Publicatie:Digitale strategie Erfgoedcel Haspengouw

Samenvatting

Meemoo startte begin 2022 met een groep van 20 erfgoedcellen een traject met als doel de opmaak van een digitale strategie. Het traject werd opgestart als een reeks van een vijftal online korte werksessies waarbij de erfgoedcellen stapsgewijs werden ingewijd in de opmaak van een digitale strategie. De hoop was dat op het einde van het traject een aantal erfgoedcellen door het maken van tussentijds (begeleid) huiswerk een afgewerkte digitale strategie zou kunnen voorleggen. Eén van de erfgoedcellen die deelnam aan het traject was Erfgoedcel Haspengouw. Een downloadlink naar hundigitale strategie vind je op deze pagina.

Referentie

Titel	Digitale strategie Erfgoedcel Haspengouw (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	Erfgoedcel Haspengouw
Jaar van uitgave	2022
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

Auteur

An-Katrien Jacobi (Erfgoed Haspengouw), met de medewerking van Bart Magnus (meemoo), Alina Saenko (meemoo) en Rony Vissers (meemoo)

Contact: Erfgoed Haspengouw, Diesterstraat 1, 3800 Sint-Truiden, e-mail: info@erfgoedhaspengouw.be

Download

Je kunt de digitale strategie van Erfgoedcel Haspengouw downloaden door HIER te klikken.

Intro

Algemene missie organisatie

Zelfbewust en samen zorg dragen voor cultureel erfgoed in Haspengouw! Dát is de ambitieuze uitdaging die Erfgoed Haspengouw met veel goesting samen met de Haspengouwse erfgoedgemeenschappen aanpakt. Als dynamische bruggenbouwer zorgt Erfgoed Haspengouw met competente dienstverlening en ondersteuning op maat voor duurzame intergemeentelijke verbindingen. De erfgoedgemeenschappen groeien door onze (h)erkenning en waardering tot competente erfgoedzorgers die het verleden voor vandaag en morgen we(c)(k)ken.

Algemene visie organisatie

Erfgoed Haspengouw (EH) is het intergemeentelijk samenwerkingsverband tussen Alken, Bilzen, Borgloon, Gingelom, Heers, Hoeselt, Kortessem, Nieuwerkerken, Riemst, Sint- Truiden, Voeren en Wellen en staat voor een ondernemend, lokaal geïntegreerd en integraal cultureel-erfgoedbeleid in de 12 gemeenten. Hierbij ligt de focus op de duurzame erfgoedzorg en ontsluiting van bewonerserfgoed, religieus en agrarisch cultureel erfgoed.

Door de bundeling van de krachten en middelen kan EH verder uitgroeien tot dé professionele, dienstverlenende en beleidsondersteunende organisatie voor het lokale cultureel-erfgoedveld in Haspengouw. Hiervoor zet EH de middelen van het CE-convenant1 en de financiële bijdrage van de gemeenten op een verantwoorde manier in en zoekt EH naar bijkomende financiering. In de werking zijn goed bestuur, efficiënte kennisdeling en -borging, duurzame erfgoedzorg en publieksgerichte ontsluiting, digitale communicatie, participatie, diversiteit én waardering de hefbomen voor de groei en bloei van de lokale erfgoedgemeenschappen.

Deze elementen zitten ook vervat in het sprekende logo van Erfgoed Haspengouw: de open we(c)kpot spoort enerzijds aan om het cultureel erfgoed samen te brengen, het veilig en respectvol te borgen met zorg voor de specifieke noden en behoeften en anderzijds om het te delen en voor iedereen toegankelijk te maken. Met de slagzin ‘wek je verleden’ is het beeldmerk in woorden gevat.

Het erfgoed-ecogram van EH is ondertussen een fijnmazig netwerk met actieve ecosystemen. EH neemt met verve de rol van inspirerende bruggenbouwer op en ijvert voor meer cross-oversamenwerkingen en intergemeentelijke verbindingen. EH blijft inzetten op sterke en kwalitatieve dienstverlening en laagdrempelige ondersteuning om de professionalisering van de vele enthousiaste erfgoedgemeenschappen continu te voeden en te stimuleren. Erfgoed Haspengouw (h)erkent en waardeert dit belangeloze engagement o.a. via het subsidiereglement voor cultureel-erfgoedinitiatieven en inhoudelijke/logistieke ondersteuning op maat. Erfgoedpraat Haspengouw en Rendez-Vous zetten maximaal in op expertisedeling en -borging. De participatieve projectwerking rond onderwerpen in de drie thema’s stimuleert de gedrevenheid in lokaal onderzoek en versterkt de betrokkenheid.

De verdere ontwikkeling van gezamenlijke duurzame erfgoedzorg voor het CE staat centraal. De intensieve inventarisatie- en registratietrajecten in de voorbije jaren hebben de noodzaak ervan bevestigd. EH zet samen met de professionele en (boven)lokale partners verder in op deze trajecten, op de ontwikkeling van coherente collectieplannen en op maximale ondersteuning. Deze vormen de basis voor het opstellen van een accuraat depotprofiel en onderzoek naar depotwerking. Met extra middelen zal EH hiervoor nauw samenwerken met museum DE MINDERE en de Stroopfabriek. Daarnaast versterkt EH zijn digitale maturiteit, ook ten dienste van de (collecties van) actoren.

