Richtlijn:Archief inventariseren

Een archief(bestand) is een organisch gegroeid geheel van archiefstukken: alle stukken - ongeacht de vorm - werden door een archiefvormer(een persoon, een groep van personen of een organisatie) ontvangen of opgemaakt in uitvoering van zijn/haar taken. Archiefstukken kunnen verschillende vormen hebben (tekst, beeld, geluid ...) en zich op verschillende dragers bevinden (papier, tape, harde schijf, cd...). De inventarisatie van archieven omvat de systematische beschrijving van de structuur en de verbanden tussen de verschillende bestanddelen van een archief, en de identificatie- en beheersgegevens van elk afzonderlijk bestanddeel.

Het doel van deze richtlijn is om verschillende archieven en types archiefbestanddelen op een gelijkvormige manier te registreren, waardoor ze integraal doorzoekbaar worden. De richtlijn bepaalt de minimum en aanbevolen standaarden voor de registratie van identificatie- en beheersgegevens en de structuur van een archief.

1. Bepaal de datastructuur

Een datastructuur is een set van beschrijvingseenheden (velden) waarmee de kenmerken van een archief worden gedocumenteerd. Een ingevulde set beschrijvingselementen vormt een record in een archiefdatabank.

Minimumrichtlijn

• De ISAD(G) beschrijvingsregels gelden als minimumstandaard voor de beschrijving van archieven. Gebruik een datastructuur die conform is aan de ISAD(G) beschrijvingsregels.
• Als je een standaarddatastructuur aanpast, zorg er dan voor dat je dit uitvoerig documenteert (welke velden zijn er, wat betekenen ze, hoe worden ze ingevuld ...).
• Bepaal welke velden minimaal ingevuld moeten worden om een archiefbestanddeel adequaat te beschrijven. Leg dit vast in regels en communiceer hierover met de betrokken medewerkers.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik voor de beschrijving van de archiefvormers het ISAAR(CPF)-schema.
• Gebruik voor de beschrijving van de archiefinstelling het ISDIAH-schema.
• Gebruik voor de registratie van functies het ISDF-schema.
• Bevorder ontsluiting door de archiefbeschrijving ook beschikbaar te stellen in EAD-formaat.
• Bevorder ontsluiting door de beschrijving van de archiefvormer ook beschikbaar te stellen in EAC-formaat.

2. Gebruik de datastructuur consequent

Het is belangrijk dat alle records eenvormig ingevuld worden. Dit verhoogt de kwaliteit van de zoekresultaten en de doorzoekbaarheid van je archief.

Minimumrichtlijn

• Vermeld steeds de door ISAD(G) als verplicht aangeduide velden: de referentie, de titel, de archiefvormer, de datering, de omvang en het beschrijvingsniveau.
• Respecteer de basisregels van ISAD(G):
  • Ga van algemeen naar bijzonder.
  • Neem enkel op wat relevant is op een bepaald niveau.
  • Verzeker een permanente koppeling aan een beschrijving op een hoger niveau.
  • Herhaal geen informatie die al op een hoger niveau gegeven is.

Aanbevolen richtlijn

(niet van toepassing)

3. Gebruik standaardterminologieën

Gebruik bestaande standaardterminologieën om archieven inhoudelijk te beschrijven. Standaardtermen verbeteren de eenvormigheid van je beschrijvingen, wat dan weer de vindbaarheid vereenvoudigt voor de gebruiker, wanneer meerdere collecties tegelijkertijd doorzoekbaar worden gemaakt.

Een standaardterminologie kan een eenvoudige termenlijst zijn of een thesaurus, die voor elke term ook spellingsvarianten, synoniemen, algemenere en specifiekere termen bevat. Een standaardterminologie kan ook aanvullende gegevens bevatten over de term, zoals beschrijvingen, data etc.
Een goede standaardterminologie:

• kent aan elk concept een uniek ID toe;
• is gestructureerd volgens een standaard, zoals SKOS of ISO_25964-1:2011.

Minimumrichtlijn

• Registreer een ISIL-code om je archiefinstelling uniek te identificeren.
• Gebruik zoveel mogelijk bestaande thesauri, trefwoordenlijsten en andere gecontroleerde termenlijsten (zie type terminologie in het standaardenregister).

Aanbevolen richtlijn

• Geef de taal aan met ISO 639: Names of Languages.
• Raadpleeg de richtlijnen over personen en organisaties voor de registratie van namen van archiefvormers of personen en organisaties die onderwerp zijn van het archiefbestand. Neem wanneer mogelijk verwijzingen of koppelingen op naar records uit de volgende gecontroleerde termenlijsten:
  • Een overzicht van personen en organisaties uit het Vlaamse middenveld van de 19de eeuw tot heden vind je in ODIS.
  • Gebruik voor de registratie van kunstenaars RKDartists of ULAN.
• Om trefwoorden toe te kennen aan een vindplaats, plaats van herkomst of andere geografische termen, raadpleeg de pagina over geografisch ontsluiten.
• Om onderwerpen aan te geven, kun je gebruik maken van de AAT-NED.