Publicatie:Eindrapport GIVE-glasplatendigitalisering

Samenvatting

In dit artikel vind je een beknopte samenvatting van het GIVE-glasplatendigitaliseringsproject. Wil je graag een volledig overzicht van onze aanpak en de resultaten van het project? Ga dan zeker een kijkje nemen in het eindrapport.

Referentie

Titel	Eindrappport GIVE-glasplatendigitalisering (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	meemoo - Vlaams instituut voor het archief
Jaar van uitgave	2024
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

rapport | bibliotheekcollecties | museumcollecties | archiefcollecties | digitaliseren | rasterbeelden |

Context

De glasplaat - in dit project een koepelterm voor glasnegatieven, glaspositieven, stereonegatieven en -positieven en lantaarnplaten - is een van de oudste fotografische dragers. Glasplaatcollecties herbergen een immense schat aan informatie, al blijft die vaak onontgonnen door het ontoegankelijke dragerformaat. Digitalisering kan hierin verandering brengen, want de beelden op de glasplaten worden veiliggesteld met digitale kopieën, die makkelijk doorzoekbaar en ontsluitbaar zijn. Daarbovenop hoeven de fysieke glasplaten minder gemanipuleerd te worden waardoor ze minder snel schadekenmerken zullen vertonen.

De digitalisering van meer dan 180.000 glasplaten was één van de vier projectlijnen binnen het Gecoördineerd Initiatief Voor Erfgoeddigitalisering, kortom GIVE. Tussen 2021 en 2023 werden de glasplaten van 33 contentpartners geregistreerd, (her)verpakt, hoogwaardig gedigitaliseerd en duurzaam gearchiveerd in het meemoo-archiefsysteem.

Glasplaten op lichtbak

Uitdagingen

De eerste uitdaging van dit project stelde zich bij de scope en timing: we moesten een massa aan glasplaten op een relatief korte termijn registreren, digitaliseren en archiveren en de deadline voor het project was niet flexibel, het project moest voor december 2023 afgerond worden.

De voorbije jaren bouwde meemoo ervaring op met massadigitaliseringsprojecten, maar met het glasplatenproject digitaliseerde meemoo voor het eerst een fotografische drager en dat bracht nieuwe uitdagingen met zich mee.

De derde uitdaging heeft betrekking op de glasplaat als dragerformaat, en meer bepaald de materiaaltechnische kenmerken van glasplaten die een invloed hebben op hoe je de registratie en digitalisering aanpakt. Onder het hoofdstuk ‘Methode’ lees je hoe we op deze uitdagingen hebben gereageerd:

1. Glasplaten zijn doorzichtmateriaal en wat hiervoor kenmerkend is, is dat je doorzichtmateriaal niet op een eenduidige manier met een standaardproces kan opnemen, in tegenstelling tot opzichtmateriaal (bijvoorbeeld foto’s op kunststof, kranten, …).
2. Daarmee samenhangend is dat internationale richtlijnen en standaarden voor de digitalisering van doorzichtmateriaal niet altijd bruikbaar of realistisch zijn om in hun geheel op je project toe te passen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de Metamorfoze-richtlijnen voor opzichtmateriaal.
3. Ten slotte bestaat er binnen glasplatencollecties vaak een grote diversiteit. Er ontstonden ontzettend veel processen om glasplaten te ontwikkelen en die geschiedenis van de glasplaat zorgt voor die diversiteit die we in de collecties zien. Glasplaten komen voor in uiteenlopende formaten, van zeer klein tot vrij groot, ze hebben soms labels, zijn zwart-wit, in kleur of ingekleurd, enzovoort. Deze kenmerken zijn extra variabelen waarmee je rekening moet houden bij de digitalisering van glasplaten.

Methode

Projectvoorbereiding

Tijdens de projectvoorbereiding bereidden we de operationele en logistieke processen  voor verschillende fases van het project voor. Dit gebeurde samen met de betrokken partners, via online bevragingen maar ook via een advieswerkgroep die tweemaal samenkwam, en met inhoudelijke experts en een consultant.

Voor voerden onder meer een inventarisatie uit bij de partners om een inschatting te kunnen maken van het totale aantal glasplaten in dit project. Hierbij brachten we ook de staat en de mate van verpakking van de collecties in kaart.

