Publicatie:Digitalisering architectuurtijdschriften
| Titel | Digitalisering architectuurtijdschriften (Voorkeurstitel) |
| Locatie | |
| Uitgever | [www.vai.be Vlaams Architectuurinstituut]
|
| Jaar van uitgave | 2017 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
Auteur(s)
Wim Lowet, archivaris/projectleider van het Vlaams Architectuurinstituut
Status
Zes architectuurtijdschriften zijn gedigitaliseerd, waarvan er vier online raadpleegbaar zijn. Bekijk voor een overzicht van alle online Belgische architectuurtijdschriften: https://www.architectuurarchiefvlaanderen.be/nl/artikel/belgische-architectuurtijdschriften-online
Probleemstelling
Architectuurtijdschriften vormen een waardevolle bron voor de studie van de architectuurgeschiedenis en worden daarom veel opgevraagd. Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven coördineerde sinds 2008 een registratie- en ruilproject van de holdings van architectuurtijdschriften in verschillende Vlaamse bibliotheken. Ruilbare dubbels werden geïdentificeerd, tussen de bibliotheken geruild en de nieuwe bezitsgegevens werden ingevoerd in Antilope, de collectieve catalogus tijdschriften in Belgische wetenschappelijke bibliotheken.
Het feit dat de tijdschriften enkel fysiek geraadpleegd konden worden binnen de bibliotheek- of archiefinstellingen was uiteraard niet bevorderlijk voor de valorisatie van de tijdschriften. Bovendien dateert veel van het materiaal van voor de Tweede Wereldoorlog en heeft het te lijden onder het veelvuldige gebruik. Door digitalisering kunnen deze problemen worden opgelost. Met behulp van OCR (Optical Character Recognition) kan de doorzoekbaarheid van het tijdschrift bovendien enorm worden bevorderd.
Uitvoering en methode
Expert meeting
Op 26 juni 2012 organiseerde het CVAa (toenmalige erfgoedafdeling van het Vlaams Architectuurinstituut) samen met partnerbibliotheken en de Dienst Monumenten & Landschappen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een expert meeting voor belanghebbenden uit heel België.
De workshop was gericht op reflectie en praktische uitwisseling van kennis omtrent het digitaliseren van tijdschriften ter voorbereiding van een digitaliseringsproject. De workshop wilde mensen samenbrengen die al ervaring hadden met dergelijke projecten, uit Belgische en buitenlandse instellingen, zoals Cité de l’architecture et du patrimoine (Parijs) en de Koninklijke Bibliotheek (Den Haag). Daarnaast nodigden we mensen uit die op termijn mogelijk als partner bij de digitalisering betrokken zouden willen worden, in functie van de valorisering van hun eigen collecties en/of de wetenschappelijke ontsluiting ervan.
Partnerschap
In vervolg op de expert meeting werd een partnerschap gecreëerd tussen het CVAa, de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, de Universiteitsbibliotheek Gent en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek. De bibliotheken stelden hun collectie ter beschikking voor digitalisering en boden tevens aan in te staan voor de langetermijnopslag van de ingescande tijdschriften.
Er werd gekozen om te werken volgens het principe “scan once for all purposes” en dus te scannen aan hoge kwaliteit. Op die manier werd het gedigitaliseerde tijdschrift niet enkel een interessant zoekinstrument, maar ook een hoogwaardige conservatiekopie, die ervoor zorgt dat het fysieke tijdschrift veel minder moet worden geraadpleegd.
Vanuit dit oogpunt, de conservatie van belangrijk Belgisch cultureel erfgoed, diende de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, met de drie genoemde partners, een subsidieaanvraag in bij de Koning Boudewijnstichting en het Fonds Baillet Latour die door de stichting werd gehonoreerd.
Selectie van tijdschriften en materiaalvoorbereiding
Naar aanleiding van de expert meeting stelden het CVAa en de Directie Monumenten & Landschappen (Brussels Hoofdstedelijk Gewest) een lijst samen van de belangrijkste Belgische architectuurtijdschriften bewaard in Belgische bibliotheken.
Op basis van het bezit van de partnerbibliotheken, het beschikbare budget en de zeldzaamheid, gebruikswaarde en historische waarde van de tijdschriften, werd aanvankelijk een selectie gemaakt van drie tijdschriften: Bâtir, L’Emulation en L’Habitation à bon marché.
Na prijsopvraging bleek het budgettair mogelijk om nog een vierde omvangrijk tijdschrift te digitaliseren, L’Ossature métallique. In een tweede vervolg konden nog twee andere tijdschriften worden ingescand: Bulletin des métiers d’art en Bouwkunst en Wederopbouw.
