Publicatie:AIDA
AIDA is een consortium van erfgoedinstellingen dat door samenwerking en het poolen van kennis en middelen, strategieën en oplossingen wil ontwikkelen voor de preservatie en terbeschikkingstelling van digitale privaatrechtelijke archieven. Het AIDA-consortium ontwikkelt een zevental diensten voor de noden van de partners. AIDA doet dit met een open blik naar de volledige cultureelerfgoedsector en zet zich in om kennis en functionaliteiten beschikbaar te maken aan andere stakeholders.
| Titel | AIDA (Voorkeurstitel) |
| Locatie | |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2018 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
AIDA vertrekt vanuit een coöperatieve visie waarbij een oplossing wordt gemaakt en onderhouden voor en door de partners. AIDA deelt kennis met de erfgoedsector en bouwt in samenwerking met partners aan een actieve gemeenschap voor digitale privaatrechtelijke archieven.
AIDA wil de volgende diensten verlenen:
- Het AIDA netwerk faciliteren. Het netwerk onderhoudt de volledige AIDA-werking en functioneert als kennisnetwerk voor digitale preservering.
- Strategie ontwikkelen voor preservatie, selectie en toegang.
- Captatie ondersteunen van digitale archieven van oude dragers.
- Opnemen (ingest) van digitale archieven in een preserveringssysteem.
- Digitale archieven veilig opslaan.
- Digitale archieven preserveren, zodat ze authentiek, integer, vindbaar en bruikbaar blijven.
- Digitale archieven bereikbaar maken via API voor flexibel hergebruik.
AIDA ontwikkelt deze diensten voor de noden van de partners (zie bijlage beschrijving van de partners). We ontwikkelen deze diensten zoveel mogelijk binnen bestaande voorzieningen (meemoo), conform standaarden (eArchiving/E-ARK) en in overeenstemming met AIDA’s waardenpropositie (zie bijlage AIDA waardenpropositie). AIDA doet dit met een open blik naar de volledige cultureel-erfgoedsector en zet zich in om kennis en functionaliteiten beschikbaar te maken aan andere stakeholders (zie bijlage beschrijving van de stakeholders).
Werkplan AIDA in de beleidsperiode 2024-2028
Voor de beleidsperiode 2024-2028 heeft AIDA een werkplan opgesteld dat focust op twee domeinen:
- Organisatie & beleid
- Preserveringssysteem & Digital Repair Café
Deze domeinen zijn een belangrijk fundament waarop de verdere werking van AIDA kan worden gebaseerd. In de komende beleidsperiode wil AIDA zich daarom toeleggen op het opzetten van een robuuste interne organisatie, op haar plaats en vernetwerking in het erfgoedlandschap en op de ingebruikname van een stabiel preservatiesysteem.
We werken daarmee gericht aan onderstaande diensten uit AIDA’s bredere dienstenpakket, die voor AIDA’s partners op dit moment ook de meest urgente nood uitmaken:
- Het AIDA netwerk faciliteren. Het netwerk onderhoudt de volledige AIDA-werking en functioneert als kennisnetwerk voor digitale preservering.
- Strategie ontwikkelen voor preservatie, selectie en toegang.
- Captatie ondersteunen van digitale archieven van oude dragers.
- Opnemen (ingest) van digitale archieven in een preserveringsysteem.
- Digitale archieven veilig opslaan.
- Digitale archieven preserveren, zodat ze authentiek, integer, vindbaar en bruikbaar blijven.
- Digitale archieven bereikbaar maken via API voor flexibel hergebruik.
Domein 1: Organisatie & beleid
Context
AIDA’s leden
We streven naar een uitbreiding van het aantal leden en gebruikers van AIDA. Een hoger ledenaantal levert een grotere schaal van middelen en personeel op en zal de positie en dienstverlening van AIDA als speler in de erfgoedsector versterken. We houden hiermee rekening bij de opzet van AIDA’s interne organisatie
AIDA als aanbieder van kennis en diensten
Er zijn veel organisaties die gebruik willen maken van AIDA’s diensten, zonder dat het voor hen haalbaar of opportuun is om volledig lid te worden (met de financiële bijdragen die dit veronderstelt). AIDA streeft ernaar diensten zoveel mogelijk naar hen open te stellen. De wijze waarop dit kan wordt op dit moment onderzocht in SCALA fase II.
