Publicatie:Project: Sporen van democratie - Liberas
[Deze pagina is in opbouw]. Sporen van democratie is een project van Liberas dat werd uitgevoerd met steun van de Vlaamse Overheid. Het doel van het project was om een omvangrijke collectie verkiezingspropaganda digitaal toegankelijk te maken voor het brede publiek.
| Titel | Sporen van democratie (Voorkeurstitel) |
| Locatie | |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2020-2021 |
| Rechten | CC0 |
| Persistent ID |
Probleemstelling
Liberas is het erfgoedcentrum voor de geschiedenis van het vrijheidsideaal in al zijn facetten sinds 1982. Liberas bewaart in zijn collectie veel ‘sporen van democratie’. In de kabinetsarchieven en archieven van lokale politieke afdelingen liggen deze ‘sporen’ voor het grijpen. Het proces van inspraak, burgerschap en vrije meningsuiting is te volgen in allerhande verslagen en dossiers. In persoonsarchieven zijn in bijvoorbeeld briefwisseling duchtige discussies terug te vinden over de belangrijke politieke hangijzers van het moment. Veel van deze documenten gelden als primaire bron voor de studie van de democratie. Een democratie is echter niets zonder verkiezingen, en verkiezingen zijn niets zonder propaganda. Propaganda, en dan vooral in papieren vorm, was vóór de komst van het internet het belangrijkste communicatiemiddel van een politieke partij.
De collectie verkiezingsmateriaal van Liberas bevat allerhande documenten die betrekking hebben op liberale partijen op het Belgisch grondgebied van 1830 tot nu. De collectie bevat echter vooral materiaal van de naoorlogse periode. Voor een deel werd verder gebouwd op een verzameling die zich in de Gentse universiteitsbibliotheek bevond en werd verdeeld onder de kleurarchieven in de jaren ‘80. Maar er werd reeds sinds het begin van Liberas (toen nog onder de naam Liberaal Archief) naarstig gezocht naar nieuw materiaal. Dankzij zijn ruime netwerk kon Liberas over heel Vlaanderen verkiezingsmateriaal verzamelen. Dit resulteerde in de rijkste verzameling van liberaal verkiezingserfgoed in Vlaanderen.
Hoewel de collectie vol zit met interessant materiaal (zowel inhoudelijk als visueel) is het voor veel onderzoekers moeilijk om hierin gericht te zoeken. Het materiaal werd in de jaren ’80 geklasseerd volgens verkiezingsdatum en vervolgens per geografische afbakening. Wie geïnteresseerd is een eerder algemene blik op een bepaalde verkiezing is hiermee geholpen. Wie echter gericht op zoek is naar beeldmateriaal van één bepaalde kandidaat kan lang zoeken. Liberas werd dus geconfronteerd met een rijke collectie die maar moeilijk zijn weg vond naar het grote publiek. Liberas begon in januari 2020 met het voorbereiden van het digitaal beschikbaar stellen van zijn collectie verkiezingserfgoed.Tegelijk stelden we ons vragen bij de juridische modaliteiten omtrent het publiceren van verkiezingsdrukwerk.
Uitdagingen
Om het materiaal digitaal beschikbaar maken was het noodzakelijk dat elk stuk moest worden gemetadateerd. De stukken waren enkel in bulk beschreven, men had dus geen idee van het precieze aantal stukken dat moest worden beschreven. De omvang betrof 400 dozen. Gemiddeld bevatte elke doos ongeveer 75 stukken die moesten worden beschreven. Dit komt dus neer op ongeveer 30’000 stukken die allemaal nog van nul moesten worden voorzien van metadata.