De maatschappelijke en culturele gemeenschappen in de 12 gemeenten nodigen uit tot verbreding van de experimenteerruimte voor creatieve co-creaties in erfgoededucatie. De verworven expertise met de CEB’s2 is de ideale voedingsbodem voor nieuwe initiatieven, in samenwerking met (boven)lokale ervaringsdeskundigen en de diverse gemeenschappen.

EH wil een zo breed mogelijke participatie en betrokkenheid van de inwoners van Haspengouw genereren om de toekomst van het lokale cultureel erfgoed en de levendige werking errond veilig te stellen.

Visie digitale werking

EH zet in op sterke en kwalitatieve dienstverlening en laagdrempelige ondersteuning om de professionalisering en digitale maturiteit van de vele enthousiaste erfgoedgemeenschappen continu te voeden en te stimuleren. De focus ligt hierbij op het aanmoedigen en faciliteren van digitale registratie, digitalisering, digitale ontsluiting en het onderling uitwisselen van digitale ervaringen. EH neemt de rol van inspirerende bruggenbouwer op tussen organisaties met een landelijke dienstverlenende rol m.b.t. digitaal erfgoed (bv. meemoo, Archiefpunt, FARO en de Vlaamse Erfgoedbibliotheken) en de vrijwilligers in het lokale erfgoedveld. Daarnaast wil EH de kennis en vaardigheden voor digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed bij haar medewerkers versterken en inzetten op efficiënte digitale processen.

Noden

Content

1. Zowel het reeds aanwezige als het toekomstige eigen foto- en audiovisueel materiaal van EH moeten een gestandaardiseerde beschrijving hebben.

2. De auteursrechtelijke status en mogelijke andere gebruiksbeperkingen op zowel het eigen foto- en audiovisueel materiaal als de bijbehorende metadata moeten op een gestandaardiseerde manier gedocumenteerd zijn.

3. Zowel het eigen foto- en audiovisueel materiaal als de bijbehorende metadata moeten zodanig bewaard worden dat ze niet verloren gaan en leesbaar blijven.

Erfgoedgemeenschap

4. De lokale cultureel-erfgoedactoren moeten hun roerende erfgoedcollecties op een kwaliteitsvolle manier digitaliseren en beschrijven met het oog op preservering, online toegang en hergebruik.

5. De lokale cultureel-erfgoedactoren moeten hun (digitale) collecties op een zo duurzaam mogelijke manier bewaren.

6. De lokale cultureel-erfgoedactoren moeten hun (digitale) collecties op een zo duurzaam mogelijke ontsluiten en een grotere online zichtbaarheid geven.

7. De lokale cultureel-erfgoedactoren moeten meer kennis, ervaring en expertise m.b.t. hun digitale werking hebben.

Inkomsten

8. EH moet aan subsidiënten (Raad van Bestuur, Vlaamse overheid) rapporteren over de voortgang en de impact van haar digitale werking die met de beschikbare middelen wordt gerealiseerd.

Organisatie

9. EH moet een goed zicht hebben op de collecties en de bijhorende noden en behoeften van de lokale cultureel-erfgoedactoren aanwezig in haar werkingsgebied.

10. Het EH-team moet zelf betere kennis en vaardigheden hebben m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed.

11. De interne digitale processen van EH in het kader van de loketfunctie, uitleendienst, organisatie van projecten en informatiedoorstroom moeten op een efficiënte manier verlopen.

Principes

Beoogde ervaringen

Content

1. Het EH-team kan op eenvoudige wijze de metadata van het eigen foto- en audiovisueel materiaal doorzoeken, en vindt daarbij ook informatie over de auteursrechtelijke status en mogelijke andere gebruiksbeperkingen.

2. Het brede publiek kan het materiaal waarvan de auteursrechtelijke status en gebruiksbeperkingen dat toelaten raadplegen en waar mogelijk hergebruiken.

3. Het tweedimensionaal erfgoed van lokale cultureel-erfgoedactoren is op een kwalitatieve manier gedigitaliseerd zodat preservering, online toegang en hergebruik mogelijk is.

Erfgoedgemeenschap

3. De lokale cultureel-erfgoedactoren verbeteren de duurzaamheid van de bewaring van hun (digitale) collecties en maken daarbij, waar mogelijk, gebruik van de diensten van derden.

4. De lokale cultureel-erfgoedactoren maken een beschrijving over hun collectie online vindbaar via hun eigen website of bestaande externe platformen (bv. Archiefpunt).

5. De lokale cultureel-erfgoedactoren maken gebruik van hun eigen website of de platformen van derden om hun collecties online toegankelijk te maken voor het publiek.

6. Lokale cultureel-erfgoedactoren krijgen inzicht in het bereik van hun online ontsloten collecties.

7. De Lokale cultureel-erfgoedactoren verwerven meer kennis expertise, ervaring en expertise m.b.t. digitale werking doordat ze die onderling met elkaar delen.

Inkomsten

8. EH rapporteert periodiek aan de subsidiënten over de voortgang en impact van haar digitale werking.

9. EH kan aan de subsidiënten duidelijk maken dat de in de digitale werking geïnvesteerde middelen effectief en efficiënt gebruikt worden.

