SODA:Formalisering

Wat?

Nu het archief geschoond is, worden alle overeenkomsten en documentatie die tijdens de voorgaande stappen verzameld zijn, bij elkaar gebracht en gedocumenteerd.

Waarom?

Het is belangrijk dat niet enkel de digitale archiefbestanden worden bewaard, maar dat ook de context er duurzaam mee verbonden blijft. Het archief moet op het eind van deze procedure immers samen met de context (alle relevante overeenkomsten en metadata) in de container opgeslagen zijn.

Dit resultaat ziet er als volgt uit:

SIP-Container
- Archief + Metadata
- Formulieren, Overeenkomsten, Logs

Wanneer?

De formalisering vormt de laatste stap vóór het aanmaken van een containerbestand.

Hoe?

Verzamel alle overeenkomsten en documentatie zodat ze samen kunnen worden opgeslagen.
- Formulieren
  - Het aanbodformulier en de beslissing tot acquisitie
  - SODA invulformulier
  - Eventuele andere metadataformulieren
- Overeenkomsten
  - Overdrachtsovereenkomst
  - De definitieve overdrachtslijst (al dan niet in de vorm van een directory list)
- Logs
  - Alle logbestanden die door de gebruikte prospectie- en preserveringstools gegenereerd werden.
- Voeg eventueel een integrale versie toe van het interview met de overdrager
- Voeg de nodige documentatie toe over noodzakelijke software, hardware en hulpbestanden.
Vervolledig de metadata
- Ga na of de metadataformulieren volledig en correct zijn ingevuld.
- Vul aan waar de informatie onvolledig is.
- Vraag indien nodig input van de overdrager.

Opgelet!

Zorg ervoor dat naar alle logbestanden correct wordt gerefereerd in het SODA invulformulier.

In principe zijn alle nodige metadata op dit moment reeds gekend en geregistreerd, en is de formalisering een louter samenbrengen ervan. In de praktijk zullen er echter vaak nog hiaten zijn in de metadata. Controleer daarom alle formulieren en overeenkomsten op hun volledigheid.

Wanneer je de archiveringstool Archivematica gebruikt, worden de formulieren, logs en andere metadata toegevoegd na het vormen van de SIP/AIP. Je kan immers geen metadata toevoegen tijdens de analyse en bewerkingen die Archivematica uitvoert. In de case-study wordt in detail toegelicht hoe het toevoegen van metadata en andere formulieren dan wel gebeurt.