Een bijkomende moeilijkheid was dat het materiaal zeer divers was van aard. Het eigenlijke propagandamateriaal is op zichzelf al vrij divers, pamfletten, brieven, affiches, stickers, uitnodigingen en alle mogelijke tussenvormen werden afgewisseld met krantenknipsels van de uitslagen en advertenties met propaganda van de kandidaten. Het was dus belangrijk om vooraf te bepalen wat wel en wat niet zou worden opgenomen en om daarin een prioriteit te stellen. De nood werd ook gezien om een handleiding uit te werken voor het beschrijven van dit materiaal gezien de grote heterogeniteit. Juridisch gezien hadden we ook heel wat vragen bij het publiceren van verkiezingsmateriaal. Meer bepaald stelden we ons vragen bij het auteursrecht.
Status
In januari 2020 ging het project van start. Het project heeft metadata geproduceerd voor intussen meer dan 20'000 stukken. 7'800 Stukken daarvan zijn inmiddels gedigitaliseerd en worden binnenkort gepubliceerd op de www.liberas.eu. Qua periode is er momenteel een afbakening gemaakt voor al het materiaal van de verkiezingen tot en met 1991 (de laatste verkiezingen waar er een PVV-lijst aan deelnam) Er zal zowel kunnen worden gezocht via een vrije zoekterm als een gestructureerde opzoeking.
Methode
Afbakening
Gezien de collectie zeer omvangrijk en zeer divers is qua materiaal was een eerste prioriteit grip krijgen op de collectie. Doormiddel van een steekproef werd gepolst naar de hoeveelheid materiaal en het type materiaal. Het materiaal dat daaruit naar boven kwam was zoals verwacht enorm divers. De klassieke pamfletten en brieven waren er aanwezig, maar ook speciale verkiezingsedities van nationale of lokale pers, sticker, affichetes afgedrukte websites en e-mails en kiesonderrichtingen. Met het oog op digitalisering werd ook rekening gehouden met de verschillende formaten en het totale aantal scans dat moest worden gemaakt. Een flyer heeft soms maar één scan nodig terwijl voor één brochure soms tientallen scans nodig zijn. De formaten van verkiezingsmateriaal zijn erg uiteenlopend. Bepaalde flyers zijn kleiner dan A6 formaat terwijl bepaalde folders soms zo groot zijn als een stratenplan. Al deze gegevens zijn belangrijk om inschatting te maken van de tijdsduur, de mogelijke kosten voor digitalisering maar ook voor het opstellen van een datamodel om de beschrijvingen in op te stellen. Een steekproef kan helpen om beter keuzes te maken voor je project, de grote van je steekproef hangt af van de grote van de collectie. Van de 400 dozen verkiezingsmateriaal werden er voor dit project 30 gecontroleerd voor de steekproef. Daarbij werd rekening gehouden met de spreiding van het materiaal over de verschillende data en geografische afbakeningen. Op basis van de steekproef werd beslist om prioritair te werken met het pure propagandamateriaal namelijk de pamfletten en de ronselbrieven. Op basis van de steekproef werd ingeschat dat er dan voor ca. 30'000 stukken metadata moest worden aangemaakt.
Metadatering
Vooraleer er gedigitaliseerd werd, is ervoor gekozen om alle bestanden eerst te metadateren. Op die manier konden ze een uniek inventarisnummer krijgen waardoor de bestandsnaamgeving bij het digitaliseren vlotter verloopt. Voor de vermoedelijk 30'000 stukken moest een datamodel worden uitgewerkt waarin het verschillend verkiezingsdrukwerk zo duidelijk mogelijk kon worden beschreven. Liberas werkt sinds 2018 met het collectiebeheersysteem 'Atlantis' dat werd ontwikkeld door Deventit. Er werd geopteerd om de collectie te ontsluiten via de beeldbankmodule van Atlantis. Er bestaat een standaardformulier om beeldbankitems aan te maken op Atlantis. Dergelijke formulieren kunnen direct in het collectiebeheersysteem worden ingevoerd maar er kan ook gewerkt worden met excel of csv om in bulk veel bestanden tegelijk te uploaden. De metadata werd aangemaakt in excel vanwege de hogere flexibiliteit. Volgende velden werden gebruikt in de beeldbankmodule:
- Nummer: een uniek nummer in de vorm van een string dat bestaat uit "collectie"+ 6 cijfers. De gedigitaliseerde bestanden kregen de bestandsnaam 'nummer'
- Titel: Titel van het object. De titels van het verkiezingsmateriaal bevatten in dit veld altijd de partijnaam, het type verkiezing, de verkiezingsdatum en de geografische afbakening
- Plaats
- Beschrijving: Beshrijving van het stuk. Hier werden het stuk omschreven (materiële vorm), de kandidaten werden vermeld en indien mogelijk werd ook de inhoud van het stuk toegelicht
- Collectie: Er werden drie belangrijke collecties aangemaakt op basis van de redactionele vormen herkent in de steekproef: Pamflet, Brief en Uitnodiging. Dit veld werd in het 'Nummer' veld aangevuld met 6 cijfers.
