Publicatie:Lastenboek voor de Erfgoedbank Vlaamse Ardennen

Dit is de neerslag van een pilootproject dat uitgevoerd werd in het kader van het project Blauwdruk Gedistribueerd Beeldebeheer

Auteur(s)

• Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)

Status

• Opstellen lastenboek: zomer 2016
• Aanbesteding: najaar 2016
• oplevering: ?

Probleemstelling

Op 2 juni 2016 werd Erfgoed in de Vlaamse Ardennen opgericht, een intergemeentelijk samenwerkingsverband tussen twaalf gemeentes in de Vlaamse Ardennen. Een van de eerste zaken die het wilde realiseren was een Erfgoedbank om beeldmateriaal, teksten en verhalen uit de regio op te slaan en te bewaren.

Voor de aanbesteding van deze erfgoedbank vroeg het stadsarchief van Oudenaarde aan PACKED om zowel het lastenboek als de offertes te reviewen.

Methode

In dit pilootproject wordt het SaaS-scenario uit de blauwdruk van de beeldenhub verkend. Erfgoed Vlaamse Ardennen besteedt een systeem aan dat als dienst door een leverancier aangeboden wordt. Het systeem geeft de beelden vrij via een RESTful API. Het systeem is een webinterface waarmee erfgoedbeelden uit de Vlaamse Ardennen beschreven kan worden. Het publieksplatform bestaat uit een landingspagina per gemeente.

• Er werd een lastenboek opgesteld dat bestond uit twee percelen: één voor het DAM-systeem voor het beheren en beschrijven van de beelden en één voor de publiekswebsites.
• De twee delen zijn met elkaar gekoppeld door middel van een RESTful API. De beelden die op het publieksplatform te zien zijn, worden opgehaald door middel van calls via de API. Deze API geeft Erfgoed Vlaamse Ardennen de mogelijkheid om meerder publieksplatformen op het beeldbeheersysteem te bouwen of om de website te vernieuwen zonder dat het beeldbeheersysteem ook vervangen moet worden. Websites verouderen immers sneller dan beeldbeheersystemen.
• Dit pilootproject werd uitgevoerd voordat de specificatie van de beeldenhub opgesteld werd. Het wijkt op een aantal punten af van de eisen uit de blauwdruk:
  • E11. Metadata over de inhoud van de beelden worden beheerd in een afzonderlijk collectiebeheersysteem: Erfgoed Vlaamse Ardennen gebruikt de erfgoedbank als registratietool voor erfgoedobjecten. Om deze reden worden metadata over de inhoud van de beelden ook beheerd in het beeldbeheersysteem en werd COMETA geïmplementeerd. Dit raden we nadrukkelijk af.

Resultaten

• Een lastenboek dat bestaat uit twee delen en waarbij website en beeldbeheersysteem met elkaar communiceren door middel van een RESTful API: Bestand:20160705 lastenboek erfgoedbank EVA.pdf
• Na een onderhandelingsfase werd de opdracht voor de twee percelen gegund aan Zeticon. De jury koos voor Zeticon omwille van de flexibiliteit van het systeem. Bovendien kon deze leverancier de beste garanties geven in de SLA met betrekking tot kosteloze exitprocedures en het uploaden van datasets. De klantenservice die Zeticon in de SLA aanbiedt was ook een belangrijke doorslaggevende factor.

Lessons learned

• In tegenstelling tot bij Beeldbank Mechelen, waar zowel voor de website als voor het beeldbeheersysteem een apart lastenboek werd uitgestuurd, werden de onderdelen hier in twee percelen in één lastenboek geplaatst. Dit had als nadeel dat enkel bedrijven voor de twee percelen ingetekend hebben. Dit waren de usual suspects (Zeticon, Picturae en DEVENTit) die nu al de markt beheersen en zorgde voor geen nieuwkomers op de markt.
• Doordat EVA de erfgoedbank ook als registratietool gaat gebruiken, was er enige customizing nodig (bv. implementatie van COMETA). Dit zorgde voor hogere prijzen dan wanneer een standaardproduct afgenomen wordt.

Contact

Nastasia Vanderperren
medewerker PACKED vzw
E: nastasia@packed.be
T: +32 (0)2 217 14 05