Publicatie:Digitalisering van draadspoelen

Samenvatting

In deze gevalstudie vindt u een overzicht van de digitalisering van draadspoelen door het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Ze is grotendeels gebaseerd op gegevens uit de registratie door de Content Providers (CP’s) en de digitalisering door de Service Provider (SP) uit het AMS-registratiesysteem, maar ook gestoeld op eigen ervaringen. VIAA heeft ervoor geopteerd om in deze fase niet de CP’s noch de SP uitgebreid te bevragen naar hun ervaringen bij dit traject, maar houdt dit voor een latere en meer globale evaluatie van Digitaliseringsgolf 2. Hier zal u dus enkel vaststellingen en vergelijkingen terugvinden van de registratie- en de digitaliseringsgegevens, gekoppeld aan de bevindingen van VIAA zelf.

Bij de aanvang van het digitaliseringsproject werd uitgegaan van bepaalde cijfers en voorspellingen wat betreft scope, timing en budget. Deze cijfers waren vaak gebaseerd op schattingen omwille van het onbreken van absolute cijfers bij de Content Partners (CP). Tijdens het verloop van het project werd duidelijk dat de vooropgestelde cijfers qua aantal te digitaliseren dragers zouden wijzigen.

Referentie

Titel	Digitalisering van draadspoelen (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	VIAA
Jaar van uitgave	2016
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

gevalstudie | audiovisuele collecties | digitaal archiveren | geluid |

Auteur(s)

Loes Nijsmans (VIAA)

Status

De digitalisering (en de registratie vooraf) is afgerond. Deze gevalstudie heeft enkel betrekking op de digitalisering. Voor de gevalstudie over de registratie vooraf, klik hier.

De vooropgestelde timing voor de digitalisering was van 20 januari tot 1 juli 2015.

Probleemstelling

Het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) werd opgericht in december 2012. De eerste stap was het in kaart brengen van het audiovisueel materiaal in de collecties van een afgebakende kring  partners. Dit waren de cultureel erfgoedinstellingen die gesubsidieerd worden binnen het Vlaams cultureel-erfgoeddecreet, de regionale omroepen en de openbare omroep. VIAA heeft daarop in 2013 samen met FARO en PACKED een globale inventaris opgemaakt van audiovisueel materiaal dat aanwezig was, door de inventarislijsten, ingevuld door de instellingen zelf, te verzamelen. Op basis van deze cijfers is beslist om te starten met een eerste digitalisering golf van 2 videoformaten (Betacam SP en U-matic) en 2 audioformaten (kwartduims audiotape en compact audiocassette).

In 2014 hebben VIAA en PACKED vzw een tweede kring partners bevraagd: de stadsarchieven van de centrumsteden en de cultureel erfgoedinstellingen die erkend zijn binnen het Vlaams cultureel-erfgoeddecreet. Tegelijkertijd bereidde VIAA haar tweede Digitaliseringsgolf voor met 6 dragerformaten:

• VCR;
• open reel video;
• Betamax;
• audio CD-r;
• wassen rol;
• draadspoel.

De omvang van de digitalisering van de draadspoelen werd op 30 augustus 2014 als volgt vastgelegd:

• VIAA digitaliseert 50 draadspoelen naar het digitaal bestandsformaat Lineair PCM / WAV
• aangezien de duurtijd van de draadspoelen moeilijk te achterhalen is, werd er in de tender uitgegaan van een gemiddelde van 35 minuten per rol, dus in totaal ongeveer 30 uur.
• er zijn 3 content partners uit de cultureel-erfgoedsector betrokken:
  • Letterenhuis;
  • Ugent;
  • KADOC.

Methode

De digitalisering van de draadspoelen werd uitbesteed. Bij de aanbestedingsprocedure kwam het Franse LARHRA (Laboratoire de Recherche Historique Rhône-Alpes) als beste uit de bus voor de digitalisering van dit type audiodrager. Deze Service Provider (SP) stond ook in voor de digitalisering van de wassen rollen voor VIAA.

Testfase

De verschillende stappen van de testfase:

Pilootfase

De verschillende stappen van de pilootfase:

Resultaten

Scope

Er werden door de CP’s 54 draadspoelen aangemeld voor digitalisering, maar er werden door LARHRA maar 53 draadspoelen verwerkt. Er bleek 1 aangemelde draadspoel niet fysiek aanwezig te zijn geweest bij de controle van de batch na aankomst bij de SP, die werd verkeerdelijk geregistreerd door de CP.

Het aantal komt ongeveer overeen met het aantal dat werd vooropgesteld aan het begin van het project. Uiteindelijk kon 1 draadspoel niet gedigitaliseerd worden. Voor 52 draadspoelen ontving VIAA een digitale file.

In de tender ging VIAA uit van een gemiddelde van 35 minuten per draadspoel, dat kwam op een geschatte 30 uur. De 54 geregistreerde draadspoelen vertegenwoordigen volgens de registratie in het totaal 51,5 uur. In totaal is er bijna 42,5 uur gedigitaliseerd, dat getal ligt mooi tussen het aantal uur dat werd geschat in de tender en het aantal geregistreerde uur.

Door uitbreiding van VIAA’s partnergroep in 2015 waren er uiteindelijk meer CP'S die dit soort drager hadden liggen:

• KADOC
• Ugent
• Letterenhuis
• Stadsarchief Kortrijk
• Den AST (Stadsarchief Halle)

Timing

De digitalisering zelf vond uiteindelijk plaats in de tweede helft van 2015 in plaats van in de eerste helft. Dit had vooral te maken met het feit dat de aanbesteding in eerste instantie geen bevredigende offertes had opgeleverd. Toen er vervolgens werd overgeschakeld op een Onderhandelingsprocedure, leverde dit wel een geschikte offerte en een goede samenwerking op.

Materiaal

Voor de verpakking en het transport van de draadspoelen werden geen dozen op maat gemaakt. VIAA recycleerde dozen uit het project Nieuws van de Groote Oorlog, namelijk de Small dozen (290x 225x 150mm) – deze werden ook gebruikt voor de verpakking van de wassen rollen. Die dozen waren nog in voorraad, hadden de juiste afmetingen, en er konden tot 40 draadspoelen in.

In tegenstelling tot eerdere projecten van VIAA werd er deze keer noch een barcode op de drager, noch op de dragerdoos geplakt, en dat omwille van de fragiliteit en de erfgoedwaarde van de drager en de doos. Er werd dus een barcodelabel bevestigd aan een elastiekje dat rond het doosje werd bevestigd met een stukje noppenfolie ertussen ter bescherming. Ook de verpakkingsdozen werden voorzien van een barcode zodat er in elke stap van het proces snel nagegaan kon worden in welke doos een drager zich bevond. Er werden in totaal gebruikt:

• 54 barcodes voor de dragers, er werden er oorspronkelijk 60 besteld dus dat wijkt niet zoveel af van het aantal dat gebruikt is.
• 5 barcodes voor de dozen, dit aantal komt overeen met hetgeen besteld werd bij aanvang van het project.
• 5 verpakkingsdozen, deze dozen waren nog in voorraad van een eerder digitaliseringsproject.