Publicatie:Draaiboek indienen projectsubsidie 'Inhaalbeweging digitale collectieregistratie'
Op uiterlijk 15 oktober 2020 kunnen aanvragen voor een nieuwe subsidieronde ‘inhaalbeweging digitale collectieregistratie’ ingediend worden. Alle praktische informatie en bijhorende documenten kunnen geraadpleegd worden op de webpagina van de projectsubsidie. Omdat het vorig reglement grondig werd geëvalueerd en herzien, geven wij graag nog enkele aandachtspunten en tips mee voor de kandidaat-indieners.
| Titel | Draaiboek indienen projectsubsidie 'Inhaalbeweging digitale collectieregistratie' (Voorkeurstitel) |
| Locatie | |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2020 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
Financiële richtlijnen
Enkel kosten die specifiek gemaakt werden voor de realisatie van het project komen in aanmerking voor subsidiëring. Kosten die onderdeel zijn van de structurele werking van de organisatie komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
Alle vragen met betrekking tot het al dan niet subsidieerbaar zijn van onkosten, mogen rechtstreeks aan het departement CJM voorgelegd geworden.
De vragen mogen gericht worden aan:
- Marc Bastijns, marc.bastijns@vlaanderen.be
- Kristof Vanden Bulcke, kristof.vandenbulcke@vlaanderen.be
Doelgroep & partners
Enkel landelijk erkende collectiebeherende organisaties en de twee cultureel-erfgoedinstellingen (KMSKA en M HKA) komen in aanmerking om een aanvraag in te dienen. Andere organisaties kunnen wel als partner optreden binnen een projectaanvraag, maar kunnen zelf geen hoofdindiener zijn. Zo komen zij toch in aanmerking voor een (deel van) de projectsubsidie. Hiervoor dient de partnerorganisatie(s) de partnerfiche in te vullen.
De hoofdindiener kan een aanvraag met één of meerdere partners indienen of zelf als partner functioneren. Het is toegelaten om als hoofdindiener zelf een aanvraag in te sturen en daarnaast een partnerrol te vervullen binnen een ander project.
Meemoo kan niet als een formele projectpartner optreden. Een samenwerking met Meemoo met betrekking tot bv. expertise-deling, begeleiding of adviesverlening kan echter wel. Deze rol wordt best vermeld en toegelicht in de aanvraag. Ook een samenwerking met andere dienstverlenende organisaties is mogelijk.
Projectmanagement
Gezien de grote nood naar projectbegeleiding, zal dit jaar ook de nodige aandacht besteed worden aan het projectmanagement verbonden aan het ingediende project.
Volgende checklist kan helpen om een helder en concreet projectplan uit te tekenen:
Inbedding in organisatiebeleid:
- Wat zijn de beoogde resultaten van het project en de beoogde opgedane ervaringen?
- Hoe sluit het project aan bij o.a. het collectieplan en de digitale strategie van je organisatie?
- Hoe ga je ervoor zorgen dat de resultaten en opgedane ervaringen een duurzaam karakter krijgen en niet verloren gaan?
Planning:
- Hoe wordt het project opgedeeld in werkpakketten en fases?
- Wat zijn alle timings binnen het project?
- Wat zijn de mijlpalen binnen het project? Wanneer vallen deze?
- Welke deliverables zullen er worden opgeleverd en wanneer?
Middelenbeheer:
- Welke organisaties / personen (intern/extern) worden betrokken bij het project?
- Wie zal welke rol opnemen en is verantwoordelijk voor de uitvoering van welke taken? Wie zal als single point of contact functioneren?
- Wat is de tijdsbesteding per taak per projectpartner/projectmedewerker?
- Wat zijn de kosten gebonden aan de gedefinieerde taken? Maak een onderscheid tussen kosten gedragen door eigen middelen en kosten gedragen door projectsubsidie.
Communicatie:
- Hoe zal er tussen de verschillende partijen en partners gecommuniceerd worden?
- Wat zijn je kanalen en tools?
- Is er een periodiek projectoverleg tussen de partners? Hoe vaak?
- Wie zal het overleg coördineren?
- Hoe koppel je terug naar externe partners?
- Hoe en wanneer ga je communiceren naar het werkveld (bv. cultureelerfgoedsector) over de resultaten van het project en de opgedane ervaringen? Welke deliverables ga je publiceren en waar ga je dat doen?
Risicobeheer:
- Wat zijn de grootste risico’s binnen het project?
- Hoe anticipeer je op die mogelijke risico’s?
- Laat de timing/het project toe om te kunnen schakelen bij onvoorziene problemen? Hoe ga je hiermee om?
- Voorzie je een klankbordgroep met externe adviseurs voor de begeleiding van het project? Zo ja, wie maakt deel uit van die klankbordgroep en hoe vaak komt hij samen?
Criteria
Het departement CJM stelt in kader van de projectsubsidie volgende doelstellingen voorop:
- het gericht wegwerken van achterstanden op het vlak van collectieregistratie;
- het inzetten van de collectiedata als open data en het zichtbaar maken / valoriseren van de collectie(data);
- het reflecteren over hoe het project past binnen de bredere visie van de organisatie(s) op het gebruik van digitale technologie in het beheren en zichtbaar maken van de collectie en de collectiedata.
Wees zeker om het project binnen de beleids-/actieplannen en/of de digitale strategie van de instelling(en) te kaderen. De Zelfevualatietool Digitale Maturiteit met bijhorende vragenlijst is een handig hulpmiddel om aan te geven wat het belang is van het project binnen de bredere visie van de organisatie.
De beoogde weggewerkte achterstand, het inzetten als open data en het zichtbaar maken / valoriseren valorisatie worden best zo concreet mogelijk benoemd in de aanvraag.
Expertise
Een laatste aandachtspunt betreft het borgen en delen van de opgebouwde expertise.
Het is aangeraden om zowel voor interne klanten (collega's, overlegorganen, besturen, ...) als externe klanten (de sector, partnerinstellingen, ...) een plan van aanpak te formuleren. Dit geldt voor zowel de documentatie als de communicatie mbt de opgebouwde expertise.