Publicatie:Handleiding PLATO voor SODA

Wat?

PLATO is een online toepassing, gericht op het maken van preserveringsplannen voor 'collecties' van digitale objecten. Men definieert een collectie als een groep objecten ("a set of objects"). Het hanteren van deze voor interpretatie vatbare kerneenheid, stelt ons voor een keuze:

Wanneer je aan de hand van deze tool één overkoepelend preserveringsplan wil maken voor al je digitale archieven, zal je je volledige archief als één 'collectie' moeten beschrijven. Dit is enkel mogelijk wanneer het om een bevattelijke hoeveelheid gaat, wanneer de inhoud en bestandstypes weinig variëren en wanneer je een duidelijk beeld hebt van de toekomstige aangroei. Hierbij loop je steeds het risico dat je het plan later zal moeten opsplitsen.

Deze tool nodigt uit tot het maken van meerdere preserveringsplannen, waarbij je je te bewaren materiaal binnen je instelling opsplitst in verschillende 'collecties':

• Vanuit een archivalisch oogpunt zal je hier een inhoudelijk onderscheid willen maken tussen types van archiefvormers. Dit zou toelaten alle overdrachten in één preserveringsplan onder te brengen. Deze tool is echter eerder documentair dan archivistisch opgevat. PLATO leent zich eigenlijk alleen tot een technologische opvulling van het begrip "collectie", waarbij elk preserveringsplan is gericht op een homogene groep van documenten.
• Om preserveringsplannen te maken met deze tool, onderscheid je dus verschillende types van documenten: fotografisch materiaal, film, audio, tekstdocumenten, websites, enz. Deze benadering laat toe een fysieke bewaarstrategie per 'collectie' te definiëren, maar impliceert dat je de bepalingen betreffende toegang, rechten, bewaartermijnen, enz. (waarvoor PLATO eigenlijk niet is ingericht) binnen elk plan zeer ruim zal moeten definiëren. Aldus zal elke acquisitie in de praktijk onder meerdere preserveringsplannen vallen, waarbij telkens de eerder genoemde bepalingen nog gespecifieerd moeten worden.

Waarom?

• Voordelen:

1. Dwingt na te denken over verschillende aspecten van preservering

2. Resulteert in een gestructureerd plan

3. Is open source

4. Laat toe door andere tools gegenereerde bestanden te importeren

• Nadelen:

1. Is een lange en logge procedure

2. Niet aangepast aan toepassing binnen de archiefcontext

3. Gebrekkige, onduidelijke en vaak gedateerde gebruiksinstructies

4. Leidt niet automatisch tot een goed of volledig plan

5. Het beschouwt preservering veeleer als een éénmalige migratie naar een nieuw formaat

Wanneer?

PLATO kan worden gebruikt in de eerste stap van SODA bij het uitstippelen van een beleid.

Hoe?

• Ga naar de website http://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/plato/intro/ en klik op "Enter Plato 4".
• Klik op "create account" of log in met een bestaand gebruikersnaam en wachtwoord.
• Vul alle velden in en klik op "create".
• Vervolgens wordt een e-mail gestuurd naar het adres dat je eerder opgaf. Daarin vind je een link waarmee je je account kan activeren.
• Deze link opent een webpagina. Klik op "sign in" en log aan met je gekozen gebruikersnaam en wachtwoord.
• Volg vervolgens de aanwijzingen in de toepassing.

Define Requirements

1. In het onderdeel "Define Basis":

• beschrijf je je organisatie
• situeer je het preserveringsplan
• geef je de relatie met eerder preserveringsplannen aan

2. In het onderdeel "Define Sample Objects":

• definieer je het collectieprofiel
• geef je aan welke types objecten binnen de scope van je plan vallen
• selecteer je een aantal representatieve testobjecten
  • PUID staat voor "Pronom Unique Identifier". Dit is een nummer dat wordt gegenereerd door de tool DROID.
  • MIME staat voor "Multipurpose Internet Mail Extensions". Het legt de structuur en codering van e-mailberichten vast. Het type geeft aan hoe de inhoud wordt geïnterpreteerd, bijvoorbeeld: "text/html" of "image/gif".
• voeg je meerdere testobjecten toe door te klikken op de knop "add sample"

3. In het onderdeel "Identify requirements":

• worden de benodigdheden gespecifieerd
  • Concreet werk je een boomstructuur uit waarin je alle benodigdheden voor preservering uitwerkt.
  • Vertrek van het doel van je collectie en werk alle onderdelen uit tot op het niveau van de vereiste handelingen.
  • Werk hiervoor met kwantificeerbare criteria.

De boomstructuur formuleert de benodigdheden voor de preservering van een homogene verzameling van objecten. In deze structuur worden enkel problemen/benodigdheden weergegeven. Hier worden nog geen concrete oplossingen voorgedragen, tenzij ze beleidsmatig vastliggen.

• Meer inhoudelijke toelichting en instructies bij de opbouw vind je via http://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/plato/docs/Plato_3_UserManual.pdf (pp.34-35).
• In plaats van de boomstructuur in PLATO uit te werken, kan je ook een schema van de tool Freemind importeren via de knop "select file".
• Deze hiërarchische structuur vertrekt van een "root".Dit is het hoogste niveau. De naam van de root omschrijft de te preserveren collectie.
• De structuur vertakt zich door middel van "nodes". Je kan aan elke tak nodes toevoegen. Hiervoor klik je op de edit-knop naast de tak die je wil opsplitsen en selecteer je vervolgens "add inner node".

