SODA:Ordeningsplannen

Wat?

In deze stap probeert men potentiële overdragers aan te moedigen om hun archieven correct te ordenen. Hiertoe voorziet men ordeningsplannen als instrument waarmee toekomstige overdragers structuur kunnen geven aan hun archieven. Een ordeningsplan is een structuur voor de ordening van het archief, gebaseerd op de taken en activiteiten binnen de organisatie.

In het kader van het project dat tot dit stappenplan heeft geleid, werden ordeningsplannen opgesteld voor drie soorten verenigingen: theatergezelschappen, sportverenigingen en belangenverenigingen (zie DigiGIDS@work).

Onder 'theatergezelschap' verstaat men een organisatie die zich toelegt op het creëren, repeteren en spelen van theatervoorstellingen voor een publiek.
Met 'sportvereniging' wordt een organisatie bedoeld, met als primaire doelstelling de beoefening van sport en het ondersteunen van atleten.
'Belangenvereniging' worden gedefinieerd als organisaties die een duidelijk omschreven maatschappelijk idee, doel of belang verdedigen. Dit kan een politieke actiegroep zijn, maar ook een migrantenorganisatie, holebivereniging, automobilistenvereniging, ...

Waarom?

Een goed ordeningsplan is een groot voordeel met het oog op bewaring van de context van alle bestanden. Het ordeningsplan verleent de medewerkers van een organisatie een logische structuur voor de ordening van hun digitale bestanden. Het vereenvoudigt de doorzoekbaarheid en de bewaring van documenten, waardoor alle stappen in het acquisitie- en preserveringsproces vlotter kunnen verlopen.

De documenten zijn op een overzichtelijke manier geordend, waardoor ze sneller teruggevonden worden.
Door documenten over een bepaalde zaak samen te bewaren, ontwikkel je volledige dossiers die je de toegang geven tot alle informatie m.b.t. die zaak. Het bijeenbrengen van alle gerelateerde informatie geeft ieder document een duidelijke context.
Elk document krijgt een duidelijke plaats in de structuur. Bovendien worden dubbels vermeden.
Door het gebruik van hetzelfde ordeningsprincipe weet iedere medewerker waar hij zijn documenten moet bewaren. Bij afwezigheid van een personeelslid wordt het voor andere personeelsleden meteen ook eenvoudiger om zijn werk verder te zetten.
Het vereenvoudigt het opzoekingswerk bij het opmaken van beleidsplannen en subsidiedossiers.

Wanneer?

Het opstellen van een ordeningsplan kan gebeuren binnen een project, waarbij je bijvoorbeeld voor je meest relevante types archiefvormers modellen uitwerkt.
Het opstellen van ordeningsplannen kan ook ad hoc gebeuren, op basis van een vraag van een archiefvormer.

Hoe?

Algemene richtlijnen en uitgangspunten voor dit plan:

Het plan is opgebouwd van algemeen naar bijzonder.
Maak een onderscheid tussen interne werking en externe taken.
Probeer alle documentatie rond specifieke activiteiten en taken samen te houden voor een efficiënte werking.
Plaats documenten maar op één plaats. Verkies een snelkoppeling in plaats van dubbel klasseren als een document op verschillende plaatsen thuishoort.
Het plan hoort een weerspiegeling van de taken en activiteiten van de organisatie te zijn.
Verbind het ordeningsplan met het klassement voor papieren documenten zodat het effectief één bestand vormt. Dit geeft je een beter overzicht en toegang tot het volledige dossier.

De uitgewerkte ordeningsplannen voor theatergezelschappen, sportverenigingen en belangenverenigingen zijn breed opgevat. Onderdelen die niet toepasbaar zijn op de organisatie, kunnen weggelaten worden. Raadpleeg DigiGIDS@work voor meer informatie bij gebruik van het ordeningsplan. Hier vindt men ook suggesties voor bewaartermijnen. Daarnaast wordt aangeduid welke onderdelen gevoelige en persoonlijke informatie kunnen bevatten en op welke onderdelen auteursrechten rusten. Dit heeft gevolgen voor de toegankelijkheid en openbaarheid van de stukken (zie stap 5: Sluit overeenkomst).

Meer lezen?

AMVB: Ordeningsplannen
Ordeningsplan, Archiefwiki
BOUDREZ, F., Digitaal Archiveren: richtlijn & advies nr.3. Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale documenten
SOYEZ, S. en LAYEUX, M., Orde of wanorde? Basisregels en aanbevelingen voor de ordening van documenten bij uw instelling, Rijksarchief, 2011
VANDENBERGHE, A., Richtlijnen mappenstructuur, Zorgbedrijf Antwerpen, 2011
Gemeenschappelijk klassement, Bestuurszaken
JACQUEMIN, M., Archiveren... Wat? Archiveren... Waarom? Archiveren... Hoe?, Rijksarchief, s.d.
Hoe lang moet ik documenten bewaren?, Vlaanderen.be