Publicatie:Use cases voor een gedeelde beeldbank voor kunstcollecties

Dit is de neerslag van een pilootproject dat uitgevoerd werd in het kader van het project Blauwdruk Gedistribueerd Beeldebeheer

Auteur(s)

• Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)

Probleemstelling

Lukas is een samenwerkingsverband dat diensten met betrekking tot digitaal beeldbeheer verzorgt voor musea en andere erfgoedbeheerders, gaande van digitalisering van erfgoed- en kunstobjecten tot ontsluiting en spreiding van de digitale representaties ervan. De werkprocessen hiervan verlopen nu nog grotendeels manueel:

• een fotograaf levert een harde schijf met foto's aan Lukas;
• Lukas past de bestandsnamen van de beelden aan;
• Lukas zet de moederbestanden om naar diverse raadplegingsformaten
• Lukas plaatst de beelden online
• Lukas bezorgt de musea de beelden op harde schijf.

Om de werkprocessen te optimaliseren, zocht Lukas naar een DAM-systeem. Bovendien had Lukas de ambitie om dit DAM-systeem aan te biederen aan andere musea die zelf geen middelen hebben om een DAM aan te kopen en te beheren.

Voor deze aanbesteding dienden functionaliteiten en vereisten opgesteld te worden. Lukas contacteerde PACKED vzw om mee na te denken over de uitwerking van de case. Lukas zat op dat moment ook in een traject van iStoire Services om een digitale strategie uit te werken. Het idee rond een gemeenschappelijke DAM werd mee opgenomen in dat traject.

Methode

In dit project wordt er naar een SaaS-systeem gezocht waarvan de eisen vastgelegd zijn volgens de noden van de gebruiker. Hiervoor werd er een document opgesteld waarin de verschillende gebruikers en hun wensen/noden gedefinieerd werden.

PACKED vzw stelde use cases op voor Lukas. Het traject werd opgevolgd door een werkgroep die bestond uit:

• Timothy Naessens (Lukas)
• Alexandra Pauwels (M Leuven, lid van de Raad van Bestuur Lukas)
• Rosemie Callewaert (iStoire Services)
• Bert Lemmens en Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)

Als start werd het beleidsplan van Lukas overlopen. De diensten die Lukas zijn partners wilde aanbieden, vormden de basis voor de use cases. Dit waren:

• het duurzaam digitaliseren van werken uit het (Vlaamse) kunstenerfgoed;
• het duurzaam beheren en archiveren van digitale representaties;
• het verspreiden en vermarkten van digitale representaties van kunstwerken en erfgoedobjecten.

Hieruit werd een eerste draft met high level use cases samengesteld. De use cases waren korte in natuurlijke taal geschreven beschrijvingen van werkprocessen die gewenst waren om met of door het DAM-systeem uit te voeren. De digitale strategie die iStoire Services uitgedacht had, werd meegenomen in het opstellen van de use cases.

Daarnaast werden de gebruikers en stakeholders voor het systeem geïdentificeerd. De gebruikers zijn die personen die het DAM-systeem gaan gebruiken; stakeholders zijn de personen die onrechtstreeks met het systeem in aanraking komen, bv. omdat ze beelden gebruiken die via het DAM-systeem ontsloten worden. Van iedere gebruiker en stakeholder werden de eisen en verwachtingen voor het systeem neergeschreven in de vorm van user stories. User stories zijn korte beschrijvende verhalen over de omgang van een gebruiker met het systeem.

Uit deze user stories werden vervolgens gebruikersscenario's geschreven. De gebruikersscenario's werden opgedeeld per dienst die Lukas wil aanbieden.

Tijdens het traject werd het duidelijk dat de aanbesteding en het beheer van een DAM-systeem voor alle partners van Lukas een te zware opdracht was die Lukas niet tot een goed einde kon brengen. Dit pilootproject werd dan ook vroegtijdig afgebroken.

Resultaten

Document met gebruikers, user stories en scenarios voor LUKAS beeldbank. Dit document is een voorbereidend document om use cases op te stellen voor het DAM-systeem van Lukas. Het identicifeert de verschillende stakeholders, primaire en secundaire gebruikers van het systeem en brengt de wensen van de verschillende gebruikers (user stories) en user scenario’s in kaart. Het bouwt voort op het voorstel tot digitale strategie die door iStoire Services voor Lukas uitgedacht werd. Er wordt hierbij uitgegaan van twee doelgroepen (leveranciers en gebruikers) en vier diensten die Lukas aan zijn partners kan aanbieden:

• het aanleveren van hoogwaardig en kwalitatief beeldmateriaal van kunstwerken en erfgoedobjecten aan zijn partners
• infrastructuur voor de opslag en beheer van beeldbestanden
• administratie van de een beeldenservice (toegang bieden tot de beelden, vermarkting beelden, etc.)
• doorzoekbaar en herbruikbaar maken van beeldmateriaal over collecties en musea heen

Dit document handelt enkel over het DAM-systeem: een systeem voor het beheren en distribueren van beelden. De publieke ontsluiting van de beelden is hierbij out of scope.

Contact

Nastasia Vanderperren
medewerker PACKED vzw
E: nastasia@packed.be
T: +32 (0)2 217 14 05