Richtlijn:Deelcollectie registreren

Een (deel)collectie is een verzameling objecten die onderling een duidelijk aanwijsbaar verband vertonen, zoals een gemeenschappelijk thema, dezelfde herkomst, eenzelfde objecttype of materiaalsoort, enz... De registratie van een collectie legt het verband tussen objecten - hun gemeenschappelijke kenmerken - en de modaliteiten voor toegang en gebruik formeel vast, waardoor kan je het beheer van verschillende verzamelingen objecten doeltreffend kan organiseren. Registratie van collecties is ook een oplossing voor verzamelingen waar een individuele beschrijving voor elk object niet zinvol of praktisch onhaalbaar is.

Het doel van deze richtlijn is om verschillende types collecties op een gelijkvormige manier te registreren, waardoor ze integraal doorzoekbaar worden. De richtlijn bepaalt de minimum en aanbevolen standaarden voor de registratie van identificatie- en beheersgegevens, de bewaartoestand, rechten en informatie over toegang en gebruik.

1. Bepaal de datastructuur

Een datastructuur is een set van beschrijvingseenheden (velden) waarmee de kenmerken van een collectie worden gedocumenteerd. Een ingevulde set beschrijvingselementen vormt een record in een (collectie)databank.

Minimumrichtlijn

• Gebruik een standaard datastructuur. Vermijd gebruik van beschrijvingseenheden die niet aan een standaard datastructuur ontleend zijn.
• Als je zelf een datastructuur ontwikkelt of een standaard datastructuur aanpast, zorg er dan voor dat je dit uitvoerig documenteert: Welke velden gebruik je? Wat betekenen ze? Hoe worden ze ingevuld?
• Bepaal welke velden minimaal ingevuld moeten worden om een collectie uniek te identificeren. Leg dit vast in regels en communiceer die regels met de betrokken medewerkers.
• Kies een standaard datastructuur die minstens de velden van Dublin Core bevat. Neem de beschrijvingseenheden van het Dublin Core Collection Description Application Profile als vergelijkingspunt.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik bij voorkeur een van volgende standaard datastructuren:
  • Cometa (of RSLP, waarop Cometa gebaseerd is).
  • DC-CDAP
• Gebruik ISAD(G) voor het beschrijven van archieven.

2. Gebruik de datastructuur consequent

Het is belangrijk dat alle records eenvormig ingevuld worden. Dit verhoogt de kwaliteit van de zoekresultaten en de doorzoekbaarheid van je collectie. Maak bij voorkeur gebruik van standaardbeschrijvingsregels voor collecties.

Minimumrichtlijn

• Leg de beschrijvingsregels voor het invullen van je datastructuur schriftelijk vast.
• Documenteer in één veld slechts één specifieke soort informatie. Vermijd bijvoorbeeld dat je een naam en een verantwoording of opmerking in hetzelfde veld noteert: "Jean-Baptiste Van Mons (pomoloog)" of "J.B. Van Mons ?" maken de uitwisseling van gegevens erg moeilijk. Dergelijke informatie hoort thuis in een apart veld, ontleend aan uitgebreidere standaard datastructuren.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik standaard beschrijvingsregels.
• Als je een standaard datastructuur gebruikt, pas dan de bijhorende beschrijvingsregels toe:
  • Hanteer voor COMETA de daarin aanbevolen beschrijvingsregels.
  • Volg voor DC-CDAP de bijhorende syntax encoding schemas

3. Gebruik standaardterminologieën

Standaardterminologieën verbeteren de eenvormigheid van je beschrijvingen, wat dan weer de vindbaarheid verbetert op het web.

Een standaardterminologie kan een eenvoudige termenlijst zijn of een thesaurus, die voor elke term ook spellingsvarianten, synoniemen, algemenere en specifiekere termen bevat. Maar hij kan ook aanvullende gegevens bevatten over de term, zoals beschrijvingen, data, enz... Een goede standaardterminologie kent aan elk concept een uniek ID toe en is opgebouw volgens standaard datastructuur voor concepten, zoals SKOS of ISO_25964-1:2011.

Minimumrichtlijn

• Gebruik zoveel mogelijk bestaande standaard terminologieën.

Aanbevolen richtlijn

• Registreer talen aan met ISO 639: Names of Languages.
• Raadpleeg de richtlijnen over personen en organisaties voor de unieke identificatie van namen van archiefvormers of personen en organisaties die onderwerp zijn van de collectie. Neem wanneer mogelijk verwijzingen of koppelingen op naar records uit de volgende gecontroleerde termenlijsten:
  • Registreer personen en organisaties uit het Vlaamse middenveld van de 19de eeuw tot heden met behulp van ODIS.
  • Registreer kunstenaars met behulp van RKDartists of ULAN.
  • Registreer personen of organisators die ook auteur zijn van publicaties met behulp van VIAF.
  • Registreer andere collectiebeherende organisaties (musea, archieven en bibliotheken) met een ISIL nummer.
• Registreer vindplaats, plaats van herkomst of andere geografische termen met behulp van Geonames en TGN. .
• Registreer onderwerpen met behulp van de AAT-NED.
• Registreer materiaaltypes met Cometa terminologie voor materiaaltypes.