Aanbesteding

Op basis van de marktverkenning schatten we de totale waarde van de digitaliseringsopdracht in op ca. 1 € per te digitaliseren glasplaat. De opdracht werd gepubliceerd volgens de Openbare Procedure, met een nationale publicatie op 18 januari 2022.

Na de beoordeling van de ontvangen offertes bleek dat het bedrag waaraan we de opdracht zouden gunnen een boven € 214.000 zou liggen, de drempel waarboven een Europese bekendmaking verplicht is. We publiceerden de opdracht daarom opnieuw op 28 maart 2022. Eind mei 2022 werd de opdracht gegund aan GMS digitaliseert.

De aanbestedingsdocumenten vind je hier terug.

Materiaalvoorbereiding

De materiaalvoorbereiding bestond uit de registratie en verpakking van elke individuele glasplaat die de contentpartners uitvoerden. De voortgang van deze fase werd bepaald door de transportplanning. De contentpartners moesten hun collectie minstens twee weken voor de transportdatum hebben voorbereid.

Registratie

Tijdens de registratie verzamelden we administratieve, technische en beschrijvende metadata. Die laatste waren optioneel in te vullen bij de registratie aangezien deze niet noodzakelijk waren voor de projectopvolging of digitalisering. Omdat de registratie een vertragende factor kon vormen, stonden snelheid en efficiëntie bij de registratie centraal. Daarom schakelde meemoo extra ondersteuning in en konden de contentpartners de registratiegegevens op verschillende manieren aanleveren.

Volgende metadata werd door de contentpartners verzameld tijdens de materiaalvoorbereiding:

Veldnaam	Verplicht/ optioneel	Toelichting
Algemene gegevens
Type	verplicht	Type drager (“photo”)
Formaat	verplicht	Formaat onder ‘type drager’ (“glass plate”)
Logistieke velden
PID	verplicht	Persistente Identifier die automatisch wordt toegekend in AMS
Dragerbarcode	verplicht	Unieke barcode per glasplaat
Barcode verzameldoos	verplicht	Barcode per doos
Oorspronkelijke dragernummer	optioneel	Volgnummer in beheersysteem van contentpartner zelf
Standplaats drager	optioneel	De aanduiding van de glasplaat in het fysieke archief van de contentpartner
Gerelateerde documenten in dragerdoos?	verplicht	Indien er bij de glasplaat andere dragers horen (bv. afdruk van de foto) dan kan dit hier aangeduid worden
Technische velden (verplicht; belang voor digitalisering)
Formaatversie	verplicht	Het formaattype van de glasplaat: Negatief; Positief; Lantaarnplaat; Stereonegatief; Stereopositief.
Kleur	verplicht	De kleur van de afbeelding op de glasplaat: Kleur; Zwart-wit; Ingekleurd
Hoogte  en breedte in mm	verplicht	25, 30, 35, 40, 45, 50, 55, 60, 65, 68, 70, 72, 75, 80, 84, 85, 87, 90, 95, 100, 105, 110, 115, 120, 122, 130, 135, 140, 150, 155, 160, 164, 167, 170, 175, 180, 185, 190, 200, 205, 210, 218, 220, 230, 240, 250, 280, 300, 380, 400, 500.
Deterioratie- fenomenen	verplicht	Schade aan de glasplaat; meerdere opties zijn mogelijk Gebroken; Gebarsten; Emulsie los; Kleefband; Krassen; Verzilvering; Verkleuring; Vuil; Schimmel; Andere; Geen.
Label aanwezig?	verplicht	Is er een label met opschrift aanwezig op de plaat? Dan digitaliseren we dit mee.
Titel	verplicht	Korte titel
Inhoudelijke velden
Beschrijving	optioneel
Datum	optioneel	Volgens Extended Date and Time Format-richtlijn (EDTF), bv. 1998-02-XX
Opschrift originele doos	optioneel	Het opschrift op de originele verpakking (doos, hoes of zelfs op de glasplaat zelf) indien de glasplaat wordt herverpakt
Herkomst	optioneel	Het geheel waartoe de glasplaat behoort (bv. deelarchief of -collectie)
Plaatsnaam	optioneel	De plaats die op de glasplaat is afgebeeld.
Vervaardiger	optioneel	De fotograaf of maker van de glasplaat

