Publicatie:Audiovisuele dragers traceren met barcodes

Samenvatting

Bij aanvang van de eerste digitaliseringsgolf zag VIAA zich geconfronteerd met de registratie en het transportvan ongeveer 180.000 dragers uit 36 bewaarinstellingen verspreid over heel Vlaanderen. Deze gevalstudie toont hoe VIAA gebruik maakt van barcodes om dit logistieke proces in goede banen te leiden.

Omdat de 36 bewaarinstellingen elk hun eigen wijze van nummeren gebruiken, werd besloten een uniform systeem met barcodes op te zetten. Elke drager werd voorzien van een unieke barcode die gedocumenteerd werd in een speciaal daartoe ontwikkelde software. Op die manier was het mogelijk om op elk moment te achterhalen waar een drager zich in het digitaliseringsproces bevond.

Referentie

Titel	Audiovisuele dragers traceren met barcodes (Voorkeurstitel)
Locatie	[ ]
Uitgever	VIAA PACKED vzw
Jaar van uitgave	2015
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

gevalstudie | audiovisuele collecties | digitaliseren | bewegende beelden |

Auteur(s)

Noortje Verbeke (Packed vzw), projectcoördinator digitalisering bij VIAA.

Status

Het project is nog volop bezig. Er zijn momenteel zo'n 25.000 dragers voorzien van een barcode. Tegen het einde van de eerste digitaliseringsgolf zullen dat ongeveer 180.000 dragers zijn.

Probleemstelling

Na een rondvraag door FARO, PACKED vzw en VIAA in februari 2013 bij bewaarinstellingen gesubsidieerd door het Cultureel Erfgoeddecreet, de Vlaamse regionale omroepen, VRT en Vmma, besliste VIAA om in mei 2013 een eerste digitaliseringsgolf te organiseren voor vier bedreigde formaten: audiocassette, kwartduim audiotape, Betacam SP en U-matic.

VIAA werd geconfronteerd met de voorbereiding van een logistiek proces voor zo'n 180.000 dragers, verdeeld over 4 types én geografisch verspreid over 36 bewaarinstellingen. De tapes moesten veilig getransporteerd worden naar twee verschillende digitaliseringslabo's die zich in Brussel bevinden. Daarbij was het essentieel dat zowel VIAA als de bewaarinstelling op elk moment konden achterhalen waar een tape zich bevond in het digitaliseringsproces.

Methode

De uitdaging was om de drager niet alleen fysiek te localiseren, maar ook te achterhalen in welke fase van het digitaliseringsproces (registratie, transport, digitalisering) de drager zich bevond.

Om verwarring door het gebruik van 36 verschillende nummersystemen te vermijden, werd al snel beslist om een eigen barcodenummers te voorzien voor de dragers in dit project. Op die manier werd het identificatieproces geüniformiseerd. In een speciaal daarvoor ontworpen database werd steeds de relatie tussen het barcodenummer en de eigen nummering behouden waardoor in een latere fase makkelijk metadata aan het digital object gekoppeld kan worden.

Er werd specifiek gekozen voor barcodes om de identificatie van de tapes snel en makkelijk te laten verlopen. Door tapes in te lezen met een barcodescanner konden menselijke fouten bij het invoeren van gegevens in de databank vermeden worden.

Omwille van de omvang van de bestelling werd gekozen om voorgeprinte barcodes te bestellen.

Barcodesyntax

VIAA koos ervoor een syntax te creëren met een logische nummering. Op die manier kon de nummering van de tape ook zonder de aanwezigheid van een database steeds correct geïnterpreteerd worden. Onder de barcode, op hetzelfde label, werd de nummering in cijfers en letters afgedrukt.

Voor elk type drager werd een aparte syntax gecreëerd:

Betacam SP : ABSP_XXX_000001
audiocassette: AACC_XXX_000001

De 'A' staat voor 'drager', BSP of ACC voor het type drager, 'XXX' de afkorting van de bewaarinstelling, en 000001 het volgnummer van de tape.

Elke drager kreeg een uniek nummer. Er werden telkens 2 identieke labels voorzien, één voor de drager, en één voor de dragerdoos. Op die manier werd de relatie tussen drage en doos steeds behouden doorheen het proces. Op een dragerdoos kan zich immers belangrijke informatie bevinden in de vorm van metadata.

