de audiocassette zelf, en eentje voor op het doosje van de audiocassette. Op die manier bleef de relatie tussen de audiocassette en zijn doosje steeds duidelijk. In het begin waren de barcodelabels te groot voor de beperkte oppervlakte op de audiocassette om labels te plakken. De registratoren hebben soms de barcodelabels op andere plekken gekleefd dan de plek die werd meegegeven in de handleiding om informatie aanwezig op de cassette (zoals inventarisnummers) niet te overplakken. Hierbij overkleefde men soms over de ‘detection holes’ (zie Fig. 6). Dit gaf echter problemen tijdens de digitalisering aangezien de deze gaatjes vrij moeten zijn om de cassette te kunnen lezen.

Fig. 5: instructie uit de handleiding voor het kleven van de barcodes op de cassettes en doosjes.

Fig. 6: audiocassette waarbij de VIAA-barcode op de detection holes gekleefd is.

Een meer grondige test van het verpakkingsmateriaal voor de start van het project had deze problemen ten dele kunnen voorkomen. Het was echter ook niet te voorspellen waar er precies allemaal al bestaande klevers op de cassettes zouden zitten.

Ook de verpakkingsdozen werden voorzien van een barcode zodat er in elke stap van het proces snel nagegaan kon worden in welke doos een drager zich bevond. Er werden in totaal:

• 22.108 barcodes voor de dragers (11.054 x 2) gebruikt. Oorspronkelijk werden er 23.470 besteld (2% te veel).
• 147 barcodes voor de dozen gebruikt. Oorspronkelijk werden er 580 besteld (75% te veel). Dit is deels te verklaren doordat er op voorhand werd ingecalculeerd dat niet alle dozen volledig gevuld zouden zijn, en er dus verschillende dozen met slechts een klein aantal cassettes zouden worden getransporteerd.
• 154 verpakkingsdozen werden in eerste instantie besteld, met in het achterhoofd dat een bijbestelling zich wellicht zou opdringen (zie reden hierboven). Dit was echter niet het geval.

Er werd door de CP’s ongeveer 1.320 meter plakband gebruikt om de dozen dicht te plakken.

De bestelling van extra materiaal door de CP’s (voornamelijk dozen en barcodes) verliep in het begin weinig gestructureerd. In de loop van het project werd daarvoor een bestelformulier aangemaakt op de online supportpagina waarmee de CP’s extra materiaal kunnen bijbestellen op een gestructureerde manier. Op die manier kan VIAA op een overzichtelijke manier de bijbestellingen bijhouden en behandelen.

Het gebruik van de barcodes is zeer efficiënt gebleken, er is geen enkele drager verloren gegaan. Naast enkele problemen met betrekking tot de kleine oppervlakte voor het plaatsen van de barcodes op de cassettes, is VIAA zeer tevreden met de keuze voor het werken met de barcodes.

Duur

Tijdens de digitalisering zelf werd de duur van de cassettes opgemeten. In de regel werd de hele audiocassette van begin tot einde gedigitaliseerd. Hoewel op de cassette meestal ‘60’ of ‘90’ staat aangeduid, is er vaak een extra marge aanwezig van zes minuten. Zoals al bleek uit de registratie (VIAA: registratie van audiocassettes voor digitalisering), zijn cassettes van 60 minuten en 90 minuten het meest voorkomend.

Fig. 7: de duurtijd van de audiocassettes zoals vastgesteld tijdens de digitalisering

Deterioratiefenomenen

Het aantal deterioratiefenomenen vastgesteld door de SP is af te leiden uit het aantal herstellingen die zijn uitgevoerd. Hierbij moet worden opgemerkt dat SONIM Production er in overleg met VIAA voor gekozen heeft om alle cassettes voor de digitalisering gedurende enkele dagen met geopend doosje in een opslagruimte op kamertemperatuur te bewaren, maar zonder speciale klimaatregeling. De cassettes werden op die manier lichtjes verlucht. Zo werd de kans op kleverige tapes en daarmee op mechanische problemen tijdens het digitaliseren verkleind. De oorzaak van de kleverige tapes is het sticky shed syndrome (dit is een reactie van de binderlaag op magnetische tape wanneer deze blootgesteld is aan vocht of temperatuurschommelingen waardoor de tape kleverig wordt, moeilijk tot niet af te spelen is, of begint te schilferen).