Verpakking

De primaire verpakkingslaag bestond uit een een zuurvrije fourflap en als secundaire verpakking werden zuurvrije kartonnen dozen voorzien om de verpakte glasplaten in te verzamelen. Op deze verpakkingslagen plakten de contentpartners tijdens de materiaalvoorbereiding een drager- en een doosbarcode zodat we de dragers doorheen het volledige proces konden opvolgen. Omdat glasplaten met een diversiteit aan afmetingen voorkomen, voorzag meemoo verpakkingsmateriaal in verschillende formaten.

Voor de glasplaten die op het transport naar de locatie van de digitaliseringspartner gingen, voorzag de digitaliseringspartner gespecialiseerde transportcontainers om een veilig transport te verzekeren.

Digitalisering

Voorbereiding van de digitalisering

We bereidden tijdens de projectvoorbereiding de technische vereisten van de digitalisering voor in samenwerking met de externe consultant Bruno Vandermeulen. We beschreven onder meer algemene richtlijnen voor de digitalisering, over de te gebruiken apparatuur, basisinstellingen van de camera en de ruimte waarin gedigitaliseerd wordt, en meer specifieke richtlijnen voor glasnegatieven en -positieven.

Zoals hierboven onder uitdagingen staat, bestaan er voor glasplatendigitalisering geen bruikbare internationale richtlijnen en is het door de diversiteit binnen glasplatencollecties moeilijk om een gestandaardiseerd proces op te zetten. Daardoor beperkten we het aanbestedingsdossier tot deze algemene richtlijnen, maar namen we in het dossier ook op dat meemoo tijdens de testfase samen met de digitaliseringspartner een kwaliteitsniveau zou bepalen aan de hand van twee technische targets, de IT8 target en FilmTarget.

Twee digitaliseringslijnen

Meemoo wenste ongeveer een derde van de aangeboden glasplaten in situ te laten digitaliseren, dus op locatie bij de beherende contentpartner i.t.t. op de digitaliseringlocatie van de digitaliseringspartner. De verhouding zag er als volgt uit:

• In situ-lijn: de glasplaten van de Universiteitsbibliotheek Gent (ca. 46.600 glasplaten) en het FOMU in Antwerpen (ca. 11.402 glasplaten)
• Ex situ-lijn: de overige ca. 112.000 glasplaten, verdeeld over 31 contentpartners.

Deze keuze voor twee digitaliseringslijnen, die gelijktijdig in productie waren, maakten we omwille van verschillende voordelen:

• De efficiëntie en snelheid van de digitalisering kan opgedreven worden door op twee parallelle lijnen te werken;
• Voor een derde van de glasplaten wordt het risico dat een transport met zich meebrengt, ondanks goede voorzorgsmaatregelen, vermeden.

Op beide digitaliseringslijnen waren dezelfde technische vereisten van toepassing.

De glasplaat als meervoudig object

Vanuit het idee dat één glasplaat één beeld bevat, klinkt het logisch om de gedigitaliseerde glasplaat te archiveren als een enkelvoudig object. Toch biedt de keuze voor een meervoudig object tal van voordelen voor de archivering en ontsluiting van de glasplaten.

• We kozen voor een DNG-bestand voor de archivering van het beeld zoals het op de fysieke glasplaat staat. Naar dit beeldbestand kan altijd teruggegrepen worden voor latere bewerkingen. Daarbij zijn DNG-bestanden flexibel in gebruik en toekomstbestendig, wat een duurzame archivering garandeert.
• We kozen voor een TIFF-bestand als afgeleide kopie om het digitale bestand te bewerken tot een herbruikbaar en ontsluitbaar beeld. Glasnegatieven, die een groot deel uitmaken van het totale aantal glasplaten, zijn vaak onder- of overbelicht, wat bij omzetting naar positief niet altijd een bruikbaar beeld oplevert. Door het contrast aan te passen, creëer je een beeld dat meer geschikt is voor ontsluiting. Het TIFF-bestand is dan ook het bestand van waaruit best vertrokken wordt voor hergebruik.