Je bent vrij om de structuur volledig zelf uit te werken. Als richtsnoer formuleert PLATO echter vier nodes die meteen onder de root vallen:

1. objecteigenschappen (inhoudelijk)

2. technische eigenschappen

3. proceseigenschappen

4. kosten

Met het oog op bewerking en ontsluiting van archieven, kan dit worden aangevuld let contractuele en juridische bepalingen (reproductie, toegang, selectie, etc.).

De structuur wordt vertakt totdat elk niveau een kwantificeerbare vereiste - een "leaf" - oplevert.

• Elke tak moet met een dergelijke "leaf" eindigen om naar de volgende stap te kunnen overgaan.
• In sommige gevallen kan een leaf ook meetbaar zijn aan de hand van een subjectief criterium, bijvoorbeeld:
  • een kwaliteitsscore (uitstekend, goed, ondermaats, slecht)
  • een graad van openbaarheid (openbaar, gedeeltelijk openbaar, openbaar na termijn, niet openbaar, etc.)
• Om een "leaf" toe te voegen aan een tak selecteer je "add leaf node" via de edit-knop. Via dezelfde weg kan je een gewone node omzetten naar een leaf node via de knop "convert to leaf node", of omgekeerd "convert to branch".
• Het is mogelijk meerdere "leafs" aan één tak toe te voegen.
• Bij alle elementen in je structuur kan je commentaar toevoegen door in het edit-menu (boven de root) in het dropdown menu "comments" te selecteren.

Aan elke "leaf" wordt een beoordelingscriterium gekoppeld.

• Deze kan je selecteren uit een dropdown menu (in de kolom "scale") of via een "single measurement" (paperclip icoon).
• Voor meer toelichting zie http://www.ifs.tuwien.ac.at/dp/plato/docs/Plato_3_UserManual.pdf, pp.38-42.

• De uitgewerkte structuur kan je als mindmap downloaden vanuit de online toepassing. Klik hiervoor onderaan op "Download Tree as mindmap".
• Indien gewenst kan je documenten uploaden ter ondersteuning of ter verduidelijking van de uitgewerkte structuur. Klik hiervoor op "Attach documentation file".

Evaluate alternatives

1. In het onderdeel "Define alternatives" formuleer je alle mogelijke verschillende bewaarstrategieën.

• Bijvoorbeeld: het migreren of emuleren van bepaalde bestandsformaten door het gebruik van diverse tools.

2. In het onderdeel "Take Go-No-go Decision":

• bepaal je welke alternatieven niet verder opgenomen worden (discard)

geef je aan waarom voor de overgebleven strategieën geopteerd wordt

3. In het onderdeel "Develop experiments" documenteer je de omgeving waarin je de geselecteerde bewaarstrategieën op de testobjecten zal toepassen.

4. In het onderdeel "Run experiments":

• pas je de verschillende strategieën toe op je testobjecten
• rapporteer je de resultaten. Deze kan je uploaden of in PLATO invoeren via "Edit Report".

5. In het onderdeel "Evaluate experiments" ga je na of het toepassen van de geselecteerde bewaarstrategieën op de testobjecten in strijd is met de vereisten die in de "leafs" van je requirementstuctuur gedefinieerd zijn.

Analyse results

1. In het onderdeel "Transform Measures Values" doe je hetzelfde voor de criteria waarvoor je een "single measurement" hebt gedifinieerd in de stap "define requirements".

2. In het onderdeel "Set Importance Factors" geef je de belangrijkheid aan van de verschillende onderdelen van de boomstructuur. Dit doe je door relatieve belangrijkheid toe te kennen aan alle takken onder elke node, bijvoorbeeld:

• Root (100%)
  • Node A (70%
  • Node B (30%)
• Node A (100%)
  • Subniveau A1 (5%)
  • Subniveau A2 (15%)
  • Subniveau A3 (80%)
• Node B (100%)
  • Subniveau B1 (50%)
  • Subniveau B2 (50%)

3. In het onderdeel "Analyse results" maak je een beoordeling van het plan:

• Via de knop "display changelogs" kan je zien wanneer de verschillende onderdelen van het plan voor het laatst werden aangepast.
• Hier krijg je een overzicht van de voorgaande stappen, wat je toelaat één bewaarstrategie aan te bevelen.

Build preservation plan

1. In het onderdeel "Create Executable plan" bepaal je:

• de timing van de preservering
• welke voorwaarden het preserveringsproces in gang zetten
• wat de hard- en softwarevereisten zijn
• wat de externe afhankelijkheden zijn
• de wijze waarop de preservering gevalideerd zal worden
• Daarnaast definieer je concreet op welke bestanden je de aanbevolen strategie zal toepassen, waar deze bestanden zich bevinden, en volgens welke specifieke instellingen de tools geconfigureerd moeten zijn.

2. In het onderdeel "define preservation plan" kan je:

• een kostenraming opgeven
• triggers definiëren voor herziening van het plan

3. In het onderdeel "validate plan", ten slotte, krijg je een overzicht van je preserveringsplan. Onderdaan kan je "approve this plan" aanklikken, om definitief af te ronden.

Opgelet

Wees bij het invullen van de velden steeds zo formeel mogelijk. Gebruik zoveel mogelijk uniforme schrijfwijzen.

Meer lezen?

Handleiding Plato versie 3