SODA:Sluit overeenkomst

Benodigdheden

Wat?

Een overdracht is de procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbestanddelen onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder plaatst. In tegenstelling tot overheden, zijn particuliere archiefvormers niet verplicht tot het overdragen van hun archief. Voor de meeste modaliteiten betreffende bewaring en vernietiging van deze bestaat geen wettelijke basis. Veel hangt daarom af van de contractuele bepalingen.

Een overdrachtsovereenkomst is het resultaat van een onderhandeling die wordt voorbereid aan de hand van het SODA invulformulier.

Waarom?

Het is noodzakelijk om de rechten en plichten van zowel de overdrager als de archiefinstelling vast te leggen, voordat wordt overgegaan tot de daadwerkelijke overdracht van de bestanden. Hierdoor zijn beide partijen op de hoogte van elkaars verwachtingen én van de wettelijke bepalingen waaraan voldaan moet worden bij het overdragen, bewaren en ter beschikking stellen van het archief.

Wanneer?

De onderhandelingen gebeuren na de prospectie. Pas na het ondertekenen van de overdrachtsovereenkomst door beide partijen kan tot de eigenlijke overdracht worden overgegaan.

Hoe?

Voorbereiding
- Aan de hand van het SODA invulformulier worden de grote lijnen reeds uitgezet.
- Ga nu met de overdrager aan tafel zitten, bespreek de volgende punten en schrijf alle afspraken neer in de overeenkomst.
- Het onderstaande overzicht is slechts indicatief, het werd niet opgesteld door een jurist.
Leg vast tussen welke actoren de overeenkomst gesloten wordt.
- Noteer daarvoor de naam en contactgegevens van de overdrager, archiefvormer en archiefinstelling.
- Vergewis je ervan dat de overdrager ook effectief de eigenaar van het archief is en alle rechten hierop bezit.
Identificatie van het archief
- Bepaal welke archiefbestanddelen zullen worden overgedragen.
- Noteer de gegevens die nodig zijn om het over te dragen archief te identificeren en te registreren.
  - Dit zijn de gegevens die worden ingevoerd in het eerste onderdeel van de checklist overdracht .
- Ga ook na of er materiaal van andere archiefvormers met het archiefbestand vermengd is.
  - Spreek desgevallend af wat hiermee dient te gebeuren.
Aard van de overdracht
- Bepaal of het gaat om een schenking of een bewaargeving.
  - Een schenking is een overdracht in eigendom;
  - bij een bewaargeving blijft de bewaargever de juridische eigenaar over het archief.
- Stel in het geval van een bewaargeving vast wat de minimumperiode is waarin de archiefdienst over het archief mag beschikken, of leg een vergoeding voor terugname vast. Zo voorkomt men dat de overdrager zijn archief meteen na de ordening of ontsluiting terugvordert.
- Een schenking is voor de archiefdienst over het algemeen interessanter.
- Bepaal eveneens of het gaat om een éénmalige overdracht, of om een structurele(?) periodieke overdracht.
  - Geef in het laatste geval ook aan welke aanvullingen zullen volgen en op welke tijdstippen.
Fysieke overdracht
- Bepaal wanneer de administratieve overdracht en de fysieke overdracht zullen plaatsvinden.
- Geef ook aan via welke weg de fysieke overdracht zal plaatsvinden (zie Stap 6: Overdracht).
  - Via een netwerk of via een draagbaar medium?
  - Door de overdrager of door de archiefdienst?
- Spreek af dat eventuele bestaande archieftoegangen (ordeningsplannen, oude inventarissen, ...) mee worden overgedragen.
- Tracht de overdrager er ook toe te overhalen overtollige hard- en software mee over te dragen, voor zover deze noodzakelijk is voor de verdere bewerking van het archief.
- Geef aan waar het archief en de veiligheidskopieën bewaard zullen worden(zie Stap 10. Opslag).
  - Op een server van de instelling?
  - Op een externe server?
  - Op een virtuele server?
  - Op een NAS?
Engagement
- Geef aan welk engagement de archiefdienst aangaat ten aanzien van het archief, de overdrager en de archiefvormer.
- Men moet zich ten minste engageren voor een duurzame bewaring en het bewaken van de authenticiteit en integriteit van de archiefstukken.
  - Verwijs hierbij ook naar het preserveringsplan van de instelling.
- Men kan de intentie verklaren om het archief binnen een redelijke termijn te ontsluiten, al is een onmiddellijke ontsluiting meestal moeilijk in de praktijk te brengen.
Uitvoeren van bewerkingen op het archief
- Geef aan welke bewerkingen op het archief zullen worden uitgevoerd in de pre-ingest fase.
  - Maak goede afspraken over het al dan niet verwijderen van dubbels, lege mappen, systeembestanden, geïnfecteerde bestanden, oneigenlijk archief, ... (zie Stap 7. Schonen).