Test- en pilootfase

Meemoo start de digitaliseringsfase van een project steeds met een test- en pilootfase om alle processen bij zowel de digitaliseringspartner als meemoo grondig door te testen. Gezien de uitdagingen die bij glasplatendigitalisering komen kijken, startten we de testfase van dit project met een technisch overleg.

Het doel van dat overleg was om bijkomende technische vereisten en een meetbaar kwaliteitsniveau af te spreken en het digitaliseringsproces in de mate van het mogelijke te standaardiseren. Technische targets zijn hiervoor de uitgelezen tool.

Film Target

IT8 target

Tijdens dit technisch overleg stonden drie vragen centraal:

• Wat is de hoogst mogelijke kwaliteit die de digitaliseringspartner kan behalen bij de digitalisering mét het behoud van een zo efficiënt mogelijk opnameproces (i.f.v. scope & timing).
• Hoe kan meemoo de resultaten verifiëren?
• Hoe streven we naar een uniforme kwaliteit, doorheen het project maar ook over de diversiteit van de glasplaten heen?

De eerste stap was inzicht verkrijgen in het werkproces van de digitaliseringspartner. Vervolgens werd gekeken naar de instellingen van de digitaliseringsopstellingen. In dit project werkten we met drie opstellingen, één voor elke resoluties (600, 1200 en 1800 ppi). Concreet maakte de digitaliseringspartner voor elke opstelling opnames van beide targets (IT8 Target en FilmTarget) en een LCC-opname, die dient om de uitlichting van het opnameoppervlakte te controleren.

Voor elke set aan targetopnames organiseerden we een feedbackronde totdat beide partijen tevreden waren over de behaalde kwaliteit. Die kwaliteit werd per opstelling vastgelegd in een afsprakenkader, dat specifiek bestond uit boven- en onderlimieten per parameter (bijvoorbeeld scherpte, curve, …) waarbinnen de waarden van de gemeten target moesten liggen. Voor de analyse van de targetopname gebruikten we OpenDICE, een gratis open source tool waarmee je zowel de IT8 target als de FilmTarget kan analyseren. Het afsprakenkader gold gedurende het hele project en voor beide digitaliseringslijnen. Deze afspraken zijn als bijlage toegevoegd aan het eindrapport.

Na het technisch overleg testten we de verschillende stappen in het digitaliserings- en archiveringsproces en nadat die succesvol werden afgerond, simuleerden we het volledige verloop in de pilootfase. Dit was de laatste proef op de som alvorens we overgingen tot de eigenlijke digitalisering.

Kwaliteitscontrole door meemoo

De basis voor het kwaliteitscontroleproces legden we al in de aanbestedingsdocumenten, maar de concrete aanpak ervan werkten we samen met de digitaliseringspartner en de consultant uit tijdens het technisch overleg. De kwaliteitscontrole bestond uit vier stappen op verschillende momenten in het proces:

1. Controle van de digitaliseringspecificaties: aan de hand van de LCC-opname en de technische targets controleerde meemoo of de opstelling voldeed aan de afgesproken kwaliteit die tijdens de testfase werd vastgelegd in de afsprakenkaders.

Targetcontrole in het GIVE-glasplatenproject

2. Volledigheidscontrole en de controle van de metadata in de METS XML: deze controle gebeurde automatisch in het meemoo-registratiesysteem.

3. Controle van de TIFF-bestanden: deze controle werd uitgevoerd op een willekeurige steekproef per batch (een geheel aan glasplaten van verschillende contentpartners)

• Visuele controle: dit was een manuele controle die we uitvoerden in een fotobewerkingsprogramma, waarbij we o.m. de rotatie, omzetting naar positief, scherpte, spiegeling en rotatie controleerden.
• De check van de outputresolutie: dit was een manuele controle waarbij we o.b.v. de afmetingen van de fysieke glasplaat nagingen of de opname aan de vereiste resolutie gebeurde.
• De validatie van het outputformaat: dit was een automatische controle via DPF Manager, een tool die de TIFF-specificaties controleert.