Organisatie

10. EH heeft een actueel beeld van de noden en verwachtingen m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed van de lokale cultureel-erfgoedactoren.

11. EH weet waar collecties zitten die nood hebben aan digitalisering en/of duurzame digitale bewaring en ontsluiting.

12. Meerdere leden van het EH-team hebben gedegen kennis en vaardigheden m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed, zodat EH op dat vlak niet afhankelijk is van één medewerker.

13. EH-medewerkers registreren op een efficiënte manier de adviesvragen die ze via e-mail en per telefoon ontvangen, wijzen ze toe aan een collega en volgen hun status op. 14. Alle EH-medewerkers beheersen de interne processen in kader van de uitleendienst.

15. De verschillende EH-medewerkers delen onderling hun kennis over de voortgang van digitaliserings- en andere digitaalerfgoedprojecten.

Methodes

Content

1. Alle nieuwe en reeds aanwezige foto- en audiovisuele bestanden worden voorzien van een unieke bestandsnaam, die gelinkt wordt aan een bijbehorende beschrijving.

2. Alle nieuwe en reeds aanwezige foto- en audiovisuele bestanden worden in een rekenblad beschreven op een manier die compatibel is met het metadatamodel van meemoo.

3. In het rekenblad worden ook de auteursrechtelijke status en de eventuele andere gebruiksbeperkingen gedocumenteerd op een maximaal gestandaardiseerde manier.

4. Er wordt regelmatig gecontroleerd of de bestandsnamen en de metadata door de verschillende EH-medewerkers correct worden aangemaakt.

5. Batches foto- en audiovisueel materiaal stromen op regelmatige basis door naar het meemoo-archief voor duurzame bewaring.

Erfgoedgemeenschap

6. EH sensibiliseert de lokale cultureel-erfgoedactoren m.b.t. een tweedimensionaal erfgoed met het oog op .

7. De uitleendienst van EH stelt aan de lokale cultureel-erfgoedactoren professioneel materiaal ter beschikking die hen in staat stelt om tweedimensionaal materiaal te digitaliseren volgens een kwaliteitsnorm die voldoet om preservering, online toegang en hergebruik te verzekeren.

8. EH biedt aan de lokale cultureel-erfgoedactoren de vorming digitaliseren voor vrijwilligers en een bijhorende toolbox (project COP DIGI) aan.

9. EH maakt een doorverwijspagina op haar website naar informatie over digitale archiefzorg en collectiebeheer.

10. EH maakt mogelijkheden voor (gedeeltelijke) collectieontsluiting bekend via haar website.

11. EH organiseert een vorming m.b.t. digitale ontsluitingsmogelijkheden.

12. EH spoort aan tot het ontsluiten (en dus ook het beschrijven) van private archieven en collecties in de databank van Archiefpunt.

13. EH stimuleert lokale cultureel-erfgoedactoren om hun erfgoed te ontsluiten (en dus ook registreren en te beschrijven) op Erfgoedplus of opvolger, organiseert infomomenten, zoekt vrijwilligers om de invoer te doen en volgt de ontsluiting (en invoer) op.

14. EH organiseert een traject voor lokale cultureel-erfgoedactoren die de instroom van hun digitaal erfgoed in het meemoo-archief moet faciliteren.

15. EH stimuleert de lokale cultureel-erfgoedactoren om bijdragen te leveren aan het project CODE-X van Histories.

16. De uitwisseling van kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitale werking is een vast agendapunt tijdens netwerkmomenten zoals Erfgoedpraat.

17. Tijdens vormingen wordt tijd voorzien voor de uitwisseling van kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitale werking.

18. EH communiceert good practices van lokale cultureel-erfgoedactoren via doorverwijspagina op de EH-website.

19. Een vrijwilligerspool met kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitaliseren of ontsluiten ondersteunt andere lokale cultureel-erfgoedactoren.

Inkomsten

20. Regelmatige rapportering over de digitale werking van EH naar haar Raad van Bestuur.

21. Opname van een overzicht van de vormingen en netwerkmomenten (en hun bijbehorende deelnemersaantallen) m.b.t. de digitale werking van lokale cultureel-erfgoedactoren in het jaarverslag.

22. Rapportering over de besteding van financiële middelen voor de realisatie van de digitale strategie van EH in het jaarverslag.

Organisatie

23. Online en/of telefonische bevraging van lokale cultureel-erfgoedactoren.

24. Eén-op-één gesprekken met lokale cultureel-erfgoedactoren over digitale werking en de bijhorende noden op korte en langere termijn.

25. Opstellen van een ‘digitaal profiel’ per lokale cultureel-erfgoedactor bij een eerste contact en actualiseren van dat profiel aan het einde van beleidsperiode.

26. EH stimuleert haar medewerkers om hun kennis en vaardigheden m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed verder te ontwikkelen door vorming te volgen en van interne en externe collega’s te leren.

27. Het gebruik van een CRM-systeem.

28. Het gebruik van de beschikbare functionaliteiten van Microsoft 365 (o.a. Forms, Teams-kanaal cubeco en RvB, Word-sjablonen, gepersonaliseerde communicatie door verzendlijsten,...).

29 Periodiek verslag over de voortgang van digitaliserings- en andere digitaalerfgoedprojecten op EH-teammeetings.

30. Het uitschrijven van de workflow uitleendienst met oog voor het maximaal benutten van de functies van Microsoft 365, en die communiceren aan alle EH-medewerkers.