Een specifieke dienst van AIDA is het opbouwen en delen van kennis. Wij geloven sterk in transparantie en open communicatie als basis van vertrouwen tussen partners en externe organisaties. Door de organisatie van workshops en demo’s willen we de AIDA-kennis delen met de stakeholders en kennisuitwisseling mogelijk maken tussen verschillende spelers. We doen dit samen met partners Archiefpunt en meemoo.
AIDA’s interne organisatie
AIDA functioneert op dit moment als een samenwerking tussen verschillende instellingen. Voor de verdere ontwikkeling van AIDA hebben we via SCALA fase 1 een eerste zicht kunnen krijgen op de kosten van de AIDA-werkprocessen.
De kostenstructuur zal in SCALA fase 2 (2022-2023) verder worden uitgeklaard door het uitschrijven van een dienstenpakket. Met behulp van consultancy zullen we de scenario’s onderzoeken over het kader waarbinnen AIDA zich kan organiseren. Volgende scenario’s werden hierbij gedefinieerd:
- AIDA organiseren als een samenwerking gebaseerd wederzijds engagement (huidige situatie).
- AIDA organiseren als een consortium, geformaliseerd door een overeenkomst.
- AIDA organiseren als een consortium, geformaliseerd door een overeenkomst, waarbij een AIDA-partner optreedt als ‘organisational home’ (inzake rechtspersoon, personeel, budgetbeheer, huisvesting of andere diensten).
- AIDA organiseren als consortium met een eigen rechtspersoon, binnen een ‘organisational home’ (inzake huisvesting en andere diensten).
- AIDA organiseren als consortium met een eigen rechtspersoon, volledig op zichzelf staand.
We onderzoeken hierbij ook of meemoo of Archiefpunt als ‘organisational home’ kunnen fungeren.
In 2024-2028 willen we het scenario implementeren dat als meest opportuun naar voren komt uit het SCALA-project.
AIDA in het veld
Op dit ogenblik is AIDA een potentiële nieuwe speler op vlak van digitale erfgoedpreservatie. Op verschillende domeinen is afstemming nodig:
- Op landelijk vlak houden we rekening met de positie van AIDA t.o.v. andere al dan niet commerciële spelers die de ambitie hebben om een dienstverlening aan te bieden aan erfgoedspelers, zoals DAV en LIAS, maar ook Data Matters, Divault etc.
- Bij de Vlaamse Overheid is er een bezorgdheid dat investeringen onnodig dubbel zullen gebeuren.
- Op niveau van de individuele instelling zijn er tot slot mogelijk superstructuren aanwezig met een eigen digitaal archiveringsbeleid, zoals dit geldt voor CAVA en Letterenhuis met resp. de VUB en Felixarchief van Stad Antwerpen.
AIDA zal in de uitbouw van haar werking rekening houden met deze beleidscontext. De verhouding met andere spelers uit het brede veld zal bovendien verder worden uitgeklaard in fase II van SCALA.
Doelstellingen
Binnen het domein ‘organisatie en beleid’ werken we aan volgende doelstellingen.
- We zetten een stabiele organisatie voor AIDA op basis van de bevindingen van SCALA fase II.
- We werken aan een sterke positie in het Vlaamse erfgoedlandschap door continue dialoog met het departement en andere spelers en streven naar complementariteit met andere aanbieders van oplossingen.
- We bouwen AIDA uit tot een constructieve en open aanbieder van oplossingen en kennis over digitaal archiveren voor de erfgoedsector met een focus op samenwerking en kennisdeling.
- We breiden het ledenaantal van AIDA in de beleidsperiode 2024-2028 uit.
