Publicatie:Basistips voor het opstellen van een subsidieaanvraag voor een cultureelerfgoedproject

Samenvatting

Het opstellen van een subsidieaanvraag voor een cultureelerfgoedproject kan een moeilijke opdracht zijn. Dankzij de volgende basistips kan je de structuur en het overzicht bewaren tijdens de opmaak van je aanvraag. Zo kan je steeds gericht schrijven aan je aanvraag en blijft de informatie helder voor de lezer. Naast deze pagina kun je eventueel ook bekijken hoe je het projectmanagement bij een cultureelerfgoedproject best aanpakt.

Referentie

Titel	Basistips voor het opstellen van een (aanvraag)dossier voor een cultureelerfgoedproject (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	meemoo - Vlaams instituut voor het archief
Jaar van uitgave	2022
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

handleiding |

I. BASISTIPS

De combinatie van een goed projectmanagement en deze basistips zullen er ertoe bijdragen dat je aan een degelijk (subsidie-)dossier schrijft van je project.

1. Breng structuur in het document door te werken met titels, tussentitels, bulletpoints. Grote lappen proza zijn overbodig. Probeer bondig en duidelijk te zijn.
2. Wees concreet in wat je schrijft en benoem zaken, zeker met betrekking tot duurzaam beheer, archivering, preservering en ontsluiting. Hieronder vind je enkele voorbeeldvragen waar je zeker een antwoord op moet voorzien:
   1. Welke standaarden hanteer je?  (bijvoorbeeld:  OSLO, AAT, CIDOC-CRM, Dublin Core, …)
   2. Welke richtlijnen gebruik je? (bijvoorbeeld: minimum richtlijnen, aanbevolen richtlijnen)
   3. Welke (beheer)systemen of software worden toegepast? (bijvoorbeeld: AxiellCollections, Adlib, …)
   4. Wat zijn de (courante) toegepaste methodologieën? (bijvoorbeeld eerdere ervaring met soorten projectmangement)
   5. Over welke licenties beschik/gebruik je? (bijvoorbeeld: Creative Commons)
3. Benoem de collectie en baken ze duidelijk af. Dit is niet enkel helder voor de lezer,  het helpt ook bij de opmaak van  de projectplanning.
   1. Hieronder vind je enkele zaken die je zeker moet benoemen in kader van de collectiebeschrijving:
      • Aantallen (aantal stuks in scope van het project)
      • Omvang (grootte van de gehele collectie van de instelling, bijvoorbeeld: wat zit wel/niet in scope, wat is de ervaring met andere deelcollecties?)
      • Aard van de objecten (bijvoorbeeld: brieven, schilderijen, machines, sculpturen of foto’s)
      • Registratiegraad (bijvoorbeeld: volledig of onvolledig, hoeveel procent wel/niet geregistreerd, basisregistratie/uitgebreide registratie (betrekking op het aantal velden die in records zijn ingevuld)
      • Verdere specificaties zijn mogelijk om zo’n volledig mogelijk beeld te scheppen van de collectie (bijvoorbeeld: collectiebeheersystemen)
4. Beschrijf de taken specifiek en geef aan wie deze zal uitvoeren.
   1. Geef per taak aan wat dit concreet zal inhouden, geef een inschatting van de tijdsduur/workload en geef aan wie deze taak op zich zal nemen (projectmedewerker, partner, intern, …)
      1. Indien van toepassing: maak zeer duidelijke welke taken de projectmedewerker zal uitvoeren. Dit maakt de werklast van het project duidelijk aan de lezer, geeft aan waarom de gevraagde projectsubsidies noodzakelijk zijn en waarom het project dus niet binnen de structurele werking kan vallen.
      2. In dit onderdeel van een projectdossier verwachten we dat je concreet de volgende zaken aangeeft:
         • Een planning, onderverdeeld in o.a. fases, werkpakketten en mijlpalen.
         • Een timing
         • Taken
         • Timing per taken
         • Taakverdeling gekoppeld aan de taken
         • Nodige middelen, tooling, etc. om de taken uit te voeren
   2. Indien er verschillende acties zullen worden uitgevoerd (bv. registreren, inventariseren, digitaliseren en ontsluiten), maak dan een duidelijk onderscheid wanneer iedere acties zal plaatsvinden binnen de tijdspanne van het project.
   3. Je kan best met concrete voorbeelden werken om de informatie en het projectplan zo helder mogelijk op te stellen voor de lezer.
5. Wees realistisch in de projectplanning, maak hiervoor een inschatting van de hoeveelheid werk die  binnen een bepaalde periode  verricht kan worden. Zo kan je duidelijk aangeven waar de (werk)inzet naartoe gaat binnen de verschillende acties.
   1. Voor dit onderdeel kan je je baseren op bijvoorbeeld 1 VTE = 220 werkdagen per jaar. Met deze kennis kan je het takenpakket verdelen over 220 dagen.
6. Beargumenteer waarom bepaalde zaken wel of niet binnen het project passen. Hierdoor kan je ruimte voor interpretatie minimaliseren en werk je zo transparant mogelijk (naar de lezer). Zo kan je onder meer partnerschappen met andere instellingen die rond gelijkaardige projecten werken aanhalen. Ook bepaalde standaarden (zoals de OSLO-standaard) kan je benoemen en aangeven wat wel en wat niet gaat binnen het project. Dit geldt ook voor problemen en lacunes, het is beter om iets vermelden omdat je zo speculatie van de lezer kan vermijden. Indien je dit niet opbrengt, kan het overkomen alsof je hier niet over hebt nagedacht voor de lezer.
7. Schenk ten slotte aandacht aan de duurzame verankering van het van de bekomen resultaten en opgebouwde expertise uit het project. Geef de resultaten en (opgebouwde) expertise mee en geef aan hoe je dit zal verankeren in de structurele werking van je organisatie. Uitgerolde praktijken mogen niet stoppen met de einddatum van het project, het gaat verder dan enkel de expertise borgen. Mogelijks is het noodzakelijk om bijvoorbeeld bepaalde ontworpen infrastructuur (in kader van het project) verder te onderhouden na afloop van het project.
   1. Hieronder volgen enkele vragen waar je een antwoord op kan voorzien:
      1. Hoe ga je de bekomen resultaten en opgebouwde expertise bewaren?
      2. Hoe ga je de bekomen resultaten en opgebouwde expertise delen met de (brede) sector?

II. EXTRA INFO / LINKS

• https://www.cultuuroptil.be/kennisbank/schrijftips-voor-een-duidelijk-projectdossier/