SODA:Selectie
Wat?
Dit is een optionele tussenstap in de workflow schonen. Hier voer je fysiek een formele selectie uit, waartoe eerder werd beslist op basis van het bestemmingsbeginsel.
Waarom?
Het principe van een eerste ordening op basis van de archiefvormer vindt zijn grondslag in het bestemmingsbeginsel. Dit stipuleert dat ieder archiefstuk deel uitmaakt van het archief waarin het bij ontvangst of opmaken is opgenomen.
Wanneer?
Een inhoudelijke selectie gebeurt eigenlijk nog voor het archief aanvaard wordt: bij het aanbod wordt meteen een inhoudelijke prospectie uitgevoerd waarbij het aangeboden archief wordt getoetst aan het acquisitieprofiel.
Hoe?
Het gaat hier om een vormelijke selectie en niet om een inhoudelijke!
- Wanneer archieven van verschillende archiefvormers door elkaar lopen (bijvoorbeeld een verenigingsarchief en een persoonsarchief op eenzelfde computer), worden deze van elkaar gescheiden.
- Per archiefvormer werd reeds een apart metadataformulier ingevuld. Dit wil zeggen dat wanneer je tijdens de prospectie verschillende archiefvormers identificeert, je meteen ook verschillende metadataformulieren invult.
- Tijdens het schonen kan een dergelijke vormelijke selectie fysiek uitgevoerd worden.
Opgelet!
Inhoudelijke selectie gebeurt pas vanaf het moment dat het archief zich veilig in een containerbestand bevindt. Het is niet de bedoeling om in deze fase elk bestand op stukniveau te waarderen. Wanneer archieven fysiek gescheiden worden, documenteer dit dan per archief in de respectievelijke metadataformulieren (SODA invulformulier).
Meer lezen?
Archiefwiki, Bestemmingsbeginsel
PARADIGM, Workbook on digital private papers, Appraisal and disposal, Bodleian Library, 2007
MAC DONALD, C., 'Selectie sharen!' Digitale archiefselectie als een shared service, verhandeling Universiteit van Amsterdam, 2008
COPPENS, H., 'De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief', Brussel, 1997