  - Bepaal de aansprakelijkheid bij problemen in verband met schadelijke of illegale inhoud.
  - Ga na of er door de archiefvormer al een voorafgaande selectie werd uitgevoerd.
- Bespreek toekomstige bewerkingen op het archief in het kader van selectie, bewaring en ontsluiting.
  - Bepaal welke stukken voor vernietiging in aanmerking komen, en onder welke voorwaarden.
  - Vergeet niet te bepalen wie de verantwoordelijkheid en de kosten zal dragen voor (al dan niet voorziene) bewerkingen in de toekomst.
Openbaarheid, auteursrecht en privacy
- Geef aan dat de archiefinstelling het recht heeft om het overgedragen archief te ontsluiten en om het openbaar en toegankelijk te maken.
  - Aanvaard hierbij geen al te hoge openbaarheidstermijnen.
  - Bepaal indien van toepassing specifiek welke stukken (tijdelijk) niet toegankelijk gemaakt mogen worden.
  - De archiefdienst verklaart de auteursrechten, portretrechten en de privacywetgeving te respecteren en erop toe te zien dat onderzoekers het zelfde doen.
    - Verwijs hiervoor naar de vigerende wetgeving en eventueel naar het leeszaalreglement van je archiefinstelling.
    - Privacywet:Garandeert de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de verwerking van persoonsgegevens. Deze gegevens mogen niet zonder toestemming verwerkt en gedeeld worden. Personeelsdossiers, persoonlijke evaluaties, arbeidscontracten, medische gegevens en alle stukken in verband met gevoelige (o.a. etnische afkomst, politieke opvattingen, levensbeschouwelijke overtuiging), gezondheids- (alle gegevens betreffende fysieke of psychische gezondheidstoestand) en gerechtelijke gegevens mogen niet met iedereen gedeeld worden.
    - Auteursrecht: Beschermt de rechten van de maker van een origineel werk. Enkel hij of degenen aan wie hij de rechten overgedragen heeft, mag beslissen hoe, waar en wanneer zijn werk verveelvoudigd en publiek gemaakt wordt. Auteursrecht blijft gelden tot 70 jaar na de dood van de auteur (of langstlevende auteur in het geval van een samenwerking).
    - Portretrecht: Bepaalt dat iedere geportretteerde het recht heeft te beslissen of zijn afbeelding al dan niet gepubliceerd of verspreid mag worden. Portretrecht blijft gelden tot 20 jaar na het overlijden van de geportretteerde.
- Omdat digitaal archiveren altijd neerkomt op het reproduceren van de stukken, is het nodig dat men zich bewust is van eventuele auteursrechtelijke bescherming van de stukken. Voor auteursrecht kan de archiefdienst zich beroepen op een uitzondering in de wet in het kader van culturele archiefwerking. Een kopie van een auteursrechtelijk beschermd stuk mag worden opgenomen in een digitaal depot wanneer voldaan is aan alle volgende voorwaarden:
  1. Het werk is op een toegelaten manier publiek gemaakt; dit wil in dit geval zeggen dat de auteur zijn werk ooit publiek heeft gemaakt.
  2. De erfgoedinstelling valt onder het begrip publiek toegankelijke musea, bibliotheken, archieven.
  3. De reproductie heeft de bewaring van cultureel en wetenschappelijk erfgoed tot doel.
  4. De erfgoedinstelling heeft geen oogmerk op economisch of commercieel voordeel.
  5. De reproductie betekent geen hinder aan de normale exploitatie van het werk.
  6. De reproductie betekent geen onredelijke schade aan de wettige belangen van de auteur.
- Voor privacy stelt zich het probleem van het principiële verbod op verwerking van persoonsgegevens. Deze verwerking is wel onder voorwaarden toegestaan voor historische en wetenschappelijke doeleinden. In sommige gevallen mogen persoonsgegevens verwerkt worden. Voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens:
  1. De betrokkene heeft schriftelijk ingestemd
  2. Er is toelating van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
  3. De gegevens werden door de betrokkene zelf openbaar gemaakt
  4. De gegevens staan in verband met het publieke karakter van de betrokkene
  5. De betrokkene kan niet gevonden worden
- Deze lijst is vaak echter voor interpretatie vatbaar. Contacteer bij twijfel steeds de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (zie ook de brochures van de Commissie, infra). Maak in de overeenkomst een onderscheid tussen interne verwerking in de archiefdienst, en wat later aan de buitenwereld wordt getoond in het kader van ontsluiting.

Opgelet

Stel de overeenkomst op in twee exemplaren.
Documenteer alle beslissingen en voeg er eventueel voorgaande correspondentie en de checklist onderhandelingen aan toe.
Rechtvaardig de verwerving door deze te kaderen in je acquisitiebeleid.

Meer lezen?

Privacy:

Auteurs- en portretrechten:

Juridische aspecten van digitaal archiveren: