Publicatie:Verslag Expertmeeting Registratiesoftware

Samenvatting

Referentie

Titel	Verslag Expertmeeting Registratiesoftware (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	PACKED vzw
Jaar van uitgave	2012
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

expertmeeting | bibliotheekcollecties | archiefcollecties | museumcollecties | audiovisuele collecties | archeologische collecties | immaterieel erfgoed | onroerend erfgoed | documentaire collecties |

• Onderwerp: Verslag expertmeeting Registratiesoftware
• Datum: 2012-02-27
• Locatie: PACKED
• Aanwezig: Els Angenon (KMKG), Dirk Derom (BNA-BBOT), Joris Janssens (PACKED/AMSAB), Bert Lemmens (PACKED), Jeroen De Meester (Musea en Erfgoed Antwerpen), Dries Moreels (BAM), Tijl Vereenooghe (Heemkunde Vlaanderen), Donald Weber (Amsab-ISG), Henk Vanstappen (CEST, verslag)
• Verontschuldigd: -
• Lees het volledige verslag: 120326_expertmeeting_registratiesoftware_verslag

Hieronder volgt een samenvatting van de belangrijkste conclusies van de expertmeeting:

Wie bent U en welke software gebruikt U?

• KMKG: MuseumPlus (Zetcom AG, Zwitserland) sinds 2005
• VTi: [software platform] (zelf ontwikkeld) sinds [jaartal]
• Amsab-ISG: Adlib Museum Plus (Adlbi Information Systems, Nederland) sinds 2004 & Collective Access (zelf onwikkeld) sinds 2011
• Musea en Erfgoed Antwerpen: Adlib Museum Plus, Nederland) sinds [jaartal]
• BNA-BBOT: Sushi database (zelf ontwikkeld) sinds [jaartal]
• Heemkunde Vlaanderen: heeft zelf geen collectiebeheersysteem, maar adviseert heemkundige kringen.

Wat waren U beste en slechtste ervaringen?

• Beste ervaringen:
  • Goeie ondersteuning door de leverancier
  • Gebruiksvriendelijkheid van de registratiesoftware
  • Flexibiliteit en aanpasbaarheid van de registratiesoftware
  • Goeie communicatie met leverancier (zit dicht bij huis, spreekt dezelfde taal)
• Slechtste ervaring
  • Moeilijke communicatie met de leverancier (zit ver van huis, spreekt een andere taal)
  • Leverancier heeft weinig kennis over collectiebeheer
  • Geïntegreerde ontsluiting van verschillende collectietypes is moeilijk te verwezenlijken.
  • Bugs en incompatibele versies
  • Premature modules
  • Onvoldoende documentatie bij OS software
  • Kleine community voor OS software

Wat kan beter aan de softwarevergelijkingen op CEST?

• Het overzicht is beperkt en biedt weinig nieuwe informatie
• Het zou nuttig zijn om verwijzingen op te nemen naar praktijkvoorbeelden waarin ervaringen met gebruikte software en toegepaste standaarden worden opgesomd.
• Het zou nuttig zijn om de verschillende modules bij een softwarepakket in kaart te brengen.
• Naast een indeling naar toepassingsgebied is het nuttig om een indeling naar organisatieprocessen te maken (objectbeschrijving, depotbeheer, verhuisoperaties, ontlenen).

Moet registratiesoftware aanpasbaar zijn?

• Ofwel kies je voor een systeem dat op maat ontwikkeld is en dat de specificiteit van de collectie goed benadert.
  • Voordeel is dat je systeem nauw aansluit op de werking van je organisatie, waardoor je het eenvoudig kan houden.
  • Nadeel is dat je data moeilijk uitwisselbaar is. Wanneer de werking van je organisatie verandert, moet je systeem ook meteen aangepast worden. Standaard systemen kunnen zulke wijzigingen opvangen.
• Ofwel kies je voor een standaard systeem dat de gewenste beschrijvings en uitwisselingsstandaarden ondersteunt. Aanpassingen aan het systeem worden enkel gemaakt op het niveau van de ontsluiting van de collectie, m.a.w. de OPAC die aan je systeem is gekoppeld.
  • Voordeel is dat de gegevens over je collectie makkelijk uitwisselbaar zijn met andere systemen, en dat je je data makkelijk kan overzetten naar een ander standaardsysteem.
  • Nadeel is dat de mensen die gegevens invoeren zich strikt aan de standaarden moeten houden om de data uitwisselbaar te houden.
• Over het algemeen zijn problemen met kwaliteit en uitwisselbaarheid van data eerder te wijten aan slechte invoer dan aan een slechte datastructuur.
  • Een goed uitwisselingsstandaard implementeren garandeert weliswaar dat je data steeds uitwisselbaar is.
  • Maar belangrijker is om duidelijke afspraken te maken hoe gegevens worden ingevuld. Zowel softwarematige (selectielijsten) als handmatige (checklists) controle kunnen daarbij helpen.

Besteed je het beheer van registratiesoftware best uit?