Domein 2: Preserveringssysteem & Digital Repair Café
Context
Een piloot preserveringssysteem werd opgezet tijdens SCALA fase 1. Dit pilootsysteem is gebouwd op infrastructuur van meemoo en werd na een evaluatie adequaat bevonden om gedurende de eerste jaren aan de preserveringsnoden van de AIDA-partners te voldoen, mits enkele aanpassingen.De focus van dit preserveringssysteem lag op born digital privaatrechtelijke archieven, omdat de partners voor deze archieven de grootste noden ondervinden.
In 2024-2028 willen we met AIDA het preserveringssysteem overzetten van een testomgeving naar een productieomgeving, met ondersteuning van meemoo als infrastructuurpartner en van KEEP Solutions als technische partner. De collectiebeherende partners van AIDA stellen zich tot doel om gedurende de volledige beleidsperiode een significant aandeel van hun born-digital archieven te preserveren binnen het preserveringssysteem.
Naast het piloot preserveringssysteem investeerde AIDA de voorbije periode in een gemeenschappelijk labo om data van verouderde digitale dragers te capteren , het Digital Repair Café. AIDA staat in voor het onderhoud van het Digital Repair Café en promoothet gebruik ervan, zowel bijpartners als andere stakeholders die ad hoc gebruik willen maken van de infrastructuur.
Om de ingebruikname van het preserveringssysteem en het Digital Repair Café te stimuleren, ontwikkelt AIDA een dienstenpakket voor AIDA-partners en stakeholder.
Doelstellingen
Binnen het domein ‘preserveringssysteem’ werken we aan volgende doelstellingen.
- AIDA bouwt de piloot, ontwikkeld binnen het SCALA-project, uit tot een preserveringssysteem waarmee de collecties van digitale privaatrechtelijke archieven voor alle AIDA-partners op duurzame wijze kunnen worden gepreserveerd. Voor de noodzakelijke systeeminfrastructuur gaan we via het AIDA-samenwerkingsverband een samenwerking aan met meemoo. We blijven tijdens 2024-2028 de focus leggen op born-digital privaatrechtelijke archieven.
- De collectiebeherende partners preserveren een significant aandeel van hun born-digital archieven in het door AIDA voorziene preserveringssysteem.
- AIDA onderhoudt het Digital Repair Café om data van oude dragers te capteren en stimuleert het gebruik ervan bijstakeholders buiten het AIDA-consortium.
- AIDA ontwikkelt en implementeert een dienstenpakket dat de collectiebeherende partners bij het digitaal archiveren ondersteunt.
Bijlages
Bijlage 1: Beschrijving van de partners
De initiatiefnemende organisaties van AIDA zijn ADVN, Amsab-ISG, AMVB, Archiefpunt, AVG-Carhif, CAVA, Letterenhuis, meemoo en Vlaams Architectuurinstituut. De inbreng van deze partners in AIDA en het gebruik dat ze van het samenwerkingsverband wensen te maken in de volgende beleidsperiode, verschilt.
ADVN, Amsab-ISG, AMVB, Letterenhuis en Vlaams Architectuurinstituut zijn culturele archiefinstellingen die werken binnen het kader van het cultureel-erfgoeddecreet. Zij bewaren digitale privaatrechtelijke archiefcollecties die een professionele preservatie vereisen en hebben besloten samen te werken binnen AIDA om kennis en middelen samen te brengen met dit doel.
Meemoo biedt als dienstverlener voor digitale archivering technische, inhoudelijke en projectmatige ondersteuning voor de AIDA-werking. Meemoo’s archiefsysteem biedt de infrastructuur voor de werking van AIDA’s preservatiesysteem, voor de opzet van proefprojecten en voor de digitale opslag van de gepreserveerde digitale archieven. Voor meemoo is de samenwerking binnen AIDA een opportuniteit om het aanbod van oplossingen aan zijn stakeholders te verbreden en verdiepen.
Archiefpunt is het centraal platform voor privaatrechtelijke archieven. Zij vervullen een rol m.b.t. de ontsluiting van de gepreserveerde archieven en de verspreiding van kennis binnen de erfgoedsector. Voor Archiefpunt biedt de samenwerking binnen AIDA mogelijkheden om zijn dienstverlening m.b.t. privaatrechtelijke archieven uit te breiden naar het digitale domein.
