SODA:Acquisitiebeleid

open

Wat?

Het acquisitiebeleid voor digitaal archief is een onderdeel van de algemene acquisitiepolitiek die de archiefdienst voert. Acquisitie is het geheel van activiteiten van een archiefbeheerder gericht op het overnemen in bruikleen of eigendom van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats. We maken een onderscheid tussen actief en passief acquisitiebeleid.

• Bij actieve acquisitie gaat de archiefdienst zelf op zoek naar te verwerven archieven;
• bij passieve acquisitie wacht de archiefdienst een aanbod af.

Het acquisitiebeleid bestaat uit een inhoudelijk acquisitieprofiel en technische bepalingen. Beiden moeten op beleidsniveau vastgelegd worden.

Waarom?

Een acquisitieprofiel is - indien duidelijk omschreven - een nuttig instrument om te bepalen of een aangeboden archief voor acquisitie in aanmerking komt. Het biedt de archiefdienst de mogelijkheid aan doelgerichte collectievorming te doen. Technische bepalingen helpen het preserveringsbeleid uit te werken en te handhaven.

Wanneer?

Het opstellen van een acquisitiebeleid maakt deel uit van de eerste stap binnen SODA, namelijk 1. Beleid. Het is een voorwaarde voor een succesvolle overdracht en bewaring.

Hoe?

1. Inhoudelijk acquisitieprofiel:
   • Voer een bestandsanalyse uit van het reeds verworven archief.
     • Kwantificeer eerst je collectie: aantal archieven, aantal strekkende meter, aantal gigabytes...
     • Ga vervolgens na hoe volledig je collectie is, over welke periode ze loopt het, wat is het historisch belang ervan is.
   • Onderzoek de historische ontwikkelingen in je eigen werkgebied. Om praktische redenen beperkt dit zich tot een literatuurstudie.
   • Vergelijk ten slotte de resultaten van de bestandsanalyse met die van het historisch onderzoek.
     • Deze vergelijking laat toe de representativiteit te staven van zowel de reeds verworven collectie als van de nog te verwerven bestanden.
     • Bij passieve acquisitie kunnen deze gegevens gebruikt worden ter ondersteuning van de beslissing om het aangeboden archief al dan niet te aanvaarden.
     • Bij actieve acquisitie worden ze gebruikt om doelgericht naar bepaalde archieven op zoek te gaan.
2. Technische bepalingen:
   • Ga na voor welke types van bestandsformaten en gegevensdragers je archiefdienst is uitgerust met het oog op duurzame bewaring.
     • Houd hierbij niet alleen rekening met de technische infrastructuur, maar ook met de aanwezige kennis, expertise en financiële middelen.
     • Maak een zo uitgebreid mogelijke lijst op van bestandsformaten en digitale dragers die geschikt zijn voor acquisitie. Deze bepalingen kunnen ook aan bod komen in het preserveringsbeleid.

Meer lezen?

Archiefwiki, acquisitie
AIMS Work Group. 2012. AIMS Born-Digital Collections: An Inter-Institutional Model for Stewardship, Collection Development, p. 4
DE HART, C., Een kwestie van kiezen. Acquisitieplannen- en profielen in het Nederlandse archiefwezen, onuitgegeven scriptie, Amsterdam, 2012
Oud papierprijs of cultureel erfgoed? Naar een gecontroleerde verwerving en afvloeiing van archieven en documenten. Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis, Heerlen, 2008
HILTON, C., THOMPSON, D., Collecting born-digital archives at the Wellcome Library, Ariadne, Nummer 50, 2007
HILTON, C., THOMPSON, D., Further experiences in collecting born-digital archives at the Wellcome Library, Ariadne, Issue 53, Oktober 2007
LUGER, T., Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, Instituut Collectie Nederland, Amsterdam, 2008