• ICT is niet de core business van erfgoedorganisaties, maar in de praktijk wordt de ICT afdeling van een erfgoedorganisaties steeds meer bevraagd. Het is moeilijk om ICT afdelingen klein te houden. Vaak wordt eerst geprobeerd om taken uit te besteden, maar uiteindelijk blijkt vaak dat het economischer is om zelf personeel aan te werven en aan de slag te gaan met open source software.
• Software as a Service
  • Software as a Service (SaaS) is interessant voor kleinere organisaties die geen uitgebouwde ICT-infrastructuur hebben.
  • Toch is voor kleinere organisaties de stap naar een leverancier en alle bijkomende technische en financiële drempels nog te hoog. SaaS is vooral interessant als ze als een gedeelde oplossing wordt aangeboden omdat in dat geval ook de administratieve aspecten centraal beheerd worden.
  • Saas biedt het voordeel dat digitale collecties meteen toegankelijk gemaakt kunnen worden via het web.
  • Een probleem met SaaS is vaak om je data weg te halen uit een systeem en over te brengen naar een ander systeem.

Voer je alle collectietaken best uit met één, geïntegreerd softwarepakket?

• De eerste drijfveer om voor een geïntegreerd softwarepakket te kiezen is de wens om met één zoekactie doorheen meerdere collectietypes te zoeken.
• Dit paradigma was de afgelopen jaren leidinggevend, maar staat nu onder druk.
  • De actuele technologie laat toe om met één zoekopdracht door verschillende databases te zoeken.
  • De vraag van gebruikers naar zo een geïntegreerde zoekomgeving blijkt beperkt.
• Een belangrijk argument pro geïntegreerde softwarepakketten is de kostprijs en het beheer. Meer pakketten betekent vaak dat je dubbel betaald voor overlappende functionaliteiten en ook het beheer kost meer tijd en kennis.
• In de praktijk blijkt dat vele modules van geïntegreerde pakketten niet gebruikt worden.
• Geïntegreerde, maar gesloten pakketten zijn vaak moeilijk te integreren met andere software. Dat maakt het moeilijk om functionaliteiten die niet in het kernsysteem zitten toe te voegen.
• Als je volgens het principe van een blokkendoos werkt, moeten de blokken bij elkaar passen. Ook daar kom je bij standaarden terecht.
• Het eerste wat je moet onderzoeken bij een blokkendoos, is hoe je je gegevens in en uit elk component van de blokkendoos haalt.
• Een goed uitgangspunt bij het aan elkaar koppelen van verschillende systemen is dat je kernsysteem volledig open moet zijn. Op die manier kunnen alle andere systemen makkelijk gebruik maken van de gegevens in je kernsysteem.

Moet registratiesoftware open source zijn?

• Gesloten software:
  • Een belangrijk probleem bij gesloten systemen is dat de database vaak moeilijk of niet benaderbaar is. De laatste jaren worden leveranciers hierin soepeler.
  • Registratiesoftware biedt doorgaans de mogelijkheid om data te exporteren als XML of CSV, maar online verbinding maken met de database is standaard zelden mogelijk.
  • Een reden om toch voor een gesloten systeem te kiezen is dat de leverancier over alle kennis voor het beheer van de software beschikt en diensten levert om het systeem aan te passen of uit te breiden.
• Open software:
  • Gebruik van open source software biedt zowel nieuwe mogelijkheden als nieuwe problemen.
  • Open source software mag niet vanuit de positie van een klant worden bekeken: als je zo'n pakket in gebruik wil nemen en een probleem vaststelt, wordt je verondersteld het zelf op te lossen.
  • Er moet een afweging gemaakt worden: ofwel betaal je voor een onderhoudscontract, ofwel huur je iemand in die met de open source software kan werken.
  • Het uitgangspunt “We hebben geen geld, dus werken we met open source”, is verkeerd. Door de keuze van open source, verandert ook je positie: Je bent je eigen support.
  • Een belangrijk criterium bij de keuze voor open source software is de community die de software ondersteunt. Dat geeft een indicatie van de externe ondersteuning die je kan verwachten.
  • Een ander model is om met het geld dat je uitspaart aan licenties ondersteuning te kopen bij een bedrijf dat de open source software ondersteunt. Dat laatste gebeurt vandaag met Collective Access. De vraag is of er voldoende bedrijven op de markt zijn die het ontbreken van Collective Access Community opvangen.

Moet collectiedata open zijn ?

• In de erfgoedsector wordt metadata beschouwd als het kapitaal van de organisatie. Het is dus van het grootste belang dat je als organisatie vrij over je data kan beschikken.
• Je data ook vrij ter beschikking stellen buiten de organisatie, bijvoorbeeld als “linked open data” ligt vaak moeilijker.
• Open data biedt echter kansen om op nieuwe manieren een interactie aan te gaan met gebruikers.
• Afgeschermde data moet beschouwd worden als kapitaal dat niet werkt. Data moet ingezet worden op het web en daar “werken”. De erfgoedsector moet zich klaarmaken voor die ‘paradigmawijziging’.
• Er is vooral nood aan goeie voorbeelden hoe je data beter kan maken door ze open te stellen.