Publicatie:Handleiding ExactFile voor SODA

Wat?

ExactFile is een open source tool voor Windows waarmee je checksums kan genereren en vergelijken om zo de integriteit van bestanden te controleren. Integriteit betekent dat de vorm, inhoud en structuur bij raadpleging van een archiefstuk of archiefbestanddeel gelijk zijn aan de vorm, inhoud en structuur op het tijdstip dat het werd ontvangen of opgemaakt.

Waarom?

De bitintegriteit van het archief wordt gecontroleerd om zich ervan te verzekeren dat het archief volledig en ongecorrupeerd is overgedragen. Het controleren van de bitintegriteit vormt een onderdeel van de permanente kwaliteitscontrole.

Wanneer?

Het controleren van de bitintegriteit gebeurt minstens elke keer wanneer het archief naar een andere locatie wordt gekopieerd. Zo kan deze tool worden gebruikt tijdens de systeem- en bestandsanalyse, de fysieke overdracht en tijdens het schonen.

Hoe?

Installatie

• Surf naar http://www.exactfile.com/downloads/
• Klik onder de titel "ExactFile" op "Download ExactFile-Setup.exe"
• Klik op "uitvoeren" of "opslaan". Kies in het laatste geval een plaats waar je het programma wil opslaan.
• Klik na het downloaden op "open map" en dubbelklik op het exe-bestand.
• Na het downloaden start de installatieprocedure:
  • Klik op "Next".
  • Lees en accepteer de gebruiksovereenkomst. Klik vervolgens op "Next".
  • Lees de gebruiksinformatie. Klik vervolgens op "Next".
  • Standaard wordt het programma opgeslagen onder C:\Program Files\ExactFile.
    • Klik op "Next" om door te gaan.
    • Klik op "Browse" wanneer je de locatie van het programma wil wijzigen.
  • Bepaal op welke plaats je de snelkoppeling naar het programma wil plaatsen. Gebruik de knop "Browse". Klik vervolgens op "Next".
  • Vink in het volgende scherm aan welke snelkoppelingen je wil weergeven.
  • Hier geef je ook aan volgens welke algoritmes het programma de checksums moet kunnen berekenen. Laat alle opties aangevinkt.
  • Klik op "Next".
  • Klik op "Install".
  • Klik na de installatie op "Finish".

Checksums genereren

1. Open ExactFile en selecteer de tab "Create Digest".

2. Klik op de knop "..." om in een directory de map te selecteren waarin het archief zit.

3. Stel de juiste opties in:

• Include subfolders: AAN
• Include full paths in output: UIT
  • Het uitschakelen van deze instelling is belangrijk om latere controle correct te kunnen uitvoeren!
• Output to file: AAN
  • Selecteer rechts het witte icoontje.
  • Geef aan waar je de log wil opslaan.
    • Deze log is belangrijk! Zorg ervoor dat je hem goed opslaat!
• Method and Format: Selecteer MD5 in het dorpdown menu.

4.Klik op "Go".

• De checksums van alle bestanden in je archiefmap worden nu berekend.
• Je krijgt een document te zien waarin alle bestanden zijn opgelijst met:
  • hun checksum
  • hun directory path

Checksums controleren

Nadat je de checksums hebt berekend, kan je de bestanden en de kopieën ervan op een later tijdstip controleren op hun integriteit.

1. Open ExactFile en selecteer de tab "Test Digest".

2. "Digest file to test":

• Klik op het icoon "..." en selecteer het in de vorige fase gegenereerde logbestand in de directory.

3. "Base folder for files in digest":

• Klik op het icoon "..." en selecteer de archiefmap waarvan je de integriteit wil controleren.

4. "Verbose report": AAN

5. Klik op "Go"

6. Er wordt een nieuw rapport gegenereerd, waarin (aan de hand van de "OK" of "ERROR") wordt aangegeven welke bestanden ongewijzigd dan wel veranderd zijn.

7. Sla ook dit rapport op!