Richtlijn:Catalogus maken

Een bibliotheekcatalogus is een lijst van alle publicaties in een bibliotheekcollectie. Bibliotheekcollecties bestaan doorgaans uit verzamelingen niet-unieke publicaties (boeken, tijdschriften, cd's, dvd's en steeds vaker ook digitale publicaties, zoals digitale documenten of websites). Voor elke publicatie worden de belangrijkste identificatiegegevens opgenomen zoals titel, auteur, uitgever ... Daarnaast bevat een catalogus ook een aantal ordeningen (bijvoorbeeld alfabetisch op auteur of onderwerp) die als hulpmiddel dienen voor het terugvinden van een publicatie in de bibliotheekcollectie.

Het doel van deze richtlijn is om verschillende types bibliotheekcollecties op een gelijkvormige manier te registreren, waardoor ze integraal doorzoekbaar worden. De richtlijn bepaalt de minimum en aanbevolen standaarden voor de registratie van identificatie- en beheersgegevens en trefwoorden om de bibliotheekcollectie doorzoekbaar te maken.

1. Bepaal de datastructuur

Een datastructuur is een set van beschrijvingseenheden (velden) waarmee de kenmerken van een publicatie worden gedocumenteerd. Een ingevulde set beschrijvingselementen vormt een record in een (bibliografische) database.

Minimumrichtlijn

• Kies zo veel mogelijk voor standaarddatastructuren.
• Kies een standaarddatastructuur die minstens de velden van Dublin Core bevat.
• Als je zelf een datastructuur ontwikkelt of een standaarddatastructuur aanpast, zorg er dan voor dat je dit uitvoerig documenteert (welke velden zijn er, wat betekenen ze, hoe worden ze ingevuld ...).
• Bepaal welke velden minimaal ingevuld moeten worden om een publicatie uniek te identificeren. Leg dit vast in regels en communiceer hierover met de betrokken medewerkers.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik een van de volgende standaardatastructuren:
  • het DC Library Application Profile. Dit is een uitbreiding van het Dublin Core element set, specifiek voor publicaties.
  • een uitgebreider datastructuur is MARC21. MARC21 is meer geschikt voor een digitale catalogus.
  • MODS is een beknopter, op MARC21 gebaseerd schema.
  • een alternatief is ONIX, een bibliografisch datastructuur die ontwikkeld werd voor uitgevers en boekhandelaars.
• Vermeld steeds het ISBN of een vergelijkbare unieke identifier om publicaties uniek te identificeren.

2. Gebruik de datastructuur consequent

Het is belangrijk dat alle records eenvormig ingevuld worden. Dit verhoogt de kwaliteit van de zoekresultaten en de doorzoekbaarheid van je collectie. Maak bij voorkeur gebruik van standaardbeschrijvingsregels voor publicaties.

Minimumrichtlijn

• Zorg ervoor dat de beschrijvingsregels schriftelijk gedocumenteerd zijn.
• Zorg ervoor dat de beschrijvingsregels gerespecteerd worden.
• De kans is erg groot dat je publicatie elders al beschreven werd. Neem daarom bij voorkeur een bestaande beschrijving over. Dit bevordert de eenvormigheid van titelbeschrijvingen.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik algemeen aanvaarde standaardbeschrijvingsregels:
  • De ISBD-normen worden door de meeste bibliotheken als richtlijn genomen voor de beschrijving van publicaties.
  • Een alternatief voor ISBD zijn de Nederlandstalige FOBID-regels, die gebaseerd zijn op ISBD.
  • De regels voor de titelbeschrijving moeten bij voorkeur afgestemd zijn op de AACR2 of - beter nog - op de nieuwe standaard RDA.
• Pas in de mate van het mogelijke de FRBR-principes toe: wanneer je onderdelen van je collectie beschrijft (bv. een tijdschriftartikel), verwijs dan naar de koepelbeschrijving (bv. tijdschrift). Door hergebruik van je eigen data wordt je catalogus coherenter en je beschrijvingen consequenter.

3. Gebruik standaardterminologieën

Gebruik bestaande standaardterminologieën om de publicaties inhoudelijk te beschrijven. Standaardtermen verbeteren de eenvormigheid van je beschrijvingen, wat dan weer de vindbaarheid vereenvoudigt voor de gebruiker, wanneer meerdere collecties tegelijkertijd doorzoekbaar worden gemaakt.

Een standaardterminologie kan een eenvoudige termenlijst zijn of een thesaurus, die voor elke term ook spellingsvarianten, synoniemen, algemenere en specifiekere termen bevat. Een standaardterminologie kan ook aanvullende gegevens bevatten over de term, zoals beschrijvingen, data etc.

Een goede standaardterminologie:

• kent aan elk concept een uniek ID toe;
• is gestructureerd volgens een standaard, zoals SKOS of ISO_25964-1:2011.

Minimumrichtlijn

• Gebruik zoveel mogelijk bestaande standaardterminologieën (zie overzicht in het Standaardenregister).
• Gebruik voor erfgoedgerelateerde onderwerpen termen uit de AAT-NED.

Aanbevolen richtlijn

• Geef de taal van de publicatie aan met ISO 639: Names of Languages.
• Andere onderwerpstrefwoorden kunnen geput worden uit de VLACC-catalogus.
• Voor de registratie van namen van kunstenaars wordt gebruik gemaakt van RKDartists of ULAN.
• Auteurs kun je identificeren aan de hand van de VIAF-code.
• Raadpleeg de pagina over geografische beschrijvingen om trefwoorden toe te kennen aan een vindplaats, plaats van herkomst of andere geografische termen (zie de richtlijnen voor het geografisch ontsluiten van je collectie).