SODA:Ontvangst aanbod

Benodigdheden

Wat?

In deze fase wordt een concreet aanbod van digitaal archief geregistreerd. Daarnaast moet uit een analyse van het geregistreerde archief blijken of de overdrager de wettige eigenaar van het archief is, en of het archief past in het acquisitieprofiel van de instelling. Pas wanneer op beide vragen een positief antwoord naar voren komt, kan men de overdracht aanvaarden.

Waarom?

Als archiefdienst is het niet mogelijk om alles te bewaren. Wanneer het aangeboden archief inhoudelijk of technologisch niet voldoet aan je acquisitieprofiel, is het archief niet relevant voor die archiefdienst. In dit geval verwijs je de overdrager beter door naar een andere archiefinstelling.

Ongeacht de uiteindelijke beslissing om een aanbod al dan niet te aanvaarden, is het interessant om de contactgegevens van de overdrager en/of de archiefvormer te registreren. Deze kunnen in de toekomst van pas komen in het kader van actieve acquisitie of wanneer het acquisitieprofiel of de technische mogelijkheden van het archief gewijzigd zijn.

Wanneer?

Deze stap in de procedure hangt logischerwijs samen met het moment waarop de archiefdienst een aanbod krijgt in het kader van passieve acquisitie, of wanneer men archief tracht te verwerven in het kader van actieve acquisitie.

Hoe?

Zie verdere uitwerking in de volgende stappen:

Meer lezen?

THOMAS, S., Faster Access to archival collections in NSLA libraries. Guidelines for providing rapid access to recent receipts, National Library of Australia, Maart 2011
THOMAS, S., Guidelines for library staff assisting donors to prepare their personal digital archives for transfer to NSLA libraries, National Library of Australia, 2011