- Datering Vroegst en Datering Laatst: 2 Velden. In wezen heeft slechts weinig verkiezingsdrukwerk een echte datum, er werd daarom meestal gekozen voor de eigenlijke verkiezingsdatum.
- Materiaal: Bijna altijd papier
- Aantal: Altijd 1
Wat opviel bij het beschrijven van verkiezingsmateriaal is de afwezigheid van standaarden of richtlijnen omtrent grijze literatuur. Dit komt wellicht omdat grijze literatuur strict genomen geen bibliotheekitem is, maar ook geen archiefstuk. Weinig instellingen hebben ook een stuksgewijze ontsluiting van hun collecties grijze literatuur of efemera. Qua terminologie ontleenden we vooral termen uit Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (ANV) en de AAT.
Toegankelijkheid
In de beeldbankmodule op www.liberas.eu hebben gebruikers twee manieren om de verwerkte gegevens terug te vinden. Er kan gezocht op vrij trefwoord, bijvoorbeeld de naam van een kandidaat, of een programmapunt. Er kan ook gestructuurd gezocht worden in de Archiefcollectie Verkiezingspropaganda (archief nr. 2000). De oude anologe structuur is hier overgezet naar een digitale boomstructuur. In deze structuur is zo veel mogelijk rekening gehouden met de historische correcte benamingen van arrondissementen. De boomstructuur toont alleen 'takken' voor verkiezingen waar er ook effectief materiaal in de collectie voor te vinden is. De gedigitaliseerde bestanden zijn niet ge-ocr'd omdat dit wellicht weinig toegevoegde waarde bied. De meeste gebruikers zoeken ofwel specifiek naar materiaal uit een verkiezing ofwel specifiek naar propaganda van een bepaalde kandidaat. Deze informatie is al terug te vinden in de metadata. Gebruikers hebben op Liberas-website toegang tot het lage resolutie bestand van de gedigitaliseerde pamfletten. Medewerkers kunnen toegang krijgen tot de betere bestanden via de back-end van het collectiebheersysteem die in verbinding staat met het e-depot. Het e-depot van Liberas is uitgebouwd door een bedrijf dat is gespecialiseerd in het duurzaam bewaren van data. Er bestaat nog steeds de mogelijk om de stukken fysiek te komen raadplegen in de leeszaal mits vermelding van het inventarisnummer. Met de persistente URL's die het collectiebheersysteem automatisch voor elk record aanmaakt is het voor gebruikers mogelijk om met zekerheid te verwijzen naar het juiste bestand.
