Publicatie:Rapport Beleid AIDA (Automatisering Ingest Digitale Archieven)
AIDA onderzocht hoe cultureel-erfgoedinstellingen de preservering van digitale objecten kunnen inbedden en verankeren in hun beleid. De subwerkgroep Beleid verzamelde de beleidsdocumenten van de AIDA-leden, vergeleek missies en visies en stemde deze op elkaar af. Voor elke partner werden verbeterpunten geformuleerd.
| Titel | Rapport Beleid AIDA (Automatisering Ingest Digitale Archieven) (Voorkeurstitel) |
| Locatie | |
| Uitgever | |
| Jaar van uitgave | 2019 |
| Rechten | CC-BY-SA |
| Persistent ID |
AIDA staat voor Automatisering Ingest Digitale Archieven en is de gedeelde agenda van negen culturele archiefinstellingen en expertisecentra, m.n. ADVN, Amsab-ISG, AMVB, AVG-CARHIF, CAVA, Vlaams Architectuurinstituut, Letterenhuis, PACKED en Archiefbank Vlaanderen om in de beleidsperiode 2019-2023 concrete stappen te zetten inzake de preservering van digitale archieven (met tekstdocumenten als primaire use case) en om een duurzame businesscase te ontwikkelen voor de uitrol van een gemeenschappelijk preserveringssysteem.
AIDA onderzocht hoe cultureel-erfgoedinstellingen de preservering van digitale objecten kunnen inbedden en verankeren in hun beleid. De subwerkgroep Beleid verzamelde de beleidsdocumenten van de AIDA-leden, vergeleek missies en visies en stemde deze op elkaar af. Voor elke partner werden verbeterpunten geformuleerd.
Een belangrijke voorwaarde is dat de organisaties zelf een duurzaam karakter hebben en een stabiele werking uitbouwen. Ze moeten binnen het gepaste juridische kader fungeren.
Auteur(s)
- Sophie Bossaert (ADVN)
- Nastasia Vanderperren (PACKED)
- Isabelle van Ongeval (Letterenhuis)
Bevindingen
Missie
De AIDA-leden vermelden digitaal erfgoed niet expliciet in hun missie. Het expliciteren is belangrijk omdat het beheer van deze vorm van erfgoed specifieke vereisten met zich meebrengt. Er wordt ook weinig tot niet expliciet verwezen naar de duurzaamheid van het collectiebeheer, wat een eis is om digitale preservering mogelijk te maken. In de missie is het aanbevolen om het beheer van digitaal erfgoed aan te duiden als een van de kerntaken. Voor de erfgoedgemeenschappen en externen moet het duidelijk zijn dat cultureel-erfgoedinstellingen in hun beleid rekening houden met technologische ontwikkelingen, aangezien het digitale aspect een steeds belangrijkere impact zal hebben op hun werking en identiteit. Wanneer digitale preservering expliciet is opgenomen in de beleidsdocumenten, wordt het beheer (de langetermijnbewaring en -toegang) van digitale objecten een integraal onderdeel van de doelstellingen en acties. De organisatie kan verantwoorden waarom daarvoor middelen, tijd en personeel worden vrijgemaakt. Het bestuur voorziet een mandaat om de opdracht uit te voeren. Voor partners en belanghebbenden (bv. financiers, toeleveranciers en gebruikers) wordt het zichtbaar dat deze taak deel uitmaakt van de algemene werking. De subsidiërende overheid en beleidsmakers worden gesensibiliseerd over het belang van een duurzame en geïntegreerde aanpak. De AIDA-leden bevestigen hiermee ook hun engagement in de uitvoering van de doelstellingen van het project.
Visie
Ook in de visie werd digitaal erfgoed vaak niet expliciet vermeld. Er was er weinig tot geen aandacht hoe de leden zullen inspelen op toekomstige digitale ontwikkelingen en technologische evoluties. Voor de acquisitie van digitaal archief is, in tegenstelling tot papieren archief, een veel (pro)actievere aanpak vereist. Digitaal erfgoed is erg kwetsbaar en vluchtig, waardoor archiefinstellingen nieuwe kennis, expertise en competenties moeten verwerven om het erfgoed in de toekomst duurzaam te stellen. De aandacht voor de beginfase van de archiefvorming (het begeleiden en ondersteunen van archiefvormers in hun documentbeheer aan de hand van richtlijnen, procedures, adviestrajecten of vorming) was veeleer beperkt. Goed digitaal archiefbeheer hangt echter nauw samen met een efficiënt georganiseerd documentbeheer (met aandacht voor ordening, naamgeving, selectie, versiebeheer, enz.). Kennis van werkprocessen en documentcreatie wordt steeds belangrijker voor de contextualisering van archieven en de goede bewaring, ontsluiting en toegankelijkheid ervan. Zo niet gaan onherroepelijk veel metadata verloren.