In totaal heeft SONIM Production 74 herstellingen uitgevoerd (0,6%). Hierbij werden globaal genomen drie vaststellingen gedaan:

• gebroken tape: deze werd terug aan elkaar gezet met speciale montageklevers;
• mechanische problemen, zoals een vastzittende tape of wielkern: meestal werden deze opgelost door de tape los te halen, door de schelp (d.i. het omhulsel of de behuizing van de cassette) eerst los te schroeven, of (uitzonderlijk) open te breken als de schelp gelijmd was;
• probleem met de schelp (bv. omwille van een verduurd geleidingskussen): hierbij werd meestal de volledige schelp vervangen.

Buiten het herstellen van gebroken tape gebeurden alle herstellingen in overleg met de CP's. Bakdrogen is, voor zover gerapporteerd door de SP, slechts eenmaal toegepast. In totaal bleken achttien cassettes niet te digitaliseren; drie daarvan waren geen audiocassettes en werden dus verkeerdelijk meegegeven door de CP's. Van de 11.054 audiocassettes konden er dus slechts vijftien niet gedigitaliseerd worden.

Fig. 8: opengeschroefde audiocassette, zwaar aangetast door het Sticky Shed Syndrome, een subvariant van het Sticky Binder Syndrome. Vermoedelijk door te vochtige opslag heeft zich een chemische reactie voorgedaan waarbij de bindlaag tussen de tape zelf en de metaalpartikels oververzadigd geraakt (hydrolyse). Hierdoor komt de metaalpartikellaag los van de plastic onderlaag in de vorm van schilfers. Deze zet zich ook vast op de leeskoppen, waardoor de tape ontspoort en verstrikt geraakt in het loopwerk van de speler. Bij deze cassette werd het te zwaar beschadigde gedeelte weggeknipt en de tape werd vervolgens gebakdroogd. Het overgebleven gedeelte kon nog gedigitaliseerd worden.

Opnamesnelheid

Een normale audiocassette heeft een opnamesnelheid van 4,75 cm/s. Er werden echter vierentwintig of minder dan 1% cassettes aangetroffen die een snelheid hebben van 9,5 cm/s. Dit is een normaal percentage, aangezien er maar enkele toestel-cassettecombinaties op de markt zijn geweest, die audiocassettes op 9,5 cm/s konden opnemen en afspelen.

IEC-type

De SP duidde eveneens het IEC-type aan. Type II blijft hetzelfde aantal als bij de registratie (zie VIAA: registratie van audiocassettes voor digitalisering), rond de 30 %. Type I is echter meer vertegenwoordigd dan aangegeven door de CP: ongeveer 60 % t.o.v. 42 % bij de registratie.

Fig. 9: de IEC-types van de audiocassettes zoals vastgesteld tijdens de digitalisering.

Interne verbanden: herstelling vs. merk

De herstellingen die gedaan werden door de SP worden hieronder vergeleken met het merk van de cassette waarop de herstelling is uitgevoerd:

• Vooral het merk Scotch geeft problemen als we kijken naar de verschillende soorten herstellingen die zijn toegepast. Het ging relatief gezien om 5,4% of meer dan een twintigste van de Scotch-cassettes.
• BASF heeft in absolute termen de meeste gebroken tapes. Dit gegeven moeten we wel nuanceren aangezien BASF ook de meeste cassettes vertegenwoordigt in het totaal aantal. Relatief gezien was 0,47% van de BASF-tapes gebroken. Enkel bij Agfa lag dit percentage nog hoger (0,61%).

Fig. 10: vergelijking tussen de herstellingen gedaan door de SP en de betrokken merken aangegeven door de CP.

