Publicatie:Pilootproject voor een gedeeld DAM systeem

Dit is de neerslag van een pilootproject dat uitgevoerd werd in het kader van het project Blauwdruk Gedistribueerd Beeldebeheer

Auteur(s)

• Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)
• Bert Lemmens (PACKED vzw)

Probleemstelling

Erfgoedcel Leuven, Museum M en Stadsarchief Leuven worstelen allen met het beheer van hun beelden. Beelden worden verspreid bewaard op verschillende locaties waardoor het moeilijk is om beelden terug te vinden. De drie organisaties hebben nood aan goede beeldbeheersoftware, maar de DAM die Stad Leuven als oplossing aanbiedt is niet gebruiksvriendelijk en niet geschikt voor het beheren van beelden uit cultureel-erfgoedcollecties. De drie organisaties beheren ook een hoeveelheid beelden die veel groter is dan die van een gemiddelde stadsdienst waardoor hun opslaglimiet bijna bereikt is. Bovendien zijn een groot deel van hun beelden momenteel opgeslagen in Erfgoedplus, de erfgoeddatabank en -website van de provincies Vlaams-Brabant en Limburg. Omdat de persoonsgebonden bevoegdheden van de provincies vanaf 2018 overgedragen worden aan Vlaanderen en aan de gemeentes, zal Erfgoedplus vanaf 2018 niet meer beheerd worden door de twee provincies. Het is onduidelijk wie ze in de toekomst gaat beheren waardoor de toekomst voor deze beelden onzeker is. Ook hier moet een oplossing voor gezocht worden.

De drie organisaties zochten samen met de hulp van PACKED vzw naar een duurzame oplossing. De oplossing moest een systeem zijn dat gedeeld kon worden door de erfgoeddiensten van de Stad. Museum M, Erfgoedcel Leuven, Bibliotheek Leuven en Stadsarchief Leuven zouden het systeem gebruiken en financieren.

De erfgoeddiensten willen tevens een of meerdere webapplicaties ontwikkelen die 'het verhaal van Leuven' / 'verhaald van collecties Leuven' moet presenteren op het web. Het systeem moet hiervoor de back-office van worden.

Methode

Het was het doel om een DAM-systeem als SaaS stapsgewijs uit te rollen binnen de drie erfgoeddiensten. Met dit pilootproject wilden we de werkprocessen binnen de organisatie aanpakken. Het systeem zou stapsgewijs uitgetest worden. Parallel werden werkprocessen opgesteld en use cases en functionele eisen vastgelegd. Zo kon het systeem stap voor stap geconfigureerd worden naar de eisen binnen de drie Leuvense organisaties.

Dit project werd on hold gezet na het vertrek van een medewerker.

Scope bepalen

Voor de oplossing werden een aantal principes opgesteld. Deze principes bakenen de mogelijkheden van de oplossing af en maakte het mogelijk om gerichter naar een oplossing te zoeken.

• Beheerslaag (back-office) en presentatielaag (front-office) worden van elkaar gescheiden. Beide lagen hebben een verschillend gebruikerspubliek en een verschillende levensduur.
• De beheerslaag wordt op korte termijn gerealiseerd en dient als testbank om een visie op de presentatielaag te ontwikkelen.
• De beheerslaag kent een testperiode van een jaar. De configuratie van het systeem wordt op deze manier scherpgesteld.
• De beheerslaag kan beeldmateriaal aanleveren voor verschillende applicaties die zich in de presentatielaag bevinden.

Er werd besloten om ResouceSpace, een open source DAM-systeem, te testen. In ResourceSpace is het mogelijk om zelf configuraties in te stellen, waardoor het systeem zonder tussenkomst van anderen aangepast kon worden aan de eisen van de erfgoeddiensten. Bovendien is Montala, het bedrijf achter ResourceSpace, bezig met de implementatie van IIIF. IIIF voorziet API's waarmee het eenvoudig is om beelden aan te leveren voor verschillende applicaties in de presentatielaag.

ResourceSpace zou stap voor stap uitgetest en geconfigureerd worden:

• de gratis trial versie werd geconfigureerd naar de eisen van een beperkt aantal use cases. Het metadatamodel werd geïmplementeerd. Twee uses cases werden uitgetest (augustus 2017)
• een testversie wordt aangekocht en door Montala geconfigureerd naar de opgestelde eisen. De betaversie wordt voor drie maanden getest door de drie organisaties (september - oktober 2017)
• na een evaluatie door de medewerkers van de drie organisaties en het finaal opstellen van eisen wordt het DAM in de laatste maand van de test verder geconfigureerd door Montala (november - december 2017)
• na een all round positieve evaluatie wordt er voor een jaar een productieversie van ResourceSpace bij Montala aangekocht. ResourceSpace wordt volledig uitgerold over de drie organisaties (januari - december 2018)

Gebruikersscenario's opstellen

Er werden gebruikersscenario's opgesteld om wensen en eisen voor het systeem te definiëren. De scenario's bestonden uit gebruikelijke workflows binnen de organisaties. In elk scenario stond een medewerker centraal. Er werd verwacht dat de andere medewerkers uit de instellingen dan makkelijker overtuigd zouden raken van het nut van een DAM-systeem. Ieder scenario bestond uit een korte omschrijving en een stapsgewijze uitwerking van de workflow.

Een voorbeeld:

Medewerker zoekt beeld voor presentatie

Peter moet een presentatie geven over waardering van de collectie. Hij wil voor die presentatie beelden gebruiken van de collectie middeleeuwse sculptuur. Hij gebruikt hiervoor powerpoint en wil de beelden copy pasten in zijn presentatie. De beelden mogen dus niet te zwaar zijn, maar Peter wil wel dat de weergave van het beeld correct is (kleuren, scherpte, etc.).

1. Peter opent Microsoft Powerpoint en voegt een nieuwe slide toe
2. Hij wil hier een foto aan toevoegen, dus gaat hij foto’s zoeken in het DAM
3. Peter opent de DAM in zijn browser en start met zoeken
4. Hij zoekt op basis van de keywords 'sculptuur' en 'Brabantse gotiek'.
5. Hij krijgt een gewenste set van beelden te zien
6. Hij kiest het gewenste beeld en kopieert het
7. Hij plakt het beeld in zijn presentatie.
8. Het beeld verschijnt met correcte weergave op zijn slide.

Op deze manier werden zeven use cases opgesteld. Deze vormden de basis voor het opstellen van eisen aan het systeem.

Bovenstaande use case werd uitgetest in de gratis testversie van ResourceSpace. Het DAM-systeem werd verder geconfigureerd naar de scenario's. Tevens werd het metadatamodel geïmplementeerd. Problemen werden gedocumenteerd. Deze konden gevraagd worden aan Montala bij het opvragen van een offerte voor een test van het systeem in het najaar van 2017.

Eisen opstellen

PACKED vzw stelde op basis van de gebruikersscenario's een eisenpakket op waaraan het systeem moest voldoen. Er werden eisen opgesteld rond:

• upload
• opslag
• beschrijving van beelden / metadata
• zoeken van beelden
• API

Met deze eisen en met de vragen die verzameld werden tijdens het testen van de gratis versie, werd Montala in augustus 2017 gecontacteerd met de vraag tot offerte voor de hosting en support van het systeem voor drie maanden.

Resultaten

• De drie erfgoedorganisaties beschikken over een betaversie van ResourceSpace;
• Een eisenpakket voor een DAM-systeem werd opgesteld;
• De workflows binnen de organisatie werden aangepast.