De dragers werden per x aantal verpakt in speciaal daarvoor ontworpen kartonnen verzameldozen. Voor elk type drager werd een aparte soort verzameldoos gemaakt. Ook deze verzameldozen werden voorzien van een unieke barcode. Voor de verzameldozen werd een analoge syntax gecreërd:

Betacam SP: BBSP_XXX_000001
audiocassette: BACC_XXX_000001.

De 'B' staat dan voor de 'verzameldoos', BSP of ACC voor het type drager, 'XXX' de afkorting van de bewaarinstelling, en '000001' het volgnummer voor de kartonnen verzameldoos.

Het labelen in de praktijk

Om vergissingen tussen barcodes voor de dragers en verzameldozen te vermijden, werden de labels in twee verschillende formaten gemaakt. De barcodelabels voor de verzameldozen werden een stuk groter gemaakt (101,6 x 36,5 mm) dan die voor de dragers (voor de kwartduims audiotape en audiocassette 50x13mm, voor de Betacam SP en de U-matic 68,5x17mm).

Tot slot werden ook de transportbakken van een unieke barcode voorzien. De syntax van deze barcodes werd bepaald door de digitaliseringslabo's en is dus verschillend naargelang het labo.

Barcodetype

Voor dit project barcodescanners aangekocht door VIAA. Omdat sommige bewaarinstellingen zelf reeds over een barcodescanner beschikten, werd gekozen voor een gestandaardiseerd barcodetype: lineaire code 128 auto.

Labelkwaliteit

In samenspraak met de bewaarinstellingen werd beslist om te kiezen voor verwijderbare labels. Op die manier konden achteraf de labels van de dragers verwijderd worden indien de bewaarinstelling dit nodig achtte. In sommige gevallen heeft de drager of de dragerdoos ook een documentaire waarde, denk bijvoorbeeld aan notities die erop gemaakt werden door een kunstenaar.

Aan de andere kant moesten de labels ook voldoende kleefkracht hebben om niet los te laten in de digitaliseringsapparatuur. De temperatuur in deze apparaten kan immers al snel oplopen tot zo'n 50°C.

Naast het opvragen van offertes werden ook stalen van labels opgevraagd. Deze stalen werden op de verschillende dragers uitgetest en beoordeeld op printkwaliteit en kleefkracht.

Na een vergelijking van de offertes en stalen werd een leverancier uitgekozen die het beste scoorde op prijs/kwaliteit. Voor de labels zelf werd gekozen voor glanzende polypropyleen labels met afneembare lijmlaag en een opdruk met was/resin inkt.

Distributie van de barcodes

Barcodes op rol

Aan de leverancier werd gevraagd de barcodes aan te leveren op verschillende rollen per syntax en per bewaarinstelling. Op die manier kreeg instelling X die over 2 types dragers beschikt, 4 rollen aangeleverd (2 'A' rollen voor de types dragers en 2 'B' rollen voor de verpakkingsdozen van de verschillende types dragers). Op de 'A' rollen van de dragers werden steeds twee dezelfde barcodes naast elkaar geplaatst, zodanig dat zowel de drager als de dragerdoos van dezelfde barcode voorzien konden worden.

Deze levering werd eerst bij VIAA uitgesorteerd, en vervolgens naar de bewaarinstellingen vervoerd.

Aanbrengen van de barcodes

Via een handleiding en een opleiding werd aan de bewaarinstellingen gevraagd de barcodes steeds op uniforme wijze op de dragers aan te brengen. Op die manier spaart het labo immers tijd uit door niet te hoeven zoeken naar de plaatsing van een barcode. Er werd ook gevraagd de dragers steeds op uniforme wijze in de verpakkingsdozen te plaatsen, met de barcode naar boven gericht. Op die manier kon het labo bij ontvangst snel de dragers inscannen.