Doelstellingen

Content

Doelstelling 1: EH registreert haar eigen foto- en audiovisueel materiaal, houdt de metadata actueel en bewaart zowel de metadata als de content op een duurzame manier.

Noden:

• N1.1: Zowel het reeds aanwezige als het toekomstige eigen foto- en audiovisueel materiaal van EH moeten een gestandaardiseerde beschrijving hebben.
• N1.2: De auteursrechtelijke status en mogelijke andere gebruiksbeperkingen op zowel het eigen foto- en audiovisueel materiaal als de bijbehorende metadata moeten op een gestandaardiseerde manier gedocumenteerd zijn.
• N1.3: Zowel het eigen foto- en audiovisueel materiaal als de bijbehorende metadata moeten zodanig bewaard worden dat ze niet verloren gaan en leesbaar blijven.

Beoogde ervaringen:

• E1.1: Het EH-team kan op eenvoudige wijze de metadata van het eigen foto- en audiovisueel materiaal doorzoeken, en vindt daarbij ook informatie over de auteursrechtelijke status en mogelijke andere gebruiksbeperkingen.
• E1.2: Het brede publiek kan het materiaal waarvan de auteursrechtelijke status en gebruiksbeperkingen dat toelaten raadplegen en waar mogelijk hergebruiken.

Methode:

• M1.1: Alle nieuwe en reeds aanwezige foto- en audiovisuele bestanden worden voorzien van een unieke bestandsnaam, die gelinkt wordt aan een bijbehorende beschrijving.
• M1.2: Alle nieuwe en reeds aanwezige foto- en audiovisuele bestanden worden in een rekenblad beschreven op een manier die compatibel met het metadatamodel van meemoo.
• M1.3: In het rekenblad worden ook de auteursrechtelijke status en de eventuele andere gebruiksbeperkingen gedocumenteerd op een maximaal gestandaardiseerde manier.
• M1.4: Er wordt regelmatig gecontroleerd of de bestandsnamen en de metadata door de verschillende EH-medewerkers correct worden aangemaakt.
• M1.5: Batches foto- en audiovisueel materiaal stromen op regelmatige basis door naar het meemoo-archief voor duurzame bewaring.

Succesfactoren:

• S1.1: Er zijn richtlijnen beschikbaar voor de gestandaardiseerde aanmaak van de unieke bestandsnamen van de nieuwe en reeds aanwezige foto- en audiovisuele bestanden, en voor het maken van de koppeling met de bijbehorende beschrijvingen.
• S1.2: Er zijn overeenkomsten of schriftelijke afspraken tussen EH en degenen die bestanden aanleveren.
• S1.3: Er zijn contractuele afspraken over de overdracht van vermogensrechten tussen werknemers van EH naar EH.
• S1.4: Er is een Excel-sjabloon met bijbehorende richtlijnen beschikbaar om de nieuwe en reeds aanwezige foto- en audiovisuele bestanden op een gestandaardiseerde manier te beschrijven, inclusief de auteursrechtelijke status en eventuele gebruiksbeperkingen.
• S1.5: De documentatie m.b.t. auteursrechtelijke status en eventuele gebruiksbeperkingen wordt periodiek gecontroleerd en geactualiseerd wanneer de auteursrechtelijke status en eventuele gebruiksbeperkingen wijzigen.
• S.1.6: Er is zowel een samenwerkingsovereenkomst tussen EH en meemoo over de duurzame bewaring van het foto- en audiovisuele materiaal als een uitgetekende procedure die door de EH-medewerkers gevolgd wordt voor de instroom van het materiaal in het meemoo-archief.
• S1.7: De EH-medewerkers beschikken over de nodige tijd om de registratie, het actueel houden van de metadata als de instroom in het meemoo-archief periodiek te realiseren.
• S1.8: Eén EH-medewerker neemt een superviserende / controlerende rol m.b.t. de registratie, het actueel houden van de metadata en de instroom in het meemoo-archief op.

Indicatoren:

• I1.1: Het aantal foto’s en audiovisuele bestanden voorzien van een gestandaardiseerde, unieke bestandsnaam.
• I1.2: Het aantal foto’s en audiovisuele bestanden dat gestandaardiseerd is beschreven op een manier die compatibel is met het metadatamodel van meemoo.
• I1.3: Het aantal foto’s en audiovisuele bestanden waarvan op een gestandaardiseerde manier de auteursrechtelijke status en eventueel gebruiksbeperkingen zijn gedocumenteerd.
• I1.4: Het aantal foto’s en audiovisuele bestanden die met bijbehorende metadata zijn ingestroomd in het meemoo-archief.
• I1.5: Het aantal opgeslagen foto’s en audiovisuele bestanden en bijbehorende metadata die verloren zijn gegaan of onleesbaar zijn geworden.

Erfgoedgemeenschap

Doelstelling 2: De lokale cultureel-erfgoedactoren digitaliseren en beschrijven hun tweedimensionaal erfgoed met de nodige kennis en vaardigheden.

Noden:

• N2.1: De lokale cultureel-erfgoedactoren moeten hun roerende erfgoedcollecties op een kwaliteitsvolle manier digitaliseren en beschrijven met het oog op preservering, online toegang en hergebruik.