4. Controle bij de instroom in het meemoo-archiefsysteem: dit was de laatste automatische controle op het volledige digitale pakket die o.m. bestond uit een anti-virus check en de controle van de MD5 checksum.

Archivering en ontsluiting

De gedigitaliseerde glasplaten werden gearchiveerd in het meemoo-archiefsysteem, waar de contentpartners hun glasplaten kunnen terugvinden.

De gedigitaliseerde glasplaten zijn nog niet beschikbaar op het meemoo-platform hetarchief.be. Die ontsluitingsbeweging van meemoo staat op de planning vanaf 2025. Binnen de GIVE-projecten lanceerde meemoo wel totindetail.be, een showcase-website waar de contentpartners een aantal beelden uit de verschillende GIVE-projecten konden tentoonstellen voor een breed publiek.

Resultaten

Scope, timing en budget na afronding

In totaal werden 180.090 gedigitaliseerd en gearchiveerd van de 180.260 glasplaten die binnen het GIVE-project werden geregistreerd. De glasplaten zijn afkomstig van 33 contentpartners. Er werd gedigitaliseerd aan 1,12 € per glasplaat, 0,12 € meer dan de geraamde prijs na de marktverkenning.

De opstart van de productiefase startte door vertraging in de aanbestedingsfase en het technisch overleg ongeveer 6 maanden later dan voorzien, maar de digitalisering en archivering kon toch voor de deadline van het project afgerond worden. Dit lukte onder meer door op de verschillende digitaliseringslijnen meer shifts in te zetten. Daarnaast zorgden de duidelijke afspraken uit de testfase ervoor dat er zich geen grote obstakels voordeden tijdens de daadwerkelijke digitalisering.

Materiaalvoorbereiding

De materiaalvoorbereiding liep over een periode van 17 maanden en was goed voor minstens 270 dagen registratiewerk door meer dan 50 registratoren, al is dit waarschijnlijk een onderschatting. Gemiddeld werden er 10.693 glasplaten per maand geregistreerd in het meemoo-registratiesysteem. De materiaalvoorbereiding verliep vlot en heeft geen vertragende invloed gehad op de digitalisering.

Uit de registratiegegevens die de contentpartners invoerden, konden enkele interessante cijfers getrokken worden:

• Formaatversie: Bijna 60% van het totale aantal glasplaten zijn negatieven. 0,9% daarvan zijn stereonegatieven. 38% van de glasplaten zijn glaspositieven (glasdia’s) zijn. De overige 2% bestaat uit stereopositieven en lantaarnplaten.
• Kleur: Alle negatieven zijn zwart-wit beelden, maar ook 37% van het totale aantal glasplaten zijn zwart-wit positieven. De minderheid van de glasplaten heeft kleur.
• Schadekenmerken: Slechts één vijfde van alle glasplaten heeft géén geregistreerde schadekenmerken, al moet hierbij vermeld worden dat de registratie van de schadekenmerken gebeurde door meer dan 50 registratoren die elk een eigen inschatting maakten van wanneer een bepaald kenmerk als ‘schade’ kan worden omschreven. De meest voorkomende schadekenmerken zijn: verzilvering (54%), kleefband (34%), verkleuring (25%), krassen (20%) en vuil (20%).
• In het eindrapport in bijlage kan je meer cijfers terugvinden.

Digitalisering

Er werden 148 unieke dagen in productie gedigitaliseerd. Maar als je de dagen op de in situ- en ex situ-lijn bij elkaar optelt, zien we dat er in totaal 244 dagen nodig waren om alle glasplaten te digitaliseren. Dat zijn er 148 op de ex situ-lijn en 96 op de in situ-locaties.

Digitaliseringsdagen in het GIVE-glasplatenproject

Niet gedigitaliseerd

169 van de 180.260 glasplaten kon niet gedigitaliseerd worden om volgende redenen:

• De glasplaat werd wel geregistreerd, maar niet meegegeven door de collectiebeheerder (156);
• De glasplaat is gebroken in meer dan 5 stukken (8);
• De glasplaat kleeft vast aan papier of aan een andere glasplaat (4);
• De drager is geen glasplaat (1).