AVG-Carhif en CAVA zijn archiefinstellingen die mede-initiatiefnemer zijn van AIDA, maar in de komende beleidsperiode zullen zij niet in dezelfde mate bijdragen. Voor AVG-Carhif is de vereiste financiële bijdrage niet haalbaar. CAVA zal de preservatie van digitale archieven realiseren in samenwerking met DAV. Beide instellingen wensen nauw bij AIDA betrokken te blijven om kennis uit te wisselen en om wanneer nodig ad hoc gebruik te maken van AIDA-functionaliteiten. CAVA zal zich bv. engageren om kennis uit te wisselen over hun traject met DAV, zodat een interessante kruisbestuiving kan ontstaan.
De wijze waarop deze partners participeren aan AIDA ligt nog niet vast. IIn SCALA fase II onderzoeken we hoe de samenwerking tussen deze partners verder kan worden georganiseerd.
Bijlage 2: Beschrijving van de stakeholders
De werking van AIDA richt zich op instellingen die archieven bewaren voor het algemeen belang en die privaatrechtelijke digitale archieven in hun collectie hebben. Het gaat om volgende types organisaties:
- Archieven, musea, bibliotheken en documentatiecentra die privaatrechtelijke digitale archieven bewaren als hun kerntaak, zoals documentatiereeksen, of volledige digitale archieven van actoren als kunstenaars, onderzoekers etc.
- Overheidsarchieven die collecties privaatrechtelijke digitale archieven bewaren
- Publieke spelers die een oplossing zoeken voor de preservatie van het eigen digitale archief: Universiteiten, hogescholen, kunstenorganisaties, onderzoeksinstellingen, niet-collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisaties etc.
- Private personen of organisaties die digitale archieven of collecties bewaren en deze willen openstellen voor het algemeen belang
Private personen of bedrijven die collecties beheren om de eigen werking te ondersteunen zijn potentiële stakeholders maar vallen op dit moment buiten scope, m.u.v. personen of bedrijven die een overeenkomst hebben met een AIDA-lid.
Tot slot richt AIDA zich met zijn kennisnetwerk ook op niet-collectiebeherende cultureel-erfgoedinstellingen die ondersteunende functies vervullen, zoals landelijke dienstverlenende rollen en erfgoedcellen. Nauw verwant aan deze categorie zijn ook andere dienstverleners inzake digitale collecties. Met hen zoekt AIDA synergieën en kennisuitwisseling om het aanbod van preservatiediensten te verbreden.
| Aansluiting bij AIDA | AIDA werkt in de eerste plaats voor collectiebeherende instellingen die privaatrechtelijk digitaal archiefmateriaal willen preserveren en toegankelijk houden voor hergebruik. Gezien de coöperatieve opzet van AIDA is het belangrijk dat deze stakeholders als aangesloten lid substantieel bijdragen aan de werking van AIDA. Het gaat hier dus om stakeholders die een strategisch belang hebben in medezeggenschap in de preservatie van hun digitale privaatrechtelijke archieven. |
| Gebruik maken van AIDA’s preserveringsfunctionaliteit op ad-hoc basis | Volledig lidmaatschap van AIDA veronderstelt een bijdrage die niet voor iedere collectiebeherende instelling haalbaar of wenselijk is, omdat de investering te zwaar weegt, omdat de instelling een andere strategie volgt, of omdat de bijdrage niet in verhouding is tot het aantal privaatrechtelijke digitale archieven in de collectie.
AIDA wil voor deze instellingen een dienstenmodel ontwikkelen waarbij ze voor een specifiek project of archief gebruik kunnen maken van AIDA’s preserveringsfunctionaliteiten, zonder dat hiervoor onmiddellijk volledig lidmaatschap bij AIDA is vereist. |
| Aansluiten of gebruik maken van AIDA’s kennisnetwerk | Binnen de cultureel-erfgoedsector leeft een grote nood aan meer kennis over de preservatie van digitale privaatrechtelijke archieven. Door publicatie van kennis en de organisatie van workshops of andere educatieve activiteiten willen we kennis aanbieden over dit thema aan de sector. |
Bijlage 3: AIDA waardenpropositie
De diensten die AIDA aanbiedt, worden gekenmerkt door de volgende waarden:
- Evenwichtige klant/leverancier relatie
- AIDA poolt middelen om toegang te krijgen tot duurzame en kwaliteitsvolle tools.
