SODA:Preserveringsbeleid

Wat?

Preserveringsbeleid is het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele behoud van digitale informatieobjecten.

Waarom?

Een archiefdienst moet over een uitgeschreven prerserveringsbeleid beschikken om een duurzame bewaring van digitaal archief te kunnen garanderen.

Hierdoor vergroot de kans op aanbod van digitaal archief.
- Enerzijds is het een instrument voor de interne werking.
- Anderzijds werkt dit het vertrouwen van overdragers in de hand.
Bovendien is het een instrument dat willekeur tegengaat.
- Continuïteit van beheer wordt verzekerd.
- Bij wisseling van personeel, blijven de procedures dezelfde.

Wanneer?

Het preserveringsbeleid en de daarbij horende procedures moeten opgesteld zijn vooraleer de archiefdienst digitaal archief kan ontvangen.

Hoe?

In een preserveringsplan moeten ten minste de volgende zaken worden uitgewerkt:

De manier waarop digitaal archief overgedragen wordt (overdracht);
De manier waarop digitaal archief geschoond wordt (schonen);
De manier waarop veiligheidskopieën en back-ups gemaakt en bewaard worden;
Wat er gebeurt met bestandsdragers die mee overgedragen worden (afstoten of bewaren);
Wat er gebeurt met overbodige, geïnfecteerde en corrupte bestanden, dubbels, enzovoort;
Wat er gebeurt met vertrouwelijke en gevoelige informatie;
Hoe bestanden bewaard worden (digitaal depot) en een welke bewaarstrategie daarbij gehanteerd wordt (emulatie, concersie, migratie,...);
Welke bestanden toegankelijk gemaakt worden en de manier waarop;
Bepalingen met betrekking tot intellectuele rechten van zowel het archiefvormer als de archiefdienst (archief vs. de metadata door de archiefdienst aangemaakt);
Een beschrijving van de hardware en software die gebruikt worden.

Een preserveringsbeleid kan opgesteld worden aan de hand van de Preservation Planning Tool PLATO. Deze online toepassing doorloopt vier stappen:

het bepalen van vereisten
het onderzoeken van alternatieven
het analyseren van alternatieven
een preserveringsstrategie

Kijk zeker ook eens naar het sjabloon dat door PACKED werd opgesteld. Hierin staat beschreven welke aspecten er zeker in het preserveringsplan moeten komen.

Opgelet!

In het preserveringsbeleid kunnen ook de technische bepalingen met betrekking tot de infrastructuur, middelen en expertise van de archiefdienst worden opgenomen. Hieruit leidt men af welke categorieën van digitale bestanden de archiefdienst in staat is om te aanvaarden en duurzaam te bewaren: een onderdeel wat ook al aan bod kwam in het technische luik van het acquisitiebeleid.

De meeste van deze bepalingen worden ook opgenomen in de overeenkomst. Zodoende is de overdrager op de hoogte van mogelijke ingrepen die op het digitaal archief kunnen gebeuren.

Meer lezen?

AIMS Work Group. 2012. AIMS Born-Digital Collections: An Inter-Institutional Model for Stewardship, Collection Development
Archiefwiki, ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot)
BOUDREZ, F., Digitaal Archiveren en Digitale Duurzaamheid, Expertisecentrum DAVID vzw, Antwerpen, 2009
BOUDREZ, F., DEKEYSER, H., Handboek: Digitaal archiefbeheer in de praktijk, Bewaarstrategieën, Stadsarchief Antwerpen, 2004
Digital Preservation Policies: Guidance for archives, The National Archives, Surrey, 2011
PLATO, Preservation Planning Tool
PARADIGM, Workbook on Digital Private Papers, Digital Preservation Strategies, Bodleian Library, 2007