Richtlijn:Objecten registreren

Museumcollecties bestaan doorgaans uit verzamelingen unieke, individuele objecten. De inventarisatie van objecten omvat de systematische beschrijving van de kenmerken waarmee je het object kan identificeren, de historische context van het object, gegevens over de herkomst en verwerving van het object en gegevens over het beheer van het object door het museum.

Het doel van deze richtlijn is om verschillende types objecten op een gelijkvormige manier te registreren, waardoor ze integraal doorzoekbaar worden. De richtlijn bepaalt de minimum en aanbevolen standaarden voor de registratie van identificatie-, contextuele en beheersgegevens, de bewaartoestand, rechten en informatie over toegang en gebruik.

1. Bepaal de datastructuur

Een datastructuur is een set van beschrijvingseenheden (velden) waarmee de kenmerken van een museumobject worden gedocumenteerd. Een ingevulde set beschrijvingselementen vormt een record in een (museum)database.

Minimumrichtlijn

• De CIDOC-richtlijnen gelden als een absoluut minimum voor de beschrijving van objecten in museale collecties.
• Een wat uitgebreidere set is de Basisregistratie. Raadpleeg het Invulboek Objecten voor meer details.
• Als je zelf een datastructuur ontwikkelt of een standaarddatastructuur aanpast, zorg er dan voor dat je dit uitvoerig documenteert (welke velden zijn er, wat betekenen ze, hoe worden ze ingevuld ...).
• Bepaal welke velden minimaal ingevuld moeten worden om een object voldoende te beschrijven en uniek te identificeren. Leg dit vast in regels en communiceer hierover met de betrokken medewerkers.

Aanbevolen richtlijn

• De Units of Information van Spectrum bieden een zeer volledige set van velden voor de beschrijving en het beheer van museumobjecten. De Spectrum-procedures geven daarbij zeer goed aan waarom en hoe de informatie-eenheden worden gebruikt.
• CDWA is een uitgebreide datastructuur, vergelijkbaar met Spectrums Units of Information.
• Voorzie met het oog op uitwisseling van data een mapping van jouw datastructuur naar LIDO. Deze standaard is ontwikkeld door het Europese project ATHENA en bouwt voort op CDWA Lite en CIDOC-CRM. LIDO is echter ontworpen voor gegevensuitwisseling en bevat niet voldoende velden voor objectregistratie voor collectiebeheer.
• Uitgebreidere datastructuren zijn vaak erg groot (350+ velden). Het is niet nodig alles in te vullen. Voor je begint, spreek je het best af welke velden echt gebruikt zullen worden.
• Documenteer beslissingen over afwijkingen van de gekozen standaard en afspraken over hoe specifieke velden ingevuld moeten worden.

2. Gebruik de datastructuur consequent

Het is belangrijk dat alle records eenvormig ingevuld worden. Dit verhoogt de kwaliteit van de zoekresultaten en de doorzoekbaarheid van je collectie. Maak bij voorkeur gebruik van standaardbeschrijvingsregels voor museumobjecten.

Minimumrichtlijn

• Leg de regels vast voor het invullen van je datastructuur.
• In één veld mag je slechts één specifieke soort informatie invullen, bv. vermijd absoluut dat je een naam en een verantwoording of opmerking in hetzelfde veld noteert: "P.P. Rubens (toegeschreven)" of "P.P. Rubens ?" maken de uitwisseling van gegevens erg moeilijk. Dergelijke informatie hoort thuis in een apart notitieveld, dat altijd voorhanden is in de uitgebreidere schema's.

Aanbevolen richtlijn

• Gebruik de beschrijvingsregels van het Invulboek Objecten.
• De Units of Information van Spectrum bevatten omschrijvingen voor alle velden. De Spectrum-procedures geven daarbij zeer goede aanwijzingen waarom en hoe de informatie-eenheden worden gebruikt.

3. Gebruik standaardterminologieën

Gebruik bestaande standaardterminologieën om de objecten te beschrijven. Standaardtermen verbeteren de eenvormigheid van je beschrijvingen, wat dan weer de vindbaarheid vereenvoudigt voor de gebruiker, wanneer meerdere collecties tegelijkertijd doorzoekbaar worden gemaakt.

Een standaardterminologie kan een eenvoudige termenlijst zijn of een thesaurus, die voor elke term ook spellingsvarianten, synoniemen, algemenere en specifiekere termen bevat. Een standaardterminologie kan ook aanvullende gegevens bevatten over de term, zoals beschrijvingen, data etc.
Een goede standaardterminologie:

• kent aan elk concept een uniek ID toe;
• is gestructureerd volgens een standaard, zoals SKOS of ISO_25964-1:2011.

Minimumrichtlijn

• Duid objectnamen aan met een term uit de AAT-NED.
• Duid materialen aan met een term uit de AAT-NED.
• Gebruik zoveel mogelijk bestaande standaardterminologieën (zie overzicht in het Standaardenregister).

Aanbevolen richtlijn

• Geef de taal aan met ISO 639: Names of Languages.
• Gebruik voor de registratie van namen van kunstenaars RKDartists of ULAN.
• Om trefwoorden toe te kennen aan een vindplaats, plaats van herkomst en andere geografische termen, raadpleeg de pagina over geografisch ontsluiten.
• Voor de beschrijving van iconografische thema's is ICONCLASS een aanbevolen standaard.
• Neem in je eigen thesaurus naast de term of de naam ook een verwijzing op naar de overeenkomstige namen in andere thesauri: bv. identificatienummers, URI, URL.
• Als je zelf termen of namen toevoegt, voeg dan een beschrijving toe die toelaat de term of naam te identificeren, ook door iemand van buiten de collectiecontext (bv. 'scope note' of 'biografische notitie') .