- AIDA poolt kennis om de duurzame dienstverlening door technische partners te bewaken.
- Autonomie
- AIDA zorgt ervoor dat partners niet afhankelijk worden van specifieke leveranciers en dienstverleners. AIDA vermijdt vendor lock-in.
- AIDA streeft naar een netwerk waarin nieuwe partners eenvoudig kunnen toetreden en vertrekken, zonder dat dit een significante impact heeft op de vertrekkende partner, de andere partners of het AIDA netwerk als geheel.
- Expertise/experiment
- AIDA ondersteunt partners bij de kwaliteitsvolle invulling van hun kerntaak als beheerder van digitale archieven.
- AIDA ondersteunt partners bij de technische en organisatorische aspecten van digitale preservering en waakt erover dat partners voldoende kennis en expertise in huis hebben om optimaal van de diensten gebruik te maken.
- AIDA biedt partners de ruimte om te experimenteren met nieuwe strategieën en methodes voor digitale preservering.
- Controle/inspraak/transparantie
- AIDA gebruikt technologie die open, vrij en goed gedocumenteerd is. De implementatie ervan gebeurt op een transparante manier.
- AIDA garandeert partners inspraak in technische en beleidsmatige keuzes.
- AIDA garandeert partners inspraak en controle bij de bepaling van de kost van de oplossing.
- AIDA consolideert kennis over digitale preservering zowel binnen het AIDA netwerk als binnen de brede erfgoedsector.
- Vertrouwen/gedeeld belang
- AIDA heeft een coöperatief beheersmodel, dwz dat de AIDA-diensten door de partners ontwikkeld en beheerd worden. Dit garandeert dat keuzes steeds in het belang van alle partners worden gemaakt. AIDA is geen loutere uitwisseling van diensten tegen geld. De diensten worden verleend voor de partners door de partners, vanuit een gedeeld belang.
- AIDA streeft naar de opbouw van vertrouwen bij de eindgebruikers van digitaal archief, door archiefvormers en de overheid aan te tonen dat capture, ingest, bewaring en preservering op een betrouwbare manier gebeurt. AIDA maakt dit concreet door partners te ondersteunen bij hun certificering als digitaal depot.
Bijlage 4: AIDA Historiek
AIDA ontstond in 2018 als een gedeeld werkplan van de negen partners voor de beleidsperiode van 2019-2024. Het werkplan vertrok van een analyse van het Scoremodel en had als doel om vooruitgang te boeken op alle preservatie-aspecten van primair belang. Daartoe zette AIDA in 2019-2024 een aantal initiatieven op:
- De beleidsteksten m.b.t. digitale preservering van de AIDA-leden werden tegen het licht gehouden.
- We bezochten en bevroegen verschillende instellingen met ontwikkelde digitale depots, zoals de Zeeuwse Archieven, IISG, de Europese Commissie enz. We bevroegen verschillende netwerken m.b.t. digitale preservatie zoals OCUL en de Archivematica gebruikersgroep voor Nederland en Vlaanderen. We namen deel aan het Archivematica Camp in Amsterdam.
- Een labo voor de captatie van data van oude dragers werd gecreëerd: ‘Digital Repair Café’.
- Met SCALA fase 1 bouwden we een proof-of-concept preservatiesysteem en brengen we de technische vereisten en financiële impact in kaart voor het opzetten en onderhouden van zo’n systeem. Alle opgedane kennis borgen we op een Github-pagina.
- Met SCALA fase 2 onderzochten we scenario’s waarmee de samenwerking op een duurzame wijze kan worden georganiseerd. Dit traject loopt tot 31 augustus 2023.
Deze initiatieven hebben geresulteerd in een blauwdruk voor de realisatie van de zeven AIDA-diensten. De AIDA-partners wensen in de volgende beleidsperiode de AIDA-werking op een structurele basis te organiseren.