Beoogde ervaringen:

• E2.1: Het tweedimensionaal erfgoed van lokale cultureel-erfgoedactoren is op een kwalitatieve manier gedigitaliseerd zodat preservering, online toegang en hergebruik mogelijk is.

Methode:

• M2.1: EH sensibiliseert de lokale cultureel-erfgoedactoren m.b.t. een kwaliteitsvolle digitalisering en beschrijving van tweedimensionaal erfgoed met het oog op preservering, online toegang en hergebruik.
• M2.2: De uitleendienst van EH stelt aan de lokale cultureel-erfgoedactoren professioneel materiaal ter beschikking die hen in staat stelt om tweedimensionaal materiaal te digitaliseren volgens een kwaliteitsnorm die voldoet om preservering, online toegang en hergebruik te verzekeren.
• M2.3: EH biedt aan de lokale cultureel-erfgoedactoren de vorming digitaliseren voor vrijwilligers en een bijhorende toolbox (project COP DIGI) aan.

Succesfactoren:

• S2.1: EH stelt aan de lokale cultureel-erfgoedactoren een vormingspakket en een toolbox digitaliseren voor vrijwilligers beschikbaar die vanuit de COP DIGI worden aangeboden.
• S2.2: De EH-uitleendienst beschikt over het nodig professioneel materiaal om aan lokale cultureel-erfgoedactoren ter beschikking te stellen voor de digitalisering van tweedimensionaal materiaal.
• S2.3: De lokale cultureel-erfgoedactoren hebben een visie i.v.m. de noodzaak om hun tweedimensionaal erfgoed te digitaliseren.
• S2.4: De lokale cultureel-erfgoedactoren beschikken over de nodige kennis om een eigen registratie- en digitaliseringstraject op te starten en hun tweedimensionaal erfgoed op een kwaliteitsvolle manier te beschrijven en te digitaliseren zodat preservering, online toegang en hergebruik mogelijk is.
• S2.5: De lokale cultureel-erfgoedactoren weten hoe het professionele materiaal voor digitalisering van de uitleendienst op een gepaste manier te gebruiken.

Indicatoren:

• I2.1: Het aantal deelnemers aan vormingen digitaliseren voor vrijwilligers.
• I2.2: Het aantal raadplegingen van de toolbox digitaliseren voor vrijwilligers via de EH-website.
• I2.3: Het aantal ontleningen van de fotografiekoffer voor de digitalisering van tweedimensionaal erfgoed.
• I2.4: Het aantal sensibiliseringsgesprekken met bestuursleden over het digitaliseren en beschrijven van hun tweedimensionaal erfgoed.
• I2.5: Het aantal lokale cultureel-erfgoedactoren dat zelf op een kwaliteitsvolle manier tweedimensionaal erfgoed digitaliseert en beschrijft.

Doelstelling 3: De lokale cultureel-erfgoedactoren maken zoveel mogelijk gebruik van bestaande platformen voor de duurzame opslag en ontsluiting van hun digitale collecties.

Noden:

• N3.1: De lokale cultureel-erfgoedactoren moeten hun (digitale) collecties op een zo duurzaam mogelijke manier bewaren.
• N3.2: De lokale cultureel-erfgoedactoren moeten hun (digitale) collecties op een zo duurzaam mogelijke manier ontsluiten en een grotere online zichtbaarheid geven.

Beoogde ervaringen:

• E3.1: De lokale cultureel-erfgoedactoren verbeteren de duurzaamheid van de bewaring van hun (digitale) collecties en maken daarbij, waar mogelijk, gebruik van de diensten van derden.
• E3.2: De lokale cultureel-erfgoedactoren maken een beschrijving over hun collectie online vindbaar via hun eigen website of bestaande externe platformen (bv. Archiefpunt).
• E3.3: De lokale cultureel-erfgoedactoren maken gebruik van hun eigen website of de platformen van derden om hun collecties online toegankelijk te maken voor het publiek.
• E3.4: Lokale cultureel-erfgoedactoren krijgen inzicht in het bereik van hun online ontsloten collecties.

Methode:

• M3.1: EH maakt een doorverwijspagina op haar website naar informatie over digitale archiefzorg en collectiebeheer.
• M3.2: EH maakt mogelijkheden voor (gedeeltelijke) collectieontsluiting bekend via haar website.
• M3.3: EH organiseert een vorming m.b.t. digitale ontsluitingsmogelijkheden.
• M3.4: EH spoort aan tot het ontsluiten (en dus ook het beschrijven) van private archieven en collecties in de databank van Archiefpunt.
• M3.5: EH stimuleert lokale cultureel-erfgoedactoren om hun erfgoed te ontsluiten (en dus ook registreren en te beschrijven) op Erfgoedplus of opvolger, organiseert infomomenten, zoekt vrijwilligers om de invoer te doen en volgt de ontsluiting (en invoer) op.
• M3.6: EH organiseert een traject voor lokale cultureel-erfgoedactoren die de instroom van hun digitaal erfgoed in het meemoo-archief moet faciliteren.
• M3.7: EH stimuleert de lokale cultureel-erfgoedactoren om bijdragen te leveren aan het project CODE-X van Histories.

