SODA:Invulformulier

Wat?

Het SODA-invulformulier is een instrument dat ontwikkeld werd in het kader van het AMVB-project 'Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen'. SODA staat voor 'Stappenplan Overdracht Digitaal Archief'. Het formulier verzamelt, doorheen dit stappenplan, alle metadata die noodzakelijk zijn voor het begrijpen van de inhoudelijke context van het archief en voor de preservering van de digitale bestanden.

Waarom?

Het formulier verzamelt, doorheen dit stappenplan, alle metadata die noodzakelijk zijn voor het begrijpen van de inhoudelijke context van het archief en voor de preservering van de digitale bestanden.

Wanneer?

Het invulformulier wordt in verschillende fasen aangevuld tijdens het toepassen van SODA.

Hoe?

Hieronder vind je een leeg SODA-invulformulier.

• SODA-invulformulier

Hieronder vind je een ingevuld exemplaar, bij wijze van voorbeeld, waarmee je de omzetting naar een CSV-bestand alvast kan uitproberen. Het voorbeeldexemplaar bevat gegevens over een fictieve verwerving en opname van een dossier met digitale bestanden over de UGent SIP Creator dat gevormd werd door PACKED.

• voorbeeldexemplaar SODA-invulformulier

Hieronder wordt in vijf stappen beschreven hoe je een XLS-bestand met het SODA-invulformulier omzet naar een CSV-bestand dat geïnterpreteerd kan worden door bijvoorbeeld de UGent SIP Creator. In dit geval wordt gebruik gemaakt van Microsoft Excel.

1. Formulier invullen
   • Open het xls-bestand met het SODA-invulformulier in Microsoft Excel.
   • Vul het formulier volledig in.
2. Een nieuw bestand maken
   • Ga naar het tabblad CSV. Je vindt er alle beschrijvingselementen en al je antwoorden verzameld op rij 1 en 2 van het rekenblad. Deze twee rijen ga je omzetten in een apart CSV-bestand.
   • Selecteer rij 1 en 2.
   • Kopieer dit bereik door CTRL+C te klikken.
   • Open een nieuw rekenblad door CTRL+N te klikken.
   • Selecteer de cel A1.
3. Symbolische links verwijderen
   • Klik op het pijltje onder het icoontje voor Plakken. Er klapt een menu uit met verschillende Plakken Speciaal opties.
   • Selecteer de optie Waarden (W). De twee rijen worden nu in het bestand geplakt, maar ontdaan van eventuele symbolische links. Je bent nu klaar om het bestand op te slaan als CSV. Maar eers moet je de controleren of het CSV-bestand de juiste karakterset gebruikt. Dit is noodzakelijk om de gegevens te integreren in een XML-bestand.
4. Karakterset controleren
   • Kies Opslaan als in het menu Bestand.
   • Klik onderaan rechts, naast de Opslaan-knop, op het menu Extra en vervolgens op Web-opties.
   • Er opent een nieuw venster. Ga naar het tabblad Codering.
   • Kies in het veld Dit document opslaan als: voor Unicode (UTF-8).
   • Klik op OK
5. CSV-bestand opslaan
   • Bepaal een Bestandsnaam voor het CSV-bestand.
   • Kies als formaat CSV (gescheiden door een lijstscheidingsteken)
   • Klik op Opslaan

Je hebt nu een CSV-bestand gemaakt dat door de UGent-SIP Creator geintegreerd kan worden in een METS XML-bestand.