SODA:Zelfevaluatie

open

Wat?

Evalueer je organisatie om te achterhalen of ze klaar is voor een duurzame verwerving en bewaring van digitale archieven. In deze stap worden zowel het beleid, als je mogelijkheid om dit in de praktijk om te zetten, geëvalueerd.

Zorg bij de evaluatie voor input van zowel het management als van de vakgebonden experts binnen je organisatie.

Waarom?

Door een cyclisch proces van evaluatie en remediëring komen de sterke en zwakke punten van je archiefdienst aan de oppervlakte, waarna je aan de minpunten kan werken totdat je organisatie in staat is tot duurzame digitale verwerving en bewaring.

Wanneer?

De archiefdienst evalueert zichzelf vooraleer ze digitaal archief aanvaardt.

Hoe?

De evaluatie gebeurt aan de hand van het Scoremodel digitale duurzaamheid. Dit model is een online toepassing ontwikkeld door DEN en [PACKED vzw. Aan de hand van vragenlijsten geeft het aan welke de sterke en zwakke punten zijn van je organisatie en formuleert het aanbevelingen voor het verkleinen van deze risico's. Na het doorlopen van de toepassing wordt een rapport gegenereerd. Dit rapport laat de archiefdienst toe te beoordelen of ze klaar is voor het aanvaarden van overdrachten. Nadat de zwakke punten zijn bijgewerkt, wordt het Scoremodel opnieuw toegepast. Doorloop dit cyclische proces totdat de omstandigheden voor duurzame verwerving en bewaring gunstig zijn.

Voor het doorlopen van deze toepassing kan men een account aanmaken; het is echter ook mogelijk de procedure anoniem te doorlopen. Voor beide methoden staan instructies op de home page. Vanuit je account kan je je eerder gegenereerde rapporten raadplegen.

Scoremodel

Maak een nieuw rapport aan. Vul de gegevens van je organisatie in en geef het rapport een titel. Klik op volgende.

Doorloop in de verschillende secties. Dit zijn zeven pagina's met multiple choice vragen. Vul bij alle vragen een antwoord in. De vragen zijn opgedeeld in de volgende secties:

1. Mandaat en beleid: In deze fase positioneer je je instelling: hoe kadert het bewaren van digitale bestanden in de doelstellingen van de organisatie?
2. Bewaarstrategie: In deze fase worden de bewaarmethoden in grote lijnen onderzocht.
3. Kennis en organisatie: In deze fase wordt nagegaan in hoeverre de juiste expertise aanwezig is in de organisatie.
4. Opslagbeheer: In deze fase wordt de fysieke bewaring onderzocht.
5. Opname: In deze fase worden de ingest-procedures onderzocht.
6. Planning en kwaliteitscontrole: In deze fase wordt onderzocht in welke mate de preserveringsstappen gedocumenteerd en gecontroleerd verlopen.
7. Toegankelijkheid: In deze fase wordt gepeild naar de toegankelijkheid van de bewaarde digitale documenten.

Aan elke vraag wordt een risiconiveau toegekend: hoog, normaal of laag (zie voorbeeld). Hoe hoger het niveau, hoe belangrijker de implicaties.

Daarnaast wordt bij elke vraag meer toelichting gegeven aan de hand van contextinformatie, duiding betreffende het risico en één of meerdere voorbeelden. Deze toelichtingen vind je in de verschillende tabbladen naast de vraag (zie voorbeeld).

Nadat je de zeven secties hebt doorlopen, wordt een samenvattend overzicht weergegeven (zie voorbeeld). Dit is een lijst van scores die je behaalde op de afzonderlijke secties. Klik op Genereer om een eindrapport te maken.
Het rapport voorziet een grafische weergave van je resultaten, een overzicht van je werkpunten (actieplan) en een overzicht van je antwoorden (resultaten). Het hoofdstuk actieplan formuleert suggesties naar mogelijke acties ter verbetering van je beleid (zie voorbeeld). Het gegenereerde rapport kan je opslaan in PDF-formaat.

Met de acties die het Scoremodel bij je minpunten formuleert, kan je vervolgens aan de slag gaan. Remedieer je mindere punten en doorloop het Scoremodel vervolgens opnieuw. Herhaal het proces totdat je een gunstige score behaalt.

Opgelet!

Interpreteer een resultaat van 50% niet als geslaagd! Streef naar een zo hoog mogelijke score. Wees streng voor jezelf en houd hierbij rekening met het aangegeven risiconiveau.