Opvallend was dat veel organisaties in de visie het (digitaal) collectiebeheer niet benoemden of er weinig aandacht aan besteedden. Meestal werd niet vermeld dat de organisatie een digitaal beleid of strategie had. Er kon ook niet worden afgeleid of de organisaties de ambitie hadden om in te staan voor een duurzame bewaaromgeving van hun digitaal erfgoed. Het expliciteren is belangrijk omdat het collectiebeherende instellingen zijn die het beheer van archieven als kerntaak hebben.
Bij de meeste leden ontbrak ook een duidelijke visie over de toegankelijkheid van het digitaal erfgoed. Digital-bornerfgoed is momenteel amper opengesteld voor onderzoek en (her)gebruik. In de toekomst zal dit erfgoed raadpleegbaar worden en moet er een strategie worden uitgetekend over hoe en in welke vorm dit erfgoed toegankelijk wordt gemaakt.
Beleidsplannen
In de beleidsplannen was er, in tegenstelling tot de missie en visie, meer aandacht voor de (pro)actieve ondersteuning van archiefvormers, de verwerving, de waardering, de duurzame bewaring en ontsluiting, de monitoring, de (online) toegankelijkheid, de dienstverlening en de kennisdeling, al zijn er wel duidelijke verschillen tussen de AIDA-leden onderling. De ene instelling legt meer nadruk op proactieve begeleiding en verwerving terwijl de andere de uitbouw van de bewaaromgeving zal vooropstellen. Een mogelijke verklaring dat er in de beleidsplannen wel aandacht is voor digitale preservering, is dat de collectiebeheerders hierbij meer betrokken worden dan bij het ontwerp van de missie en visie, die eerder door het management worden uitgeschreven. Een andere verklaring is dat instellingen het digitale beschouwen als een inherent onderdeel van het geheel.
Alle beleidsplannen wijzen op de noodzaak aan samenwerking om de complexe problematiek van de bewaring van digitaal erfgoed aan te pakken, in het bijzonder voor de uitbouw van een duurzame digitale depotinfrastructuur en het ontwerpen van preserveringsstrategieën. Deze problematiek overstijgt de individuele instelling en kenmerkt zich door vele gemeenschappelijke noden.
Do’s-and-don’ts
Do’s
- Vermeld in je missie en visie expliciet dat je organisatie digitaal erfgoed duurzaam beheert.
- Toon je ambitie: geef in je visie aandacht voor het digitale beleid en de digitale strategie die je wil uitbouwen. Creëer realistische doelstellingen inzake digitale preservering.
- Heb aandacht voor je omgeving: geef in je visie aan dat je rekening houdt met (nieuwe) technologische ontwikkelingen en de specifieke vereisten die dit met zich meebrengt: proactieve verwerving, begeleiding van archiefvormers, enz.
- Betrek de collectiebeheerder(s) ook bij het uittekenen van de missie en visie, niet enkel bij beleidsplannen, actieplannen en jaarverslagen.
- Heb in je beleidsplannen aandacht voor de creatie, de verwerving, de waardering, de bewaring, de ontsluiting, de toegang en de valorisatie van het digitaal erfgoed.
- Wees je bewust dat het kenbaar maken van digitaal erfgoed in je beleidsdocumenten de schakel is om het bestuur en beleidsmakers te sensibiliseren alsook om intern middelen, personeel en tijd vrij te maken zodat het beheer ervan als een volwaardige kerntaak kan worden uitgebouwd.
Don’ts
- Ga er niet van uit dat iedereen weet dat je digitaal erfgoed bewaart of dat dit geen andere aanpak vereist dan papieren erfgoed. Benoem het expliciet zodat het bestuur weet dat het een opdracht is die extra tijd, energie en middelen vereist.
- Ga niet te specifiek: verwijs in je missie of visie niet naar partners, software of samenwerkingsverbanden die in de loop der tijd kunnen veranderen. Maak je missie en visie duurzaam.
- Wees er niet van overtuigd dat er in de toekomst niets zal veranderen: heb in je visie aandacht voor de digitale ontwikkelingen en denk na hoe deze jouw organisatie kunnen veranderen.
- Zet in je beleidsplannen niet alleen in op acquisitie. Verwerf alleen digitaal erfgoed als je een gepaste beheersomgeving kan voorzien. Formuleer duidelijke doelstellingen hoe je dit wil realiseren.
- Beperk je niet tot één of enkele aspecten in het beheer van digitaal erfgoed. Bekijk het totaalplaatje en denk vanuit een brede scope.