Kwaliteitscontrole

Een doorgedreven kwaliteitscontrole bij verschillende stappen in het proces wierp zijn vruchten af.

• Het foutenpercentage van de controle op de digitaliseringsspecificaties kwam neer op 7% van alle gecontroleerde targetsets. Al deze fouten werden tijdig rechtgezet.
• Voor slechts 0,07% van alle glasplaten werd aanvankelijk een foute METS XML aangeleverd. Ook deze fouten werden voor de archivering rechtgezet.
• De controle op het outputformaat en de outputresolutie leverden géén fouten op.
• Bij de visuele controle bleek dat 2.69% van de beelden in de steekproef fouten bevatten. Dit komt neer op 0,16% van alle glasplaten. Ook deze fouten werden rechtgezet voor de archivering.
• De meest voorkomende fouten bij de visuele controle zijn: foute cropping, foute rotatie, geen omzetting van negatief naar een positief beeld en een foute spiegeling.

Ook de contentpartners voerden ten laatste zes maanden na de archivering een kwaliteitscontrole uit. Fouten die in deze termijn werden gesignaleerd, konden kosteloos rechtgezet worden door de digitaliseringspartner. De fouten die uit de controle kwamen, lagen in lijn met de fouten die meemoo detecteerde bij de visuele controle.

Ben je benieuwd naar een gedetailleerder overzicht van het GIVE-glasplatenproject met meer resultaten? Bekijk dan zeker het eindrapport.

Conclusie

Bij de aanvang van het GIVE-glasplatendigitaliseringsproject moest meemoo rekening houden met een aantal belangrijke uitdagingen.

Ten eerste vormde de scope en timing een uitdaging. Er moest een massa aan glasplaten van meer dan dertig organisaties gedigitaliseerd en gearchiveerd worden op slechts twee en een half jaar tijd. Naast de strakke timing had het project een harde deadline, het was onmogelijk om de digitalisering over te hevelen naar 2024. We zijn erin geslaagd om het project tijdig af te ronden, ondanks een aantal onvoorziene omstandigheden, zoals de testfase die langer duurde dan ingerekend. Maar die lange testfase heeft er ook voor gezorgd dat de digitalisering in productie zonder grote problemen kon verlopen. De te behalen kwaliteit was voor alle partijen duidelijk en de digitalisering was voor zover mogelijk gestandaardiseerd, naast een hoge kwaliteit stond ook een efficiënt werkproces voorop.

Daarnaast zetten we ook in andere fases in op snelheid en efficiënte processen, vooral bij de materiaalvoorbereiding was dat nodig omdat het risico bestond dat deze fase een bottleneck kon vormen voor de digitalisering, maar dat was niet het geval. Door met twee parallelle digitaliseringslijnen in te zetten konden we het digitaliseringstempo aanzienlijk verhogen.

Ten tweede had meemoo nog geen ervaring met de digitalisering van glasplaten. Meemoo deed voor dit project beroep op de betrokken contentpartners, FOMU en andere inhoudelijke experts in om kennis in te winnen over de glasplatencollecties zelf en de technische vereisten voor hun digitalisering. Daarnaast werd een consultant ingeschakeld om meemoo te begeleiden bij de technische aspecten van glasplatendigitalisering, zoals bij het opstellen van het aanbestedingsdossier en het kwaliteitscontroleproces en bij de opstart van de digitalisering tijdens de testfase.

Ten derde is het niet voor de hand liggend om glasplaten kwalitatief én efficiënt te digitaliseren. Voor doorzichtsmateriaal is het uitdagend om een standaardproces op te zetten wegens de grote diversiteit binnen glasplatencollecties. Die diversiteit introduceert enorm veel variabelen bij de uitwerking van een digitaliseringsaanpak. Er bestaan internationale richtlijnen maar die zijn niet altijd even bruikbaar. Het betrekken van een inhoudelijke expert heeft op dit vlak een grote winst opgeleverd, want de glasplaten werden op een hoog kwaliteitsniveau gedigitaliseerd. Ook de uitgebreide testfase met een technisch overleg, waarbij meemoo en de digitaliseringspartner in dialoog gingen, heeft ervoor gezorgd dat de glasplaten efficiënt werden opgenomen aan een hoge kwaliteit die uniform was doorheen het project en over de diversiteit van glasplaten heen. Bovendien zorgde de uitvoerige kwaliteitscontrole ervoor dat we de afspraken en kwaliteit van de verschillende gecreëerde bestanden konden bewaken.

