Publicatie:Digitale privaatrechtelijke archieven duurzaam bewaren met SCALA

Samenvatting

Digitale privaatrechtelijke archieven bestaan vaak uit heterogeen en weinig geordend materiaal. Actuele preserveringssystemen zijn echter meestal afgestemd op homogene gehelen van digitale bestanden. Culturele archiefinstellingen verwerven steeds meer heterogene archieven, maar beschikken nog niet over de nodige systemen en werkprocessen om ze te laten instromen, duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. In het SCALA-project ontwikkelen we een prototype van een dergelijk systeem.

Looptijd: 2021-2022

Referentie

Titel	Digitale privaatrechtelijke archieven duurzaam bewaren met SCALA (Voorkeurstitel)
Locatie
Uitgever	meemoo - Vlaams instituut voor het archief
Jaar van uitgave	2021
Rechten	CC-BY-SA
Persistent ID

Trefwoorden

project | digitaal archiveren |

Uitdaging

Digitale privaatrechtelijke archieven: een definitie

Privaatrechtelijke archieven zijn documenten in eender welke vorm die door personen of organisaties in de private sector gemaakt of ontvangen zijn, en die bewaard worden in het licht van hun werking of activiteit. In het SCALA-project gaat het specifiek om digitale documenten die bewaard worden op cd-roms of harde schijven van bijvoorbeeld architecten, schrijvers, vakbondsorganisaties, vrijwilligersorganisaties of kerkelijke instellingen.

Wat maakt de duurzame bewaring van dit type archieven uitdagend?

Bestaande digitale preserveringssystemen gaan uit van goed geordende archiefbestanden, zoals we die vaak zien bij een overheidsarchief. Privaatrechtelijke archieven, daarentegen, bestaan uit meer arbitraire mappenstructuren met daarin een mix van zeer diverse types digitale bestanden. Denk aan tekstdocumenten, video’s, beeldbestanden, powerpoints en grafische bestanden.

Omwille van de grote massa aan materiaal is er geen tijd om al dit materiaal bij overdracht onmiddellijk minutieus te verwerken. Daarom werken de SCALA-partners aan een preserveringssysteem om de digitale bestanden veilig op te slaan en om greep te krijgen op de risico’s die de bestanden op korte termijn ontoegankelijk kunnen maken. De bestanden worden veiliggesteld tot er tijd is om de inhoud van het archief écht te verwerken.

Het AIDA-netwerk slaat de handen in elkaar

Individuele archiefinstellingen beschikken over onvoldoende kennis, mensen en middelen om deze preserveringsuitdaging bij digitale archieven aan te pakken. Daarom groepeerden een aantal van hen zich in het AIDA-netwerk. Publicatie:AIDA (Automatisering Ingest Digitale Archieven) is de gedeelde agenda van negen instellingen. In de beleidsperiode 2019-2023 wil dit netwerk van partners concrete stappen zetten om de meest dwingende tekortkomingen in de duurzame langetermijnbewaring van digitale collecties van privaatrechtelijke archieven weg te werken.

In februari 2021 werden middelen toegekend om in de eerste fase van SCALA een pilootpreserveringssysteem in te richten waarmee het gemeenschappelijk preserveringsbeleid van de AIDA-partners aan de praktijk getoetst zal worden.

Onze rol

Het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) is de projectcoördinator van SCALA. Meemoo is samen met ADVN, Amsab-ISG, AMVB, AVG-Carhif, CAVA, Letterenhuis en Archiefbank Vlaanderen partner in dit project. Wij zijn verantwoordelijk voor de hosting van het in 2021 gekozen pilootpreserveringssyteem RODA en voor de aansturing van de configuratie en doorontwikkeling van de RODA-applicatie. Onze rol bestaat verder ook uit de opslag van de archiefcontainers die door RODA worden geproduceerd, en het mee uitschrijven van de nodige technische en inhoudelijke specificaties. Meer weten over RODA? Onderaan deze pagina gaan we dieper in op het systeem.

Aanpak

Hoe kan die heterogene verzameling van digitale privaatrechtelijke archieven bewaard worden? In dit project bekijken we wat de rol van E-ARK-containers kan zijn voor de duurzame langetermijnbewaring van heterogene, ongeordende digitale archieven.

Wat is E-ARK en waarom kiezen we ervoor?

E-ARK staat voor European Archival Records and Knowledge Preservation en is een nieuwe pan-Europese standaard voor het verpakken van informatieobjecten voor langetermijnbewaring, onafhankelijk van software, leveranciers of archiefinstellingen. Informatieobjecten die vandaag gemaakt worden, zouden hiermee decennialang toegankelijk blijven, ongeacht of de instellingen of leveranciers die het object oorspronkelijk hebben verpakt nog bestaan. Meer weten over deze bouwsteen voor digitale archivering van de Europese Commissie? Lees hier verder.

