Richtlijn:Personen en organisaties

Een lijst met namen van personen en instellingen vormt een essentieel onderdeel van een erfgoeddatabase. Door 'persoonstrefwoorden' te gebruiken, worden objecten, publicaties en/of archieven van of over dezelfde persoon met elkaar verbonden.

Je kunt zelf een lijst samenstellen of je kunt gebruik maken van bestaande databanken. In ieder geval is het belangrijk dat je bestaande richtlijnen overneemt, zodat namen van personen of organisaties op dezelfde manier worden gespeld. Een andere methode is het toekennen van een vooraf afgesproken identificatienummer of -code. Dat is handig en interessant wanneer jouw bestand met andere bestanden wordt geaggregeerd.

Het doel van deze richtlijn is om lijsten met namen van personen en instellingen in verschillende instellingen op een gelijkvormige manier te registreren, waardoor ze integraal doorzoekbaar worden als ze samengebracht worden in een grotere zoekmachine. De richtlijn bepaalt de minimum en aanbevolen standaarden voor de structuur en opbouw van de lijst en hergebruik van identificatienummers en codes uit bestaande databanken.

1. Bepaal de datastructuur

Een datastructuur is een set van beschrijvingseenheden(velden) waarmee de kenmerken van een persoon of organisatie (naam, biografische schets, geboorte- en sterfdatum ...) worden gedocumenteerd. Een ingevulde set beschrijvingselementen vormt een record in een (biografische) database.

Minimumrichtlijn

• Gebruik een datastructuur die compatibel is met een bestaande standaarddatastructuur (bijvoorbeeld GEDCOM, ISAAR(CPF), EAC, ISDIAH, FOAF of vCARD).
• Documenteer de gebruikte datastructuur.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik een standaarddatastructuur. Enkele voorbeelden:
  • Voor de uitwisseling van genealogische data wordt GEDCOM gebruikt.
  • Voor de beschrijving van personen, organisaties of families als toegang in een archiefbeschrijving wordt ISAAR(CPF) of EAC gebruikt.
  • Voor de beschrijving van archiefinstellingen wordt ISDIAH gebruikt.
  • FOAF en vCARD zijn generieke datastructuren.

2. Gebruik bestaande gecontroleerde termenlijsten

Gebruik bestaande standaardterminologieën om de personen en organisaties in je database te identificeren. Door de personen en organisaties in je collectie te koppelen aan personen en organisaties uit bestaande bronnen, kun je je eigen biografische database verrijken met inhoudelijke gegevens.

Een standaardterminologie kan een eenvoudige termenlijst zijn of een thesaurus, die voor elke term ook spellingsvarianten, synoniemen, algemenere en specifiekere termen bevat. Een standaardterminologie kan ook aanvullende gegevens bevatten over de term, zoals beschrijvingen, data etc.
Een goede standaardterminologie:

• kent aan elk concept een uniek ID toe;
• is gestructureerd volgens een standaard, zoals SKOS of ISO_25964-1:2011.

Minimumrichtlijn

• Gebruik bestaande bronnen wanneer die beschikbaar zijn.
• Documenteer welke bronnen worden gebruikt om een persoons- of organisatierecord aan te maken.

Aanbevolen richtlijn

• Geef de taal aan met ISO 639: Names of Languages.
• Gebruik bronnen die op het web beschikbaar zijn.
• Gebruik bronnen die zo veel mogelijk biografische informatie bevatten, zodat de personen achter de namen herkend kunnen worden.
• Neem in je eigen database naast de naam ook een verwijzing op naar de overeenkomstige personen/records in andere bronnen: bv. identificatienummers, URI, URL.
• Enkele voorbeelden van online bronnen zijn:
  • RKDartists met kunstenaars, vormgevers ...
  • ULAN met kunstenaars, vormgevers ...
  • BALAT met voornamelijk Belgische kunstenaars.
  • Componistenindex van de Nederlandse radio-omroep.
  • ODIS: personen en organisaties in Vlaanderen, 19de en 20ste eeuw.
  • LCNAF: de namenlijst van de Library of Congress.
  • VIAF: een gedeelde namenlijst van verschillende grote bibliotheekcollecties.