Lessons learned

1. Het betrekken van externe expertise bij de projectvoorbereiding en de testfase van het project loont, zeker als

a. er geen bruikbare standaarden bestaan voor de digitalisering en archivering van de drager,

b. er een technische aanpak geformuleerd moet worden die toepasbaar is op een hoog aantal dragers waarbinnen een grote materiaaltechnische diversiteit zit;

c. je als organisatie nog geen praktijkervaring hebt met het digitaliseren van een bepaald type drager.



2. Op voorhand was duidelijk dat de materiaalvoorbereiding een bottleneck kon vormen door het hoge aantal glasplaten en de krappe timing. Verschillende maatregelen hebben ervoor gezorgd dat de materiaalvoorbereiding geen vertragende factor was binnen het project:

a. via BIS-medewerkers de betrokken contentpartners ondersteunen,

b. de contentpartners de metadata op verschillende manieren laten aanleveren,

c. enkel de velden die nodig zijn voor de opvolging en digitalisering op te nemen in het metadatamodel als verplicht veld.



3. Bij projecten met soortgelijke uitdagingen op vlak van de technische digitaliseringsaanpak (i.e. het ontbreken van toepasbare standaarden) zou er meer tijd voorzien moeten worden voor de testfase en dialoog tussen de betrokken partijen want de investering in uitgebreid testen werpt zijn vruchten af tijdens de eigenlijke digitalisering én (de investering die nodig is voor) kwaliteitscontrole.

4. Tijdens het technisch overleg staat het verzoenen van de theorie en de praktijk centraal. Dat wil zeggen dat bij het uitwerken van kwaliteitseisen er ook moet worden stilgestaan bij de uitwerking van een efficiënt en werkbaar proces. Bij de dialoog moeten zowel de opdrachtgever als de digitaliseringspartner dit doel voor ogen houden en indien nodig bereid zijn om compromissen te maken om dit gemeenschappelijk doel te bereiken.



5. Wanneer bruikbare standaarden ontbreken en er dus een technisch overleg georganiseerd moet worden, dan moet de aanpak en het beoogde doel van dat technisch overleg duidelijk in de aanbestedingsdocumenten omschreven worden.



6. Een parallelle in situ-digitaliseringlijn is een werkbare aanpak binnen projecten met meerdere partners, een groot aantal dragers en strakke timing.



7. Duidelijke afspraken zijn noodzakelijk voor een vlotte opstart van en samenwerking tijdens de in situ-digitalisering en dit tussen alle betrokken partijen (meemoo - digitaliseringspartner - contentpartner).



8. Voor de contentpartner waar de in situ-digitalisering plaatsvindt, moet duidelijk zijn dat de dragers die gedigitaliseerd zullen worden te allen tijde beschikbaar moeten zijn voor de digitaliseringspartner en deze objecten dus voor een bepaalde periode niet geraadpleegd kunnen worden.



9. Een uitgebreide kwaliteitscontrole, ingebouwd in verschillende stappen in het proces, heeft verschillende voordelen, zoals

a. een hogere kwaliteit,

b. een nauwer contact met de digitaliseringspartner,

c. meer inzicht in het digitaliseringproces van die partner en

d. een vlottere afhandeling van de volledigheidscontrole bij afronding van het project.



10. Een uitgebreide kwaliteitscontrole is een tijdsintensieve taak.



11. De verwachtingen van de kwaliteitscontrole die de digitaliseringspartner zelf uitvoert na de nabewerking van de bestanden moet duidelijker omschreven worden in de aanbestedingsdocumenten.



12. De auto adjust is een werkbare functie om op een automatische manier de belichting en het contrast van een massa beelden aan te passen en een onsluitbare mezzaninekopie te creëren, maar de functie geeft niet in 100% van de gevallen het beste resultaat.

Lees het eindrapport

Dit rapport biedt een volledig overzicht van het GIVE-glasplatenproject.