Digitalisering
Voor de aanvang van het project was een beperkt deel van de verzameling reeds ingescand. Deze stukken had niet de correcte bestandsnemen en moesten dus achteraf nog worden aangepast. Gezien de grote omvang van de collectie (veel van de stukken hadden meer dan 1 scan nodig) en de uiteenlopende bestandsformaten heeft Liberas beroep gedaan op een digitaliseringsfirma.Vanwege de grote omvang van de te digitaliseren bestanden is er de keuze gemaakt om voorlopig een beperkt aantal pamfletten te digitaliseren. Er werd op basis van inhoudelijke afwegingen gekozen om alle pamfletten tot en met de wetgevende verkiezingen van 1991 te digitaliseren. 1991 was de laatste keer dat de PVV-lijst deelnaam aan de verkiezingen, daarna werd de partij omgedoopt tot VLD. Er is de keuze gemaakt voor het kwaliteitsniveau Metamorfoze Light te handhaven. Externe gebruikers krijgen enkele toegang tot de bestanden van een lagere resolutie, medewerkers krijgen toegang tot bestanden van hoge resolutie.
Juridische aspecten
Het auteurschap bij verkiezingspropaganda is een contentieus thema. De problematiek is ongeveer dezelfde als die rond affiches. Het is dikwijls niet duidelijk wie de auteur is van bijvoorbeeld een pamflet. Is het de kandidaat, de partij, of het campagneteam? Dikwijls zitten er op pamfletten ook foto's of cartoons waarvan de auteur vaak niet gekend is. Het is ook niet duidelijk of die fotografen en tekenaars bij de opdracht ook hun auteursrechten overdroegen. In de overgrote meerderheid van de gevallen is dit onmogelijk om met zekerheid te achterhalen omdat dergelijke zaken vaak niet een contract werden van vastgelegd. Voor een collectie zoals deze met duizenden werken is het onhaalbaar om voor elk werk de rechtenstatus te onderzoeken.
Auteursrecht
Over het algemeen geldt in het auteursrecht dat materiaal gepubliceerd mag worden op 1 januari, 70 jaar na het overlijden van de auteur (Art. XI.166 § 2). In het geval van meerdere auteurs telt alleen de overlijdensdatum van de langstlevende auteur. Als aan die voorwaarde wordt voldaan komt het werkt in de meeste gevallen in het publiek domein en kan iedereen reproducties en het delen. Voor het onderwijs en wetenschappelijk onderzoek zijn de regels wel soepeler.
Verweesde werken
Verweesde werken zijn werken waar het auteurschap onduidelijk is. Het gaat om werken die zich vermoedelijk niet in het publiek domein bevinden maar waarvan de rechthebbenden ook niet bekend zijn. De Europese richtlijn 2012/28/EU in 2015 omgezet in het Belgisch recht. Dankzij deze richtlijn is het mogelijk voor bilbliotheken, archieven en musea om verweesde werken te digitalisren en online te publiceren voor het grote publiek. Vooraleer dit mag gebeuren moet wel een grondig onderzoek gebeuren naar de rechthebbenden. Volgens het KB tot aanwijzing van de bevoegde autoriteit voor de verweesde werken moeten alvoorens collectiebeherende instellingen een verweesd werk willen publiceren dit melden aan het nationaal loket. In België is de Koninklijke Bibliotheek het nationaal loket.
Out of commerce works
Richtlijn 2019/790EU 'Richtlijn inzake auteursrechten in de digitale eengemaakte markt' (ook wel de DSM-richtlijn genoemd) definieert de term out of commerce works. Deze richtlijn wordt ten laatste in 2021 omgezet in het Belgisch recht. Out of commerce works zijn werken die niet langer in de handel verkrijgbaar zijn. In zekere zin kunnen verkiezingspamfletten ook beschouwd als out of commerce, gezien ze niet meer te verkrijgen via de gebruikelijke kanalen (namelijk het campagneteam) te verkrijgen zijn. Overweging 37 van de richtlijn stipuleert zefls dat werken die nooit in de handel te verkrijgen waren automatisch vallen onder de out of commerce regeling. Meer zelfs, de overweging geeft specifiek als voorbeeld affiches en folders. Bibliotheken, archieven en andere erfgoedinstellingen zouden het recht hebben om out of commerce works publiek te delen indien er geen collectieve beheersorganisatie over de rechten beschikt.