Succesfactoren:

• S3.1: De nieuwe versie van Archiefbank maakt het mogelijk om op een laagdrempelige en efficiënte manier archieven en collecties van lokale cultureel- erfgoedactoren te registreren.
• S.3.2: De nieuwe Vlaamse erfgoeddatabanken staan op punt zodat de collectieregistratiemogelijkheden die Erfgoedplus vandaag biedt op een laagdrempelige en efficiënte manier worden gecontinueerd.
• S3.2: Er is een samenwerkingsovereenkomst tussen meemoo en EH die het contentpartnerschap van EH regelt en de instroom van digitaal erfgoed van lokale culturele-erfgoedactoren via EH in het meemoo-archief mogelijk maakt.
• S3.3: Histories zet de uitwerking van het project CODE-X voort.
• S3.4: De lokale cultureel-erfgoedactoren hebben een visie i.v.m. de noodzaak om hun digitale collecties duurzaam te bewaren en te ontsluiten.
• S3.5: De lokale cultureel-erfgoedactoren zijn op de hoogte van (overkoepelende) oplossingen voor de duurzame bewaring en/of ontsluiting van hun erfgoed.
• S3.5: De lokale cultureel-erfgoedactoren krijgen logistieke (uitleendienst FARO en EH) en financiële ondersteuning door eigen gemeente bij de uitbouw van hun digitale werking.
• S3.6: De lokale cultureel-erfgoedactoren hebben voldoende kennis over de auteursrechtelijke status van hun collectie, de bescherming van persoonsgegevens en eventuele contractuele beperkingen.
• S3.7: De lokale cultureel-erfgoedactoren hebben hun collectie op voldoende mate beschreven zodat een kwalitatieve online ontsluiting mogelijk is.

Indicatoren:

• I3.1: Het aantal sensibiliseringsgesprekken met bestuursleden over de duurzame opslag en ontsluiting van digitale collecties.
• I3.2: Het aantal bezoekers van de doorverwijspagina op de EH-website.
• I3.3: Het aantal deelnemers aan de vorming over digitale ontsluitingsmogelijkheden.
• I3.4: Het aantal lokale heemkundige kringen met een archiefbeschrijving op Archiefpunt.
• I3.5: Het aantal ontsloten (deel)collecties via Erfgoedplus of opvolger.
• I3.6: Het aantal bestanden van lokale heemkundige kringen die via EH instromen in het meemoo-archief.

Doelstelling 4: Lokale cultureel-erfgoedactoren wisselen kennis, ervaring en expertise m.b.t. hun digitale werking uit.

Noden:

• N4.1: De lokale cultureel-erfgoedactoren moeten meer kennis, ervaring en expertise m.b.t. hun digitale werking hebben.

Beoogde ervaringen:

• E4.1: De lokale cultureel-erfgoedactoren verwerven meer kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitale werking doordat ze die onderling met elkaar delen.

Methode:

• M4.1: De uitwisseling van kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitale werking is een vast agendapunt tijdens netwerkmomenten zoals Erfgoedpraat.
• M4.2: Tijdens vormingen wordt tijd voorzien voor de uitwisseling van kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitale werking.
• M4.3: EH communiceert good practices van lokale cultureel-erfgoedactoren via doorverwijspagina op de EH-website.
• M4.4: Een vrijwilligerspool met kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitaliseren of ontsluiten ondersteunt andere lokale cultureel-erfgoedactoren.

Succesfactoren:

• S4.1: De organisatie van netwerkmomenten met aandacht voor input en uitwisseling rond digitale werking.
• S4.2: De organisatie van vormingen.
• S4.3: Er zijn voldoende lokale cultureel-erfgoedactoren die beschikken over de nodige kennis, ervaring en expertise m.b.t. hun digitale werking, en die bereid zijn om die te delen met hun collega’s (bv. vanuit een vrijwilligerspool).

Indicatoren:

• I4.1: Het aantal netwerkmomenten waarop kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitale werking wordt uitgewisseld.
• I4.2: Het aantal vormingen waarop kennis, ervaring en expertise m.b.t. digitale werking wordt uitgewisseld.
• I4.3: Het aantal keren dat “digitale” vrijwilligers worden ingezet ter ondersteuning van andere lokale cultureel-erfgoedactoren.
• I4.4: Het aantal good practices van lokale cultureel-erfgoedactoren op de doorverwijspagina van de EH-website.

Inkomsten

Doelstelling 5: EH heeft een duidelijk beeld van de voortgang en impact van de realisatie van haar digitale strategie.

Noden:

• N5.1: EH moet aan subsidiënten (Raad van Bestuur, Vlaamse overheid) rapporteren over de voortgang en de impact van haar digitale werking die met de beschikbare middelen wordt gerealiseerd.

Beoogde ervaringen:

• E5.1: EH rapporteert periodiek aan de subsidiënten over de voortgang en impact van haar digitale werking.
• E5.2: EH kan aan de subsidiënten duidelijk maken dat de in de digitale werking geïnvesteerde middelen effectief en efficiënt besteed worden.

Methode:

• M5.1: Regelmatige rapportering over de digitale werking van EH naar haar Raad van Bestuur.
• M5.2: Opname van een overzicht van de vormingen en netwerkmomenten (en hun bijbehorende deelnemersaantallen) m.b.t. de digitale werking van lokale cultureel- erfgoedactoren in het jaarverslag.
• M5.3: Rapportering over de besteding van financiële middelen voor de realisatie van de digitale strategie van EH in het jaarverslag.

