SODA:Veiligheidskopie

open

Veiligheidskopie 1

Veiligheidskopie 2

Wat?

Een veiligheidskopie is een reservekopie waar je naar kan teruggrijpen wanneer data verloren of gewijzigd zijn.

Waarom?

Tijdens het overdragen en bewerken van uw archief kan veel mislopen:

• Fouten kunnen in uw hardware en software opduiken;
• Uw bestanden kunnen met virussen geïnfecteerd zijn;
• Uw bestanden kunnen gehackt worden;
• Bestanden kunnen per ongeluk verwijderd worden;
• Calamiteiten zoals brand, overstroming of een stroompanne kunnen dataverlies veroorzaken!

Wanneer?

Maak een veiligheidskopie telkens wanneer je stopt met het bewerken van het digitale archief. In de praktijk komt dit vaak neer op de volgende cesuren waarbij idealiter een veiligheidskopie genomen wordt:

1. Wanneer het digitale archief op het werkstation ontvangen is;
2. Wanneer het archief geschoond is, maar nog niet in een containerbestand opgenomen. Hou deze kopie bij tot een geslaagde opname in het containerbestand gegarandeerd is;
3. Wanneer het archief volledig en veilig in het containerbestand is opgenomen.

Hoe?

1. Genereer checksums of gebruik de checksums die in een vorige fase gemaakt zijn.
   • Gebruik hiervoor een tool. Mogelijkheden zijn:
     • Jacksum
     • Checksum Checker
     • Fsum Frontend
     • md5sum
     • hashdeep
2. Kopieer data van het werkstation naar een bestandsdrager/server
   • Wanneer je data manueel kopieert, worden niet alle geassocieerde (meta)data mee overgedragen. Het is van belang dat de manier waarop de veiligheidskopie gemaakt is, gedocumenteerd wordt! Gebruik hiervoor het SODA invulformulier.
3. Controleer de veiligheidskopie op haar volledigheid
   • Bereken en vergelijk checksums
   • Identificatie van de bestanden
     • vergelijk bestandsformaten en de datum met die van de originele bestanden, in de mate van het mogelijke.
     • Gebruik hiervoor een tool (bijvoorbeeld DROID of Software:ManifestMaker)
4. Leg vast welke drager gebruikt wordt
   • Houdt hierbij rekening met de omvang van de data en hoe de veiligheidskopieën worden gemaakt;
5. Bewaar veiligheidskopieën los van je organisatienetwerk. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden:
   • Huur een externe, dedicated server bij een provider.
   • Gebruik een netwerkschijf (NAS).
   • Gebruik een extern medium.
6. Leg vast op welke locatie de veiligheidskopieën bewaard worden
   • Bewaar de veiligheidskopieën op externe locaties, zodat deze niet vernietigd worden bij calamiteiten.

Opgelet!

Veiligheidskopieën mogen niet gecomprimeerd worden!

• Veiligheidskopieën hebben immers niet als doel om bestanden te archiveren, maar om op kortere termijn verloren of gewiste digitale bestanden te herstellen.

Overschrijf nooit oude back-ups met nieuwe!

• Overschrijven kan fragmentatie (het niet aaneensluiten van clusters van een bestand op een harde schijf ) en datacorruptie in de hand werken.

Leg op beleidsniveau een procedure vast voor het maken van veiligheidskopieën, hoe en wanneer ze gemaakt worden. Het volgen van zulke procedures zorgt voor een gestandaardiseerde manier van veiligheidskopieën maken.

Meer lezen?

AERTSEN, S., Een Back-up maken, In: DigiGIDS@work, AMVB, Brussel, 2012
ERWAY, R., You've got to walk before you can run: First steps for managing Born-Digital Content received on physiscal media, OCLC Research, Dublin Ohio, augustus 2012
VAN DEN EYNDE, V., CORTI, L., WOOLLARD, M., BISHOP, L., HORTON, L., Managing and Sharing Data: A Best Practice Guide for Researchers, UK Data Archive, Essex, 2011