SODA:Prospectie

Benodigdheden?

SODA invulformulier
Draagbaar werkstation
Eventueel digitale camera
Eventueel dictafoon

Wat?

Voer een prospectie uit om de technische staat van het archief te beoordelen. Besluit nadien of je voor de duurzame bewaring van dit archief de nodige middelen en infrastructuur in huis hebt.

Waarom?

Prospectie is nodig om een overwogen en gemotiveerde beslissing inzake acquisitie mogelijk te maken. Bovendien krijg je in deze fase een beeld van de acties die nodig zullen zijn voor de acquisitie en bewaring.

Wanneer?

Het moment waarop de prospectie doorgaat, is afhankelijk van het acquisitiebeleid.

Bij een actieve acquisitie wordt actief geprospecteerd naar interessante archieven en archiefvormers.
Bij een passieve acquisitie start de prospectie pas vanaf het moment dat er een aanbod is.

Deze handleiding gaat uit van een passieve acquisitie.

Hoe?

Aan de prospectie gaat een voorbereiding vooraf. Na deze voorbereiding vindt de eigenlijke prospectie plaats in drie stappen.

Ten eerste is er een interview met de overdrager,
ten tweede vindt een visuele controle plaats,
ten slotte wordt een systeem- en bestandsanalyse uitgevoerd.

Binnen deze drie fasen wordt gepeild naar verschillende factoren, die nodig zijn om het archief in een technische context plaatsen. De factoren waarmee rekening wordt gehouden, zijn:

De inhoud en het bereik: de omvang en vorm van het digitale archief en de relatie tot het analoge archief.
Het ICT-beheer van de archiefvormer
De toestand en de eigenschappen van de noodzakelijke hardware, software en hulpbestanden

Documenteer de resultaten in het SODA invulformulier.

Toets deze gegevens af aan je acquisitieprofiel en bepaal aan de hand hiervan of de overdracht aanvaard kan worden. Wanneer de technische afweging negatief uitdraait, wordt het archief geweigerd. De archiefdienst kan in dit geval geen duurzame bewaring van de digitale archieven garanderen.

Opgelet!

In de praktijk krijgt een archiefdienst mogelijk te maken met een aanbod dat inhoudelijk perfect past binnen het acquisitieprofiel, maar waarvan de bewaring technisch nog niet haalbaar is (bijvoorbeeld omdat het grotendeels uit verouderde bestanden bestaat die niet geopend kunnen worden). Hier kan de inhoudelijke afweging primeren tegenover de technische.

Idealiter is in het acquisitiebeleid vastgelegd in welke mate de archiefdienst technische uitzonderingen op het acquisitieprofiel aanvaard.

Eventueel kan je in dat geval om uitstel van overdracht vragen. Zo heb je de tijd om de overdracht technisch beter voor te bereiden. Dit impliceert echter dat extra afspraken moeten worden gemaakt. Deze worden vastgelegd in de overeenkomst.

Meer lezen?

AIMS Work Group. 2012. AIMS Born-Digital Collections: An Inter-Institutional Model for Stewardship, Collection Development
Digital Lives: Report of Interviews With The Creators of Personal Digital Collections
HILTON, C., e.a. 'Trust me, I'm an archivist : experiences with digital donors', Ariadne, Issue 65, oktober 2010