Succesfactoren:

• S5.1: Beschikbaarheid van gegevens over de vormingen en netwerkmomenten in functie van de digitale werking.
• S5.2: Beschikbaarheid van gegevens over de besteding van financiële middelen aan de realisatie van de digitale strategie van EH.
• S5.3: Beschikbaarheid van gegevens over de mate waarin lokale cultureel- erfgoedactoren vooruitgang maken in hun eigen digitale werking.

Indicatoren:

• I5.1: Het aantal keren dat over de digitale werking van EH gerapporteerd wordt op bijeenkomsten van de Raad van Bestuur.
• I5.2: De aanwezigheid van informatie over de digitale werking in het jaarverslag van EH.

Organisatie

Doelstelling 6: EH heeft zicht op de (digitale) erfgoedcollecties in haar werkingsgebied en de bijhorende noden en verwachtingen van de lokale cultureel-erfgoedactoren.

Noden:

• N6.1: EH moet een goed zicht hebben op de collecties en de bijhorende noden en behoeften van de lokale cultureel-erfgoedactoren aanwezig in haar werkingsgebied.

Beoogde ervaringen:

• E6.1: EH heeft een actueel beeld van de noden en verwachtingen m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed van de lokale cultureel-erfgoedactoren.
• E6.2: EH weet waar collecties zitten die nood hebben aan digitalisering en/of duurzame digitale bewaring en ontsluiting.

Methode:

• M6.1: Online en/of telefonische bevraging van lokale cultureel-erfgoedactoren.
• M6.2: Eén-op-één gesprekken met lokale cultureel-erfgoedactoren over digitale werking en de bijhorende noden op korte en langere termijn.
• M6.3: Opstellen van een ‘digitaal profiel’ per lokale cultureel-erfgoedactor bij een eerste contact en actualiseren van dat profiel aan het einde van beleidsperiode.

Succesfactoren:

• S6.1: De bereidheid van de lokale cultureel-erfgoedactoren om mee te werken aan de bevraging en gesprekken.
• S6.2: De mate waarin de lokale cultureel-erfgoedactoren zelf een visie hebben m.b.t. hun digitale werking en een goed beeld hebben van hun noden en verwachten m.b.t. de digitalisering van en de omgang met hun digitale collecties.
• S6.3: Voldoende kennis en expertise bij de EH-medewerkers om de input die door de cultureel-erfgoedactoren wordt aangereikt op een gepaste manier te verwerken (en vervolgens om te zetten in gepaste acties).

Indicatoren:

• I6.1: Het aantal respondenten van de online en telefonische bevraging.
• I6.2: Het aantal één-op-één gesprekken.
• I6.3: Het aantal lokale cultureel-erfgoedactoren waarvan door EH-medewerkers een ‘digitale profiel’ is opgemaakt (en geactualiseerd).

Doelstelling 7: EH versterkt bij haar medewerkers de kennis en vaardigheden voor digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed.

Noden:

• N7.1: Het EH-team moet zelf betere kennis en vaardigheden hebben m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed.

Beoogde ervaringen:

• E7.1: Meerdere leden van het EH-team hebben gedegen kennis en vaardigheden m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed, zodat EH op dat vlak niet afhankelijk is van één medewerker.

Methode:

• M7.1: EH stimuleert haar medewerkers om hun kennis en vaardigheden m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed verder te ontwikkelen door vorming te volgen en van interne en externe collega’s te leren.

Succesfactoren:

• S7.1: EH heeft een beter zicht op de kennis en vaardigheden m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed die zij intern dient op te bouwen, en voor welke kennis en vaardigheden ze beroep kan doen op de ondersteuning van meemoo en andere expertise-organisaties.
• S7.2: De EH-medewerkers voorzien voldoende tijd in hun werkplanning om hun kennis en vaardigheden m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed te verbeteren.
• S7.3: De beschikbaarheid van vormingen die aansluiten bij de noden van de EH-medewerkers.

Indicatoren:

• I7.1: Het aantal door de EH-medewerkers gevolgde vormingen.
• I7.2: De door de EH-medewerkers bestede tijd om kennis en vaardigheden m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed te verbeteren.
• I7.3: De opname van de benodigde kennis en vaardigheden m.b.t. digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed in de functieprofielen van de EH-medewerkers.

Doelstelling 8: EH zet in op efficiënte digitale processen binnen haar werking.

Noden:

• N8.1: De interne digitale processen van EH in het kader van de loketfunctie, uitleendienst, organisatie van projecten en informatiedoorstroom moeten op een efficiënte manier verlopen.

Beoogde ervaringen:

• E8.1: EH-medewerkers registreren op een efficiënte manier de adviesvragen die ze via e-mail en per telefoon ontvangen, wijzen ze toe aan een collega en volgen hun status op.
• E8.2: Alle EH-medewerkers beheersen de interne processen in kader van de uitleendienst.
• E8.3: De verschillende EH-medewerkers delen onderling hun kennis over de voortgang van digitaliserings- en andere digitaalerfgoedprojecten.