Het SCALA-pilootpreserveringssysteem wordt een instrument waarmee E-ARK-conforme AIP’s (kort voor Archival Information Package) gemaakt en beheerd zullen worden. Waarom kiezen we in het SCALA-project voor E-ARK? Deze standaard laat toe om verschillende versies van een digitaal archief te beheren. Met de versionering kunnen we stap voor stap preserveringsacties uitvoeren en het archief en de historiek van de preservering bijhouden.

Belangrijke kanttekening! E-ARK is geen inventaris en biedt geen toegang tot het archief. Het dient als instrument om de digitale bestanden op lange termijn toegankelijk te houden. De inventaris zal opgesteld worden in de archiefbeheersystemen van de AIDA-partners en van hieruit zal er vervolgens toegang verleend worden naar de betrokken bestanden in de E-ARK-container.

Wat is de rol van AIDA?

Het SCALA-pilootpreserveringssysteem wordt getest op infrastructuur van meemoo en getoetst aan de preserveringsstrategie die AIDA voorop stelt. Aangezien AIDA-partners op termijn optimaal gebruik willen kunnen maken van de verschillende infrastructuuroplossingen waar de Vlaamse erfgoedsector toegang tot heeft, wil AIDA een breder samenwerkingsmodel creëren rond het gebruik van E-ARK-containers voor de preservering van digitale archieven.

SCALA zal andere infrastructuurpartners zoals LIAS, DAV en Felixarchief betrekken voor feedback en expertise op onze implementatie van E-ARK. We hopen hen zo warm te maken voor het gebruik van de E-ARK container.

Fase 1 (01/05/2021 - 30/04/2022)

Tijdens het eerste projectjaar doorliepen we o.a. een aanbestedingsprocedure om een technische partner uit te kiezen en weerhielden uiteindelijk KEEP SOLUTIONS. Tijdens de zomer van 2021 werd de basisversie van hun preserveringssysteem RODA geïnstalleerd op de meemoo-servers. Goed om weten: RODA ondersteunt native E-ARK. Daarnaast ontwikkelde KEEP enkele functionaliteiten op maat voor ons.

We gingen ook aan het testen. Een eerste workshop voor dataproviders vond plaats op 13 oktober 2021 bij meemoo, de tweede volgde op 21 oktober bij DE SINGEL, Antwerpen. De focus lag op:

• het leren maken van E-ARK SIP’s (Submission Information Package) met behulp van de ingesttool RODA-in;
• de transfer van SIP’s naar het RODA-preservatiesysteem;
• de kennismaking met de basisfunctionaliteit van RODA en de creatie van AIP's;
• testen plug-ins voor extra of aangepaste functionaliteiten;
• ingest van de AIP's in het meemoo-archiefsysteem.

Het testen en ontwikkelen gebeurde parallel, door continue feedback. KEEP en de trekkers van het project stonden in voor de ontwikkeling, het testen gebeurde door de trekkers en de andere projectpartners.

In het voorjaar van 2022 liep de eerste fase van SCALA ten einde. De projectresultaten werden op 26 april van dat jaar voorgesteld tijdens een focusdag bij Letterenhuis in Antwerpen. Het verslag van die dag lees je hier.

Fase 2 (01/09/2022 - 31/08/2023)

Tijdens de tweede fase van het project stonden het maken van een veldtekening, het uitwerken van een organisatiemodel en het schrijven van een financieel plan centraal.

Veldtekening

Wat zijn de noden met betrekking tot de preserving van digitaal geboren privaatrechtelijke archieven in de erfgoedsector? Welke rol spelen bestaande digitale depotinfrastructuren in het vervullen van deze noden? Hoe verhouden deze noden zich tot de preservering van andere soorten digitaal geboren archieven (zoals bijvoorbeeld audiovisuele collecties of webarchivering) en gedigitaliseerde collecties? En welke strategieën zijn er om de bestaande digitale depotinfrastructuren in te zetten in de preservingsworkflow? We zochten het uit en maakten een veldtekening.

Binnen deze veldtekening werkten we de case voor de werking van AIDA uit, met bijzondere aandacht voor het gebruik van E-ARK als standaard archiefcontainer.

Organisatiemodel & financieel plan

Daarnaast namen we in deze fase het kostenplaatje onder de loep, en gingen we na hoe de AIDA-processen duurzaam beheerd kunnen worden door een samenwerkingsverband van verschillende organisaties.

Wist je dat:

SCALA refereert aan het theaterhuis in Milaan waar de opera AIDA in première is gegaan? Heel meta dus! Tegelijk is het kort voor Systeemonafhankelijke Containers o.b.v e-ARK, voor de Langetermijnbewaring van digitale Archieven.

Partners

ADVN, Amsab-ISG, AMVB, Letterenhuis, Vlaams Architectuurinstituut (VAi), CAVA, Archief- en Onderzoekscentrum voor Vrouwengeschiedenis AVG-Carhif), Archiefbank Vlaanderen.