Localiseren van de drager

Omwille van de specificiteit van het project werd op vraag van VIAA een op maat gemaakte (logistieke) software ontwikkeld. Hiervoor werd beroep gedaan op de expertise van 'AV preserve', een consultancy agency uit de audiovisuele sector dat reeds gelijkaardige projecten uitgevoerd had in de VS (zie bijvoorbeeld http://americanarchive.org). Naast de logistiek verzorgt deze software ook onmiddellijk de registratie van de dragers.

Een drager wordt op verschillende momenten in het proces gescand:

bij de rgistratie in de database,
bij de verpakking,
bij het verlaten van de bewaarinstelling,
bij aankomst in het labo,
tijdens de digitalisering,
bij het verlaten van het labo, en
bij aankomst in de bewaarinstelling.

Deze informatie wordt gedocumenteerd in de logistieke software, en op die manier kan telkens zowel door VIAA als door de bewaarinstelling steeds nagegaan worden waar een drager zich bevindt.

Zowel de barcode van de drager, de barcode van de verzameldoos als de barcode van de transportbak worden in deze logistieke software opgenomen, zodanig dat bijvoorbeeld bij in ontvangst nemen door de transportfirma niet elke drager gescand moet worden, maar enkel de transportbakken gescand dienen te worden om tijdwinst te boeken. Men kan aan de hand van de logistieke software nagaan welke verzameldozen zich in de transportbakken bevinden en welke dragers zich in de verzameldozen bevinden. De status van een drager wordt op die wijze ook automatisch aangepast.

Resultaten

Ondanks het moeilijke uitgangspunt van 36 bewaarinstellingen op verschillende geografische locaties en met verschillende nummersystemen is VIAA erin geslaagd het logistiek proces aanzienlijk te stroomlijnen. Door het gebruiken van barcodes werd heel wat tijdswinst geboekt. De uniforme nummering met barcodes heeft er toe bijgedragen dat de communicatie tussen de bewaarinstelling, VIAA en het labo veel vlotter verloopt. Men hoeft immers maar naar een door elke partij gekende nummering te verwijzen, en men weet onmiddellijk welke drager bedoeld wordt. Er kan, in het geval van een dringende opvraging, snel achterhaald worden waar een drager zich bevindt in het proces. Dit alles werd mogelijk gemaakt door het hanteren van barcodes die op verschillende momenten in het proces ingescand worden en zo de status van de drager updaten in de logistieke software.

Aanvankelijk werd getracht de barcodes van de transportbakken niet te gebruiken om de handelingen in het proces nog verder te reduceren, maar na het vertrek van de eerste batch dragers bleek dit in de praktijk niet haalbaar. Op vraag van het digitaliseringslabo werden ook de barcodes van de transportbakken opgenomen in de logistieke software.

Het gebruiken van barcodescanners bleek in de praktijk ook een aantal problemen mee te brengen. Omdat barcodescanners functioneren als een toetsenbord, is de omzetting naar letters en cijfers afhankelijk van de land- en taalinstellingen van de computer waarop deze aangesloten is. Omdat alle 36 partners in dit project elk over een eigen computer beschikten (MAC of PC) met verschillende lands-en taalinstellingen (Qwerty of Azerty, Belgisch Punt, Nederlands, English US, English UK), bleek het configureren van de barcodescanners in de praktijk een lastige klus. Gelukkig kondenwe op een goede support rekenen van de firma waar wij de barcodescanners aangekocht hadden. Eén van de problemen die ontstonden bij een verkeerde configuratie waren underscores in de barcodes die ingelezen werden als een uitroepteken. Om dit probleem te vermijden werd in onze logistieke software voor het veld van de barcode een 'masked field input' ingebouwd die automatisch het vijfde en negende teken omzet in een underscore.

Dankzij het op maat laten maken van de logistieke software kon deze volledig aan onze wensen beantwoorden en was het mogelijk om specifieke problemen zoals met de barcodescanners snel op te lossen.

Momenteel werden er reeds zo'n 25.000 dragers voorzien van een barcode en geregistreerd. Tegen het einde van het project "Golf 1" zal dat voor zo'n 180.000 dragers gebeurd zijn.

Door de goede ervaring met het werken met barcodes, zal VIAA deze manier van werken zeker verder zetten in de toekomst.

Bronnen

Aanverwante gevalstudies:

Contactgegevens

noortje@packed.be
T 32(0)22171405