Methode:

• M8.1: Het gebruik van een CRM-systeem.
• M8.2: Het gebruik van de beschikbare functionaliteiten van Microsoft 365 (o.a. Forms, Teams-kanaal cubeco en RvB, Word-sjablonen, gepersonaliseerde communicatie door verzendlijsten,...).
• M8.3: Periodiek verslag over de voortgang van digitaliserings- en andere digitaalerfgoedprojecten op EH-teammeetings.
• M8.4: Het uitschrijven van de workflow uitleendienst met oog voor het maximaal benutten van de functies van Microsoft 365, en die communiceren aan alle EH- medewerkers.

Succesfactoren:

• S8.1: De beschikbaarheid van een CRM-systeem en van Microsoft 365.
• S8.2: Een betere kennis van de mogelijkheden van een CRM-systeem en Microsoft 365 (bv. het gebruik van voorwaardelijke opmaak in Excel en van sjablonen in Word.)
• S8.3: De interne processen in het kader van de uitleendienst zijn duidelijk uitgeschreven.

Indicatoren:

• I8.1: Het aantal adviesvragen, contacten en organisaties die in CRM zijn geregistreerd.
• I8.2: Het aantal verslagen over de voortgang van digitaliserings- en andere digitaalerfgoedprojecten op teammeetings.
• I8.3: Het aantal dossiers over de realisatie van digitaliserings- en andere digitaalerfgoedprojecten in het gebruikte CRM-systeem.
• I8.4: Het aantal vormingen die EH-medewerkers hebben gevolgd m.b.t. het gebruik van CRM en Microsoft 365.

Acties 2022 - 2023

Content

Doelstelling 1: EH registreert haar eigen foto- en audiovisueel materiaal, houdt de metadata actueel en bewaart zowel de metadata als de content op een duurzame manier.

Acties 2022:

• Metadata Levenswandeling
• Metadata 50_ samen met collega’s wegwerken
• Tweede batch meemoo bepalen (foto’s Storysongs en cthruWALLS?)

Acties 2023:

• Fotodatabank NAS: minstens 2000 bestanden van metadata voorzien
• Tweede batch meemoo laten instromen

Erfgoedgemeenschap

Doelstelling 2: De lokale cultureel-erfgoedactoren digitaliseren en beschrijven hun tweedimensionaal erfgoed met de nodige kennis en vaardigheden.

Acties 2022:

• Afwerking handleiding en toolbox
• Digitaliseren voor vrijwilligers
• Vorming Digitaliseren voor vrijwilligers in november
• Verdere bekendmaking handleiding en tools Digitaliseren voor vrijwilligers via website en mailing
• Aankoop reprozuil en licentie Photoshop en Lightroom voor uitleendienst

Acties 2023:

• 3 verenigingen helpen bij opstart digitaliseringstraject foto’s en oude documenten en opstelling materiaal.

Doelstelling 3: De lokale cultureel-erfgoedactoren maken zoveel mogelijk gebruik van bestaande platformen voor de duurzame opslag en ontsluiting van hun digitale collecties.

Acties 2022:

• Uitbouw webpagina EHBD
• 2 HK begeleiden bij opstart gebruik Google Drive
• Oproep tot beschrijving van archief op archiefpunt: minstens 3 nieuwe (WG WO II Heers, RADOC en Landrada)

Acties 2023:

• Vorming Code-X?
• Begeleiding min 1 vereniging met instroom meemoo?

Doelstelling 4: Lokale cultureel-erfgoedactoren wisselen kennis, ervaring en expertise m.b.t. hun digitale werking uit.

Acties 2022:

• Tafel digitale werking op erfgoedpraat
• Namen van twee “digitale vrijwilligers” die andere HK kunnen contacteren voor ondersteuning + oproep digitale vrijwiliigers via Give a Day?

Acties 2023:

• Good pratices verzamelen op website
• Verdere uitbouw digitale vrijwilligers
• Tafel digitale werking op erfgoedpraat

Inkomsten

Doelstelling 5: EH heeft een duidelijk beeld van de voortgang en impact van de realisatie van haar digitale strategie.

Acties 2022:

• Overzicht in jaarverslag
• Overzicht in werking per gemeente
• Digitale werking als agendapunt op rvb

Acties 2023:

• Overzicht in jaarverslag ● Overzicht in werking per gemeente
• Digitale werking als agendapunt op rvb

Organisatie

Doelstelling 6: EH heeft zicht op de (digitale) erfgoedcollecties in haar werkingsgebied en de bijhorende noden en verwachtingen van de lokale cultureel-erfgoedactoren.

Acties 2022:

• Persoonlijke gesprekken met HK
• Opvolging en nazorg gesprekken
• Verwerking antwoorden vragenlijst

Acties 2023:

• Verwerking digitale profielen

Doelstelling 7: EH versterkt bij haar medewerkers de kennis en vaardigheden voor digitalisering en de omgang met digitaal erfgoed.

Acties 2022:

• Vorming EGapp
• TTT Digitaliseren voor vrijwilligers
• Opleiding MAM meemoo

Acties 2023:

• -

Doelstelling 8: EH zet in op efficiënte digitale processen binnen haar werking.

Acties 2022:

• Vorming Teams
• Voorbereiding opbouw CRM
• Workflow uitleen EH en FARO uitschrijven

Acties 2023:

• Opbouw CRM en migratie vanuit Assist