Interne verbanden: deterioratiefenomen vs. merk

De CP's konden zelf ook aangeven als ze bepaalde preservatieproblemen vaststelden. Dit gebeurde echter slechts heel weinig. Hoewel cassettes van het merk Scotch en BASF de meeste herstellingen nodig hadden (zie Fig. 10), zijn ze hier weinig (BASF) tot niet vertegenwoordigd (Scotch). Sony geeft de meeste gebroken tapes en Maxell heeft in totaal de meest vastgestelde deterioratiefenomenen. Deze gegevens komen dus niet overeen met de grafiek in Fig. 10.

Fig. 11: vergelijking tussen de deterioratiofenomen en de betrokken merken aangegeven door de CP.

Interne verbanden: herstelling vs. datum

De meeste herstellingen werden uitgevoerd op cassettes met een onbekende ouderdom. Hieruit kunnen we niets afleiden. De overige pieken bevinden zich in 1979 waarin de meeste schelpen moesten worden vervangen (‘new case’), 1982, 1983 en 1995 zijn de jaartallen met in absolute cijfers de meeste gebroken tapes. Dit laatste cijfer moet wel worden genuanceerd, gezien het grootste aantal cassettes uit het jaar 1995 komt, en dus een vertekend beeld geeft in vergelijking met de rest. De meeste mechanische problemen komen dan weer voor in 1998. Als we de onbekende ouderdom buiten beschouwing laten en vervolgens alle preserveringsproblemen samen nemen, blijkt 1982 het meest problematische jaar te zijn in absolute termen (vijf dragers). Dit komt neer op ongeveer 1/70 dragers uit dat jaar.

Fig. 12: vergelijking tussen de herstellingen gedaan door de SP en de ouderdom (jaartal) aangegeven door de CP.

Interne verbanden: deterioratiefenomen vs. datum

Als we dan de deterioratiefenomenen bekijken die aangeven worden door de CP en de ouderdom van de cassettes, zien we weer een heel andere vergelijking. De meeste deterioratiefenomenen (‘Andere’) komen voor in 1987 en het onbekende jaartal (xxxx). 1988 geeft de meeste verscheidenheid aan deterioratiefenomenen, hoewel op deze tapes geen herstellingen zijn uitgevoerd. Dit jaar geeft ook het meeste schimmelvorming.

De meeste gebroken tapes in het jaar 1998, en als men dit vergelijkt met de grafiek in Fig. 13 dan wordt zichtbaar dat in datzelfde jaar relatief veel mechanische problemen werden vastgesteld.

Fig. 13: vergelijking tussen de deterioratiefenomen en de ouderdom (jaartal) aangegeven door de CP.

Interne verbanden: deterioratiefenomen vs. herstellingen

Er werden 67 herstellingen uitgevoerd op tapes die volgens de CP’s geen deterioratiefenomenen vertoonden. Uit de onderstaande tabel kunnen we afleiden dat de CP’s de deterioratiefenomenen moeilijk konden inschatten. Vooral gebroken tapes kon de CP moeilijk detecteren.

Fig. 14: vergelijking tussen de herstellingen gedaan door de SP en de deterioratiefenomenen aangegeven door de CP.

Het project krijgt mogelijk later nog één of meerdere latere uitbreidingen. Bij de CP's van VIAA kunnen immers nog steeds audiocassettes binnenkomen. Daarnaast voorziet VIAA ook om in de toekomst zijn groep van CP's uit te breiden, die op hun beurt nog over audiocassettes kunnen beschikken. De audiocassettes die op die manier nog aangemeld worden, kunnen gebundeld worden in één of meerdere extra batches, die later nog gedigitaliseerd kunnen worden door dezelfde SP, SONIM Production.

Bronnen

Verwante gevalstudies:

• VIAA: registratie_van_audiocassettes_voor_digitalisering
• Audiovisuele dragers traceren met barcodes
• Kwaliteitscontrole van gedigitaliseerde audio-opnames

Contactgegevens

Loes Nijsmans, project manager digitalisering VIAA

tel: +32 9 275 31 72

e-mail: loes.nijsmans@viaa.be