Om een goed beeld te krijgen op de omvang en structuur van de tijdschriften werd van ieder tijdschrift een materiaalvoorbereidingsdocument opgemaakt in Excel. Beschrijvende metadata als jaargang, editie en aantal pagina’s werden geregistreerd. Op die manier kregen we zicht op de tijdschriftstructuur en de aanwezigheid van hiaten in de collectie. Waar edities ontbraken, werd gekeken hoe deze konden worden opgevuld. Voor L’Ossature Métallique konden bijv. enkele ontbrekende edities uit de collectie van de Universiteitsbibliotheek Gent digitaal worden aangevuld met behulp van de collectie van de vzw Infosteel, de rechtsopvolger van de oorspronkelijke uitgever.
Het opstellen van deze materiaalvoorbereidingen was een arbeidsintensief proces, dat werd uitgevoerd door een medewerker van het CVAa. Een goede materiaalvoorbereiding is echter een noodzakelijk instrument om snel te kunnen inspelen op vragen van het digitaliseerbedrijf en om de opgeleverde tijdschriften op een efficiënte manier te controleren.
Lastenboek
Het lastenboek vormt het fundament voor de samenwerking met het digitaliseerbedrijf. Het lastenboek bevat gedetailleerde omschrijvingen m.b.t.:
• Het proces en de projectplanning
• Logistiek
• De specificaties waaraan de aangeleverde bestanden moeten voldoen
• De vereiste kwaliteit van het scanproces en de OCR
• De vereiste structurele, administratieve, technische en beschrijvende metadata
• Verantwoordelijkheden bij fouten
Voor de samenstelling van het lastenboek werd intensief samengewerkt tussen de partners. Ook kon er veel worden geleerd uit het project “Nieuws van de Groote Oorlog”, dat tegelijkertijd werd uitgevoerd door VIAA.
Bepalingen m.b.t. scankwaliteit
Met betrekking tot scankwaliteit werd ervoor geopteerd om de tijdschriften te laten inscannen conform de richtlijnen Metamorfoze Light. Metamorfoze Light opteert voor iets minder strakke richtlijnen inzake kleurnauwkeurigheid dan de standaard Metamorfoze-richtlijn. Voor de digitalisering van de betrokken architectuurtijdschriften volstond deze norm.
Bepalingen m.b.t. metadata
Om de doorzoekbaarheid van het tijdschrift te verhogen, werd ervoor gekozen om in het lastenboek bepalingen op te nemen aangaande de ontsluiting van de tijdschriften op artikelniveau. De beschrijvende metadata voor tijdschriftedities en –artikels werden opgevraagd in de MODS-standaard. Voor de structurele metadata werd ervoor gekozen om deze te laten aanleveren in METS. METS laat toe om het verband tussen alle bestanden (masterbestanden, raadpleegbestanden, OCR-bestanden) te registreren. Ook de beschrijvingen in MODS konden worden geïntegreerd in de METS-bestanden en gekoppeld aan de betrokken bestanden. Als basis METS-template werd dat van het Australian newspaper digitisation program gebruikt, uitgevoerd door de National Library of Australia.
Digitalisering en controle
Na uitsturen van het lastenboek werd de digitaliseringsopdracht gegund aan het bedrijf Acmis. Voor de start van de eigenlijke digitalisering werd een editie als proef ingescand om het digitaliseringsproces helemaal af te stemmen op de vereiste normen. Na een eerste oplevering door de leverancier volgde een controlefase. De controle omvatte volgende aspecten:
1. De aanwezigheid van alle vereiste bestandstypes
2. De validiteit van de aangeleverde bestanden
3. De correctheid van bestands- en foldernamen
4. De checksums
5. De OCR
6. De beschrijvende metadata
7. De volledigheid van de opdracht
8. De kwaliteit van de scans
Voor enkele zaken, zoals de OCR-controle, was het enkel haalbaar om dit via steekproef te realiseren. Om een verantwoorde steekproef te nemen, baseerden we ons op de norm MIL-STD-105E. Dat deze controle nodig is, bleek al snel toen enkele problemen aan het licht kwamen. In een tweede fase werden deze door het digitaliseringsbedrijf rechtgezet.
Ontsluiting van de scans
De ontsluiting van de gedigitaliseerde tijdschriften was de verantwoordelijkheid van de partnerbibliotheken. De Universiteitsbibliotheek Gent ontsluit de tijdschriften via haar online catalogus. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience doorloopt momenteel een traject om de tijdschriften uit haar collectie te ontsluiten via het DAM-systeem dat door de stad Antwerpen wordt ontwikkeld.
