SODA:Overdracht door de overdrager

Wat?

De overdrager draagt zelf zijn/haar archief over door middel van een draagbaar medium. Dit kan op twee manieren:

De bestanden worden aangeleverd op externe bestandsdragers. In de praktijk komt dit het meest voor.
De volledige computer wordt aan de archiefdienst geschonken, bijvoorbeeld een volledige Windows pc of Apple Mac.

Waarom?

Een overdrager kan zelf archief naar een (nieuwe) externe drager migreren omdat hij/zij op die manier controle wil behouden over de bestanden die overgedragen worden.

Wanneer?

Deze stap maakt deel uit van de fysieke overdracht en gebeurt parallel met de administratieve overdracht.

Hoe?

Communiceer technische eisen
- Bezorg de overdrager richtlijnen met betrekking tot de technische eisen om digitaal archief te kunnen ontvangen.
- Bijvoorbeeld:
  - De externe drager is uitgerust met een kabel die de archiefdienst kan aansluiten.
  - De overdrager stelt (al dan niet tijdelijk) de noodzakelijke leesapparatuur ter beschikking.
  - Vraag de overdrager om een lijst met checksums mee over te dragen, tenzij je deze zelf al genereerde tijdens de prospectie.
Sluit het draagbaar medium aan op de quarantainecomputer.
Maak de checksums, indien dit nog niet gebeurde tijdens de prospectie.
- Gebruik hiervoor een tool uit je toolbox. Mogelijkheden zijn:
  - Jacksum
  - Checksum Checker
  - Fsum Frontend
  - ExactFile
Controleer het medium op virussen en malware op de quarantainecomputer.
Kopieer de bestanden van de externe dragers naar het werkstation.
- Bij volledige computers en originele externe harde schijven is het aangewezen om een disk image te maken van de harde schijf, als hiervoor toestemming verkregen is.
- Registreer in het SODA invulformulier de datum en de manier waarop het archief naar het werkstation is gekopieerd.
Maak hiervan nieuwe checksums en vergelijk ze met de checksums van die voor de overdracht werden gegenereerd.
Afstoten of bewaren fysieke dragers?
- Beslis wat met de originele drager moet gebeuren na de overdracht
  - Teruggave aan de overdrager?
  - Bijhouden?
    - De bestanden en de drager worden als twee aparte entiteiten bewaard.
    - Ken meteen een uniek nummer toe aan de bestandsdrager.
    - Documenteer de relatie tussen de drager en het digitale archief.
  - Vernietigd?
    - Bestanden: d.m.v. tool.
    - De bestandsdragers zelf worden op een gecontroleerde manier vernietigd.
- Beslissingen over dragers die al dan niet als aparte entiteit in de collectie worden beschreven, zijn in het acquisitieprofiel opgenomen. Men kan bijvoorbeeld bepalen dat uitzonderlijke (bijvoorbeeld geannoteerde) dragers bewaard worden.
- Wanneer volledige (verouderde) computers geschonken worden, kan het interessant zijn om deze te bewaren met het oog op een computermuseumstrategie. Deze strategie vereist wel een gedegen ICT-kennis.

Opgelet!

Ongeacht welk lot de dragers te wachten staat (bewaren, vernietigen, terugschenken), elke stap wordt zorgvuldig gedocumenteerd! Gebruik hiervoor het SODA:Invulformulier.

Meer lezen?

AERTSEN, S., Digigids@work, AMVB, 2012
AIMS Work Group. 2012. AIMS Born-Digital Collections: An Inter-Institutional Model for Stewardship
BOUDREZ, F., Magnetische dragers voor het archief, Antwerpen, 2002
BOUDREZ, F., CD's voor het archief, Antwerpen, 2001
ELFORD, e.a., Media Matters: developing processes for preserving digital objects on physical carriers at the National Library of Australia, Québec, 2008
GUERRERO, M., Removable Media and the use of Digital Forensics, Bentley Historical Library, 2012
KIRSCHENBAUM, M., e.a., Digital Materiality: Preserving Access to Computers as Complete Environments, iPRES, San Francisco, 2009