In afwachting van een ontsluiting op artikelniveau, worden de tijdschriften door beide bibliotheken voorlopig ontsloten op editieniveau.
Communicatie
Tijdens de digitalisering werd op de CVAa-website een dossier bijgehouden (bereikbaar via www.architectuurtijdschrift.be) met een stand van zaken van het project. Ook verwante informatie, zoals reeds gedigitaliseerde architectuurtijdschriften uit binnen- en buitenland werden via dit kanaal gecommuniceerd.
De belanghebbenden van dit project en de bibliotheken die ook de gedigitaliseerde tijdschriften in hun collectie hadden werden tevens op de hoogte gehouden via gerichte mailings.
De resultaten van de digitalisering werden een eerste maal aan het publiek getoond tijdens een lezing over twintigste-eeuwse architectuurtijdschriften in de historische Nottebohmzaal.
Nazorg
De ervaringen en kennis die met dit project zijn opgedaan, werden verzameld in een kennisdocument voor intern gebruik. Dit laat het CVAa toe om de opgedane expertise te hergebruiken in volgende digitaliseringsprojecten en gerichter advies te geven aan partners met digitaliseringsplannen.
Daarnaast blijven we de evoluties m.b.t. het auteursrecht opvolgen.
Resultaten
Dankzij dit project zijn zes architectuurtijdschriften van voor 1945 gedigitaliseerd. Vier ervan zijn nu ook online raadpleegbaar. Alle bestanden worden door de vier partners gedeeld. Informatie over dit en aanverwante projecten is online raadpleegbaar via de URL www.architectuurtijdschrift.be, die blijvend wordt geüpdatet wanneer nieuwe gedigitaliseerde tijdschriften beschikbaar komen.
Lessons learned voor volgende digitaliseringsprojecten
Probeer fouten tijdens scanning en post-processing zoveel mogelijk te vermijden
Wanneer tijdschriften per jaargang ingebonden zijn, is het voor het bedrijf dat de post-processing doet niet altijd even duidelijk wanneer een editie (tijdschriftnummer) stopt of eindigt. Dit vereist een erg gedetailleerde materiaalvoorbereiding. Nog beter is het om het begin en einde van een editie in een boekband aan te geven met een vel zuurvrij papier. Zie ook het digitaliseringsproject van Belgische frontblaadjes, kranten en tijdschriften uit de Eerste Wereldoorlog.
Voer zoveel mogelijk kwaliteitscontrole uit tijdens het digitaliseringsproces en werk samen met gespecialiseerde partners
Wanneer kwaliteitscontrole pas wordt uitgevoerd op het einde van het digitaliseringsproces, bestaat de kans dat er zich fouten voortdoen die hadden kunnen worden vermeden door tussentijdse controles tijdens het proces. Probeer daarom te voorzien in een regeling waarbij scans tussentijds worden opgeleverd en gecontroleerd, zodat sneller ingegrepen kan worden.
Om te controleren of een scan voldoet aan de Metamorfoze Light-normen, zijn er procedures nodig die voor dit project in België niet werden toegepast. In het kader van het project “Nieuws van de Groote Oorlog” werd een procedure voor kwaliteitscontrole ontwikkeld, die echter veel expertise, tijd en gespecialiseerde software vereist, die aanvankelijk niet in het project waren begroot. Daarnaast vereisen ze verregaande afspraken met het digitaliseerbedrijf voorafgaand aan eigenlijke digitalisering, wat voor dit project niet was gebeurd.
Ook de validering van bestanden is niet eenvoudig, omdat bestandsvalidators niet altijd even betrouwbaar zijn.
Om de kwaliteitscontrole met een grote mate van betrouwbaarheid uit te voeren, is het daarom aangeraden om bij digitaliseringsprojecten waarin een hoge kwaliteit van belang is, samen te werken met een partner die beschikt over de nodige kennis en infrastructuur voor bepaalde aspecten van de kwaliteitscontrole, zoals controle op de metamorfozenormen en de validiteit van de bestanden.
Auteursrecht blijft een probleem
Het grote voordeel van een gedigitaliseerd tijdschrift is dat dit sneller ontsloten kan worden via het web. Omwille van de auteursrechtenproblematiek konden voor dit project echter niet alle tijdschriften op het web gepubliceerd worden. Hou daarom op voorhand bij de selectie van tijdschriften rekening met auteursrechtgevoelig materiaal en maak op voorhand afspraken over de modaliteiten voor ontsluiting via het web.
Bronnen
www.architectuurtijdschrift.be
Contactgegevens
Wim Lowet
Vlaams Architectuurinstituut
Jan Van Rijswijcklaan 155
B-2018 Antwerpen